Inwentaryzacja to ogół działań zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych oraz źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Inwentaryzacja rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego (spisu z natury) ich stanu oraz wyjaśnieniu różnic pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z ewidencji księgowej. Można również wyróżnić inwentaryzację za pośrednictwem uzgodnienia sald z kontrahentami (dotyczy stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych, pożyczek i kredytów czy należności) oraz inwentaryzację drogą weryfikacji stanu ewidencyjnego, która obejmuje te aktywa i pasywa, których stanu nie można ustalić za pomocą spisu z natury albo uzgodnienia sald z kontrahentami. Jeśli jednostki gospodarcze posiadają rzeczowe aktywa obrotowe, to na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) powinny przeprowadzić ich inwentaryzację metodą spisu ilości z natury, a następnie wycenić stwierdzone ilości, porównać wartości z danymi zawartymi w księgach rachunkowych oraz wyjaśnić i rozliczyć ewentualne różnice. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 19 uor rzeczowe aktywa obrotowe to materiały nabyte w celu zużycia na własne potrzeby, wytworzone lub przetworzone przez jednostkę produkty gotowe (wyroby i usługi) zdatne do sprzedaży lub w toku produkcji, półprodukty oraz towary nabyte w celu odprzedaży w stanie nieprzetworzonym.
Na ostatni dzień roku
Jednostki gospodarcze są zobowiązane, na podstawie art. 26 ust. 1 uor, do przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Z dyspozycji art. 26 ust. 3 uor wynika, że termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów (z wyłączeniem między innymi aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji) rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, a ustalenie stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda przychodów i rozchodów zwiększeń i zmniejszeń, jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Oznacza to między innymi, że ustalanie stanu rzeczowych aktywów obrotowych mogło rozpocząć się już 1 października 2018 r. w jednostkach, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym.
Trudne, ale nie niemożliwe
Przygotowanie i przeprowadzenie inwentaryzacji to zwykle znaczące wyzwanie organizacyjne, które wymaga zaangażowania zasobów kadrowych firmy albo zlecenia tych czynności jednostkom zewnętrznym. W spółkach produkcyjnych lub handlowych, które posiadają wiele różnego rodzaju aktywów obrotowych, inwentaryzacja może okazać się wyjątkowo czasochłonna i skomplikowana. Warto również przypomnieć, że na rzetelnym przeprowadzeniu inwentaryzacji powinno zależeć – poza osobami zaangażowanymi bezpośrednio w gospodarkę magazynową – kierownikowi jednostki, ponieważ to on odpowiada co do zasady za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, o ile odpowiedzialności (poza odpowiedzialnością za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury) nie powierzy innemu podmiotowi za jego zgodą. Mówi o tym art. 4 ust. 5 uor. Ustawa o rachunkowości nie podaje jednak żadnych specyficznych wytycznych, jak należy zorganizować proces inwentaryzacji zapasów. W art. 66 ust. 5 uor wskazuje jedynie, że spółki podlegające badaniu przez biegłego rewidenta powinny umożliwić audytorom udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych.
Komitet dostrzegł praktyczne problemy
Praktycznych wskazówek oraz szerszego wyjaśnienia problemów merytorycznych związanych z przeprowadzeniem spisu z natury dostarcza stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Warto po nie sięgnąć, aby zapewnić dobrą organizację całego procesu.
Głównym problemem, przed którym stają firmy organizujące spis z natury rzeczowych aktywów obrotowych zgromadzonych w magazynach, sklepach, składowiskach itp. jest zwykle brak możliwości wyłączenia wszystkich tych miejsc z działalności na czas inwentaryzacji, dodatkowo w jednym czasie. Stanowisko KSR rekomenduje takie właśnie podejście – to znaczy wyłączenie pola spisowego z działalności. Zgodnie z treścią stanowiska działanie takie sprzyja uzyskaniu wiarygodnych wyników spisu z natury, ponieważ w trakcie spisu nie następują ani przychody, ani rozchody zapasów składowanych na danym polu.
