Większość firm, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, zakończyła proces zamykania roku oraz sporządzania sprawozdania finansowego. Kompletne sprawozdanie finansowe zostało podpisane przez kierownika jednostki i zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników, akcjonariuszy lub inny organ upoważniony do tego zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zgodnie bowiem z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości (uor) roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega co do zasady zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego. Organ zatwierdzający oraz pełniący funkcję kierownika jednostki zależą od formy prawnej jednostki gospodarczej >> patrz tabele.
Zasady z przepisów bilansowych
Uzupełnione o niezbędne podpisy i zatwierdzone sprawozdanie finansowe jest zwykle przekazywane do archiwum. W tym momencie warto więc przypomnieć, jakie są zasady przechowywania nie tylko sprawozdań finansowych, ale wszystkich danych księgowych. Zgodnie z art. 71 uor politykę rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna uwzględnić również stosowanie odpornych na zagrożenia nośników danych, dobór stosownych środków ochrony zewnętrznej, systematyczne tworzenie rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych oraz zapewnienie ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
W art. 74 uor nakłada na spółki specyficzne wymagania związane z przechowywaniem danych księgowych. W celu ustalenia, przez jaki okres należy przechowywać dany dowód księgowy, spółka musi określić, jakiego rodzaju jest to dokument >>patrz tabela.
Warto zadbać o procedurę
Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z art. 74 ust. 3 uor okres przechowywania podany w tabeli powyżej oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dowody księgowe dotyczą. Uor określa poza tym minimalny czas przechowywania danych księgowych. Oznacza to, że dana jednostka może, ale nie musi, przechowywać dokumenty dłużej – nie powinna natomiast wskazanego w przepisach okresu skracać. Wiele jednostek gospodarczych decyduje się na skorzystanie z usług zewnętrznej firmy, która specjalizuje się w zagadnieniach przechowywania dokumentacji papierowej oraz cyfrowych nośników informacji, a także nadzoruje ich sprawne i bezpieczne niszczenie. W takiej sytuacji służby księgowo-finansowe powinny przemyśleć i określić sposób typowania oraz przekazywania do zewnętrznego archiwum wszystkich danych księgowych. Posiadanie procedury wewnętrznej, która będzie opisywać zasady archiwizacji, jest w takiej sytuacji wskazane. Ważne, aby dana jednostka gospodarcza miała pewność, że dochowane są okresy archiwizacji wymagane postanowieniami uor, a dokumenty niezniszczone będą łatwo osiągalne w przypadku, gdy pojawi się taka konieczność. Podkreślenia wymaga również fakt, że za właściwe przechowywanie danych księgowych odpowiada kierownik jednostki. Mówi o tym art. 4 ust. 5 uor, który wskazuje, że to kierownik jednostki, jeśli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Jeżeli nie zajmuje się danymi zagadnieniami osobiście, to odpowiada za niewypełnienie czynności nadzorczych.
Przykład
W sierpniu 2018 roku spółka przeprowadza się ze swojej obecnej siedziby do nowego biura. Przy tej okazji postanowiono uporządkować archiwum i rozważyć, czy można przekazać następujące dowody księgowe do firmy zewnętrznej wyspecjalizowanej w utylizacji dokumentów.
