fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Można ustalić dogodny termin inwentaryzacji w postaci spisu z natury

www.sxc.hu
Inwentaryzacja ciągła polega na systematycznym, planowym przeprowadzaniu spisu z natury zapasów, na wdowolny dzień w ciągu dwóch lat. To rozwiązanie pozwala ograniczyć spiętrzenie prac związanych z zamknięciem roku.

- Jesteśmy spółką zajmującą się produkcją osprzętu elektronicznego. Dotychczas przeprowadzaliśmy inwentaryzację w postaci spisu z natury materiałów i wyrobów gotowych składowanych na terenie strzeżonym raz na dwa lata. Stosujemy ilościowo-wartościową ewidencję materiałów i  wyrobów gotowych. Zastanawiamy się nad przejściem na system inwentaryzacji ciągłej. Czy jest to możliwe w naszym przypadku? – pyta czytelniczka.

Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) inwentaryzację rzeczowych składników aktywów obrotowych należy przeprowadzić na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Nie narusza tego obowiązku, zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 2 uor, przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, które są objęte bieżącą ewidencją ilościowo-wartościową oraz są przechowywane w strzeżonych składowiskach, w dowolnie wybranym przez jednostkę dniu w ciągu dwóch lat. W związku z tym przepisem spółka, stosując ilościowo-wartościową ewidencję, mogła inwentaryzować materiały i wyroby gotowe przechowywane na strzeżonych składowiskach na dowolne daty, pod warunkiem, że następowało to co najmniej raz w ciągu dwóch lat. Należy zauważyć, że ten sam przepis pozwala spółce na wprowadzenie inwentaryzacji ciągłej.

Dozorowane i zamknięte miejsce

Przepis wymaga, aby materiały i wyroby gotowe inwentaryzowane raz na dwa lata były przechowywane na składowiskach strzeżonych. Pod pojęciem składowiska strzeżonego należy rozumieć miejsce przechowywania (składowania, magazynowania) zapasów, które jest dozorowane w sposób ciągły, zamknięte (zabezpieczone), do którego nie mają dostępu osoby nieuprawnione (postronne).

Bardziej szczegółowe wytyczne odnośnie przeprowadzenia spisu z natury w formie inwentaryzacji ciągłej zostały zawarte w pkt 79–80 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z  natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i  półproduktów.

W dowolnym czasie

Inwentaryzacja ciągła materiałów i wyrobów gotowych w spółce polega na systematycznym wykonywaniu, według planu, czynności spisowych, których przedmiotem będą poszczególne składniki zapasów, co ma zapewnić, że w ciągu dwuletniego okresu wskazanego w uor zostaną ustalone na określone dni rzeczywiste stany wszystkich składników podlegających inwentaryzacji drogą spisu z natury, a stwierdzone różnice inwentaryzacyjne zostaną rozliczone z zachowaniem właściwych zasad i terminów.

Krok po kroku

1. Ustalenie zasad

Spółka powinna opracować regulacje wewnętrzne normujące szczegółowo przebieg inwentaryzacji ciągłej.

2. Wydzielenie pól spisowych

Ważne jest odpowiednie wydzielenie w spółce pól spisowych, na których możliwa jest aktualizacja informacji o składnikach materiałów i wyrobów gotowych składowanych na tych polach, a także takie prowadzenie bieżącej ewidencji, które umożliwi uzyskanie informacji o stanie ilościowym i wartościowym poszczególnych inwentaryzowanych składników w danym polu spisowym na dzień spisu z natury. Dzięki temu będzie możliwe wiarygodne ustalenie ewentualnych różnic inwetaryzacyjnych na każdy dzień spisu. Każde pole spisowe powinno być wyodrębnione, by nie było wątpliwości, do którego pola spisowego należą określone składniki zapasów.

