fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Różnice ujawnione w rocznej inwentaryzacji trzeba wyjaśnić

123RF
Prawidłowe rozliczenie inwentaryzacji jest kropką nad „i" rzetelnego spisu z natury. Po ustaleniu niezgodności między faktycznym a wynikającym z ewidencji stanem zapasów firma musi bowiem zbadać, co je spowodowało.

Inwentaryzacja jest jednym z podstawowych narzędzi kontroli, które powinno być stosowane w firmach. Jednostki podlegające ustawie o rachunkowości są zobowiązane do przeprowadzania spisu z natury na podstawie rozdziału 3 ustawy o rachunkowości. W związku z tym, że skutki inwentaryzacji mogą mieć znaczący wpływ zarówno na zobowiązania podatkowe, jak i na informacje prezentowane w sprawozdaniu finansowym, należy zwrócić szczególną uwagę na procedury stosowane nie tylko podczas przeprowadzania, ale i rozliczania efektów spisu z natury.

Dobre przygotowanie...

Firmy, które w odpowiednim czasie zadbały o właściwe przygotowanie inwentaryzacji, na pewno ułatwiły sobie pracę związaną z rozliczeniem jej wyników. Chodzi m.in. o powołanie odpowiednich osób na funkcje komisji inwentaryzacyjnej oraz wyznaczenie odpowiedzialnych i niezależnych osób do komisji spisowych, które faktycznie liczą zapasy.

Ważne jest, aby osoby te nie posiadały żadnego interesu w manipulowaniu wynikami spisu , także przez uleganie presji ze strony osób odpowiedzialnych za zapasy. Przy doborze członków zespołów spisowych należy wziąć pod uwagę ryzyko przepisywania danych ewidencji magazynowej zamiast faktycznego przeliczenia zapasów. W celu jego zminimalizowania należy uniemożliwić tym osobom dostęp do danych z ewidencji magazynowej, przy czym trzeba także sprawdzić, czy poszczególne pola spisowe nie zostały wcześniej oznaczone ilościami znajdujących się tam zapasów.

Umieszczenie na arkuszach spisowych danych zgodnych z rzeczywistością jest jednak tylko pierwszym krokiem całej procedury. Kolejny to wyciągnięcie na ich podstawie dobrych wniosków, czyli prawidłowe rozliczenie inwentaryzacji.

Równie ważne jak samo fizyczne przeprowadzenie spisu jest prawidłowe jego rozliczenie.

Jakie są rodzaje niedoborów
Rzeczpospolita

...ułatwi ustalenie wyników

W tym celu do komisji inwentaryzacyjnej, która jest odpowiedzialna m.in. za ten etap, powinny być powoływane osoby dociekliwe, uczciwe i mające dużą wiedzę o funkcjonowaniu jednostki. Dane wynikające z arkuszy spisowych wymagają w pierwszej kolejności odpowiedniego przetworzenia, które polega na porównaniu ich ze stanem magazynowym na moment rozpoczęcia inwentaryzacji. Dzięki temu możliwe jest wychwycenie wszystkich różnic inwentaryzacyjnych, które będą następnie rozliczane według decyzji zarządu, podejmowanej na podstawie propozycji komisji inwentaryzacyjnej.

Zanim jednak do tego dojdzie, komisja powinna sprawdzić, czy wszelkie procedury dotyczące szacunków i innych uproszczeń były prawidłowo stosowane, ponieważ mogą one istotnie wpłynąć na efekt prac. W szczególności komisja powinna sprawdzić, czy zastosowane zostały odpowiednie wzory i współczynniki do przeliczeń z jednostek zmierzonych w trakcie spisu na jednostki stosowane w ewidencji magazynowej (np. gęstość, wzory na objętość brył itp.) oraz czy nie były stosowane metody uproszczone, które nie zostały przyjęte przez spółkę (np. ważenie zamiast przeliczenia). Jeżeli sama metodologia pracy zespołów spisowych jest bez zarzutu, to można przystąpić do analizy różnic inwentaryzacyjnych.

To nie zawsze jest problem

Generalnie można rozróżnić następujące podstawowe kategorie różnic inwentaryzacyjnych:

- nadwyżki inwentaryzacyjne,

- niedobory inwentaryzacyjne, w tym:

– niedobory zawinione;

– niedobory niezawinione;

– niedobory pozorne.

Z nadwyżkami inwentaryzacyjnymi mamy do czynienia, gdy faktyczne przeliczenie wykazