Składanie sprawozdań finansowych tylko w formie elektronicznej

Od 1 października 2018 r. zaczną obowiązywać kolejne zmiany dotyczące sprawozdań finansowych. Od tego dnia będą one mogły być składane wyłącznie przez internet oraz podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym profilem ePUAP.

Publikacja: 06.06.2018 06:40

Księgowanie

Księgowanie

Foto: Adobe Stock

Od ponad dwóch miesięcy obowiązują nowe zasady składania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego, wprowadzone ustawą z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw.

Obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego dotyczy podmiotów, które obligatoryjnie prowadzą księgi rachunkowe (np. spółki kapitałowe), jak i tych, które samodzielnie wybrały księgi rachunkowe jako sposób ewidencjonowania działalności gospodarczej (np. osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą).

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (uor) jednostki mają maksymalnie trzy miesiące od zakończenia roku obrotowego na przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego. Jeżeli dla danego podmiotu rokiem obrotowym był rok kalendarzowy, wówczas termin na przygotowanie sprawozdania za 2017 rok upłynął dla niego z końcem marca br. (trzy miesiące od dnia bilansowego – art. 52 ust. 1 uor). Sporządzone sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu (przez organ uprawniony do zatwierdzania) w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 uor).

Zgłoszenie do KRS

Od momentu zatwierdzenia sprawozdania zobligowane do tego jednostki mają 15 dni na jego złożenie – wraz z dodatkowymi dokumentami – w sądzie rejestrowym (art. 69 ust. 1 uor).

Jeżeli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone w ustawowym terminie, wówczas do sądu należy złożyć niezatwierdzone sprawozdanie (w ciągu 15 dni po wymaganym terminie), a następnie złożyć je raz jeszcze, gdy zostanie już zatwierdzone (w ciągu 15 dni od zatwierdzenia – art. 69 ust. 2 uor).

Zmiana przepisów – okres przejściowy

Od 15 marca 2018 r. sprawozdanie finansowe można przesłać do Krajowego Rejestru Sądowego wyłącznie drogą elektroniczną (a nie jak do tej pory w formie papierowej). Co istotne, zasada ta dotyczy zarówno sprawozdań składanych za 2017 rok, jak i „zaległych", składanych za wcześniejsze lata obrotowe.

Do 30 września 2018 r. trwa swego rodzaju okres przejściowy, podczas którego spółki składające sprawozdanie do KRS będą mogły sporządzić je jeszcze w formie papierowej, ale przesłać już tylko elektronicznie.

Pierwszym krokiem po przygotowaniu pisemnego sprawozdania będzie podpisanie dokumentów zgodnie z zasadami reprezentacji podmiotu. Następnie należy je zeskanować, tworząc elektroniczną kopię (skan), którą podpisze podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu. Skan mogą zatem podpisać wyłącznie wspólnicy uprawnieni do reprezentacji (spółki osobowe) lub członkowie zarządu (spółki kapitałowe). Osobą składającą sprawozdanie nie może być więc np. prokurent spółki.

Konieczny PESEL

Co istotne, osoba składająca sprawozdanie w imieniu spółki musi posiadać numer PESEL ujawniony w KRS. W praktyce dla spółek, których członkami zarządu czy wspólnikami są wyłącznie cudzoziemcy nieposiadający takiego numeru, powoduje to obecnie duże problemy. W tego typu sytuacji osoby te muszą najpierw wystąpić z wnioskiem o nadanie numeru PESEL, a po jego uzyskaniu zakupić kwalifikowany podpis elektroniczny lub założyć bezpłatny profil ePUAP. Ponadto, informacja o numerze PESEL powinna zostać zgłoszona na odpowiednim formularzu do sądu rejestrowego. Dopiero po załatwieniu wymienionych formalności będzie można przesłać sprawozdanie do sądu. Innym wyjściem dla spółek, w których osobami je reprezentującymi są wyłącznie cudzoziemcy, może okazać się uzupełnienie składu osobowego zarządu (lub wspólników) o osobę posiadającą już numer PESEL.

Przygotowane i podpisane w prawidłowy sposób dokumenty należy następnie wysłać elektronicznie do KRS za pośrednictwem nowego systemu teleinformatycznego (repozytorium dokumentów finansowych), który udostępniło na swoich stronach Ministerstwo Sprawiedliwości (https://ekrs.ms.gov.pl/).

Należy pamiętać, że skan sprawozdania finansowego powinien być przesłany w podziale na bilans, rachunek wyników, informację dodatkową, zestawienie zmian w ka- pitale własnym oraz rachu- nek przepływów pieniężnych. Każdą z tych części należy dołączyć osobno (jako odrębny skan).

Do urzędu skarbowego

Niezależnie od obowiązku złożenia sprawozdania do KRS, jednostki powinny w terminie 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania złożyć je we właściwym urzędzie skarbowym.

Do końca września sprawozdania finansowe można jeszcze składać do organu podatkowego w formie papierowej.

Nowe zasady jesienią

Od 1 października 2018 r. zaczną obowiązywać kolejne zmiany dotyczące sprawozdań finansowych. Od tego dnia wejdzie w życie obowiązek sporządzania ich wyłącznie w formie elektronicznej oraz podpisywania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym profilem ePUAP.

W związku z tym wszystkie osoby, reprezentujące podmioty sporządzające sprawozdania finansowe, powinny do tego czasu uzyskać podpis elektroniczny lub założyć profil zaufany ePUAP.

Dane ze sprawozdań finansowych trafią z sądowego repozytorium do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Oznacza to, że spółki i inne podmioty wpisane do KRS nie będą już musiały przesyłać raportów do urzędów skarbowych. Wyręczy je w tym sąd.

Z kolei roczne sprawozdania osób i podmiotów, które nie figurują w KRS, będzie należało przesyłać elektronicznie, w formie JPK, do szefa Krajowej Administracji Skarbowej (a nie jak obecnie do urzędów skarbowych).

Kary za niedotrzymanie terminu

Należy pamiętać, że jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostanie złożone w ustawowym terminie, zobowiązana jednostka popełnia wykroczenie skarbowe zagrożone karą grzywny lub ograniczenia wolności (art. 79 pkt 4 uor).

Dla „spóźnialskich" sposobem na uniknięcie kary może być złożenie, wraz ze sprawozdaniem finansowym, tzw. czynnego żalu (oświadczenie o popełnieniu wykroczenia skarbowego, przewidziane w art. 16 kodeksu karnego skarbowego). Skorzystanie z „dobrodziejstwa" tej instytucji będzie możliwe jednak tylko w sytuacji, w której organ nie posiada jeszcze udokumentowanej informacji o popełnieniu wykroczenia. ?

Autorka jest radcą prawnym, doradcą podatkowym w Doradca Sp. z o.o. w Lublinie

9 czerwca Dzień Księgowego

Z okazji zbliżającego się Dnia Księgowego wszystkim osobom związanym zawodowo z rachunkowością życzymy, aby ich praca przynosiła znakomite efekty, zapewniała poczucie bezpieczeństwa zarówno im, jak i pracodawcom oraz dawała osobistą satysfakcję. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce.

Zawód wymaga stałego kształcenia

Stowarzyszenie Księgowych w Polsce od dziesięcioleci kształci księgowych na różnych poziomach – od księgowego do dyplomowanego księgowego. Edukacja to jeden z najważniejszych obszarów działalności Stowarzyszenia – organizacji o dużym dorobku i znaczeniu w środowisku księgowych, cieszącej się również uznaniem wśród przedsiębiorców. W 26 oddziałach okręgowych SKwP na terenie całej Polski jest zrzeszonych ponad 22 tys. członków zwyczajnych i 2,2 tys. członków wspierających. Stowarzyszenie dba o rozwój zawodowy księgowych, dokłada wszelkich starań, by szkolenia były wysokiej jakości i jak najlepiej dopasowane do potrzeb pracodawców. Oferta jest skierowana zarówno do osób należących do organizacji, jak i z nią niezwiązanych, dla których stanowi często pierwszy kontakt ze Stowarzyszeniem. Zapraszamy na www.skwp.pl

Od ponad dwóch miesięcy obowiązują nowe zasady składania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego, wprowadzone ustawą z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw.

Obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego dotyczy podmiotów, które obligatoryjnie prowadzą księgi rachunkowe (np. spółki kapitałowe), jak i tych, które samodzielnie wybrały księgi rachunkowe jako sposób ewidencjonowania działalności gospodarczej (np. osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą).

Pozostało 93% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Konsumenci
Uwaga na truskawki z wirusem i sałatkę z bakterią. Ostrzeżenie GIS
Praca, Emerytury i renty
Wolne w Wielki Piątek - co może, a czego nie może zrobić pracodawca
Sądy i trybunały
Pijana sędzia za kierownicą nie została pouczona. Sąd czeka na odpowiedź SN
Sądy i trybunały
Manowska pozwała Bodnara, Sąd Najwyższy i KSSiP. Żąda dużych pieniędzy
Konsumenci
Bank cofa się w sporze z frankowiczami. Punkt dla Dziubaków