3. Harmonogram

Kolejnym ważnym krokiem jest opracowanie harmonogramu spisu, który ma charakter poufny. Poufność tego dokumentu polega na tym, że przede wszystkim nie powinien być znany osobom odpowiedzialnym za zapasy. Harmonogram może mieć charakter ramowy (np. określa się miesiąc lub kwartał, na który przypada spis z natury danego składnika zapasów), natomiast decyzje o ścisłych terminach spisu poszczególnych składników są podejmowane w zależności od ustalonych wytycznych. Wybranie konkretnego dnia spisu może być uzależnione od:

- sezonowości prowadzonej działalności,

- konieczności ograniczenia do minimum zakłóceń bieżącej działalności,

- długości dnia,

- warunków atmosferycznych (np. temperatura, dostępność zapasów z uwagi na opady).

Dogodnie jest przeprowadzić spis z natury wtedy, gdy zapasy są łatwo dostępne i niewielkie, np. w okresach zmniejszonej produkcji osprzętu.

Harmonogram spisu powinien być na bieżąco aktualizowany i przestrzegany przez zespoły spisowe lub przez wyodrębnioną stałą komórkę inwentaryzacyjną.

Obowiązują ogólne zasady

Przeprowadzanie spisów z natury dla poszczególnych pól spisowych powinno się odbywać według ogólnie przyjętych zasad stosowanych w inwentaryzacjach rocznych, podobnie jak sposób ujmowania różnic inwentaryzacyjnych.

Rozliczenie spisu z natury przeprowadzonego w formie inwentaryzacji ciągłej obejmujące:

- wycenę poszczególnych składników materiałów i wyrobów gotowych objętych spisem z natury,

- porównanie wyników spisu z  danymi bieżącej ewidencji księgowej,

- ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,

- wyjaśnienie przyczyn różnic i  zaproponowanie sposobu ich rozliczenia,

- ujęcie księgowań doprowadzających stany księgowe materiałów i wyrobów gotowych do stanów rzeczywistych, wynikających ze spisu z natury

– może być dokonywane na bieżąco dla każdego pola spisowego lub każdego dnia spisu albo zbiorczo, np. na koniec miesiąca lub kwartału (najlepiej na koniec każdego przyjętego okresu sprawozdawczego), w zależności od ustaleń zawartych w wewnętrznych regulacjach.

Uwaga! Rozliczenie spisu z natury w formie inwentaryzacji ciągłej nie może odbywać się rzadziej niż na koniec każdego roku obrotowego. Wynika to z art. 27 ust. 2 uor, zgodnie z którym ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Przykład

Jeśli spółka przeprowadza inwentaryzację ciągłą przez okres dwóch lat obrotowych: 2016–2017, to wszelkie różnice inwentaryzacyjne, które dotyczą inwentaryzacji wykonanych zgodnie z harmonogramem spisu w 2016 roku powinny być ujęte w księgach rachunkowych roku 2016.

Trzeba przechowywać przez pięć lat

Dokumentację inwentaryzacyjną obejmującą:

- zarządzenie kierownika jednostki o inwentaryzacji,

- zaktualizowany harmonogram spisu,

- arkusze spisowe,

- zestawienia zbiorcze,

- oświadczenia osób odpowiedzialnych,

- protokoły poinwentaryzacyjne i inne dokumenty

– przechowuje się w jednostce lub poza nią, w podmiocie świadczącym usługi przechowywania dokumentów, z zachowaniem zasad określonych w rozdziale 8 uor, przez pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczył spis z natury.

Przykład

Dokumenty inwentaryzacyjne z przebiegu inwentaryzacji ciągłej przeprowadzanej przez okres dwóch lat obrotowych powinny być przechowywane przez pięć lat licząc od początku roku obrotowego następującego po okresie dwuletnim. W spółce, która sporządziła harmonogram spisu na lata obrotowe 2016 i 2017 i przeprowadziła spisy w tych latach, cała dokumentacja inwentaryzacyjna, zarówno dotycząca roku 2016, jak i 2017, powinna być przechowywana do końca roku 2022.

Autorka jest biegłym rewidentem, grupa UHY ECA

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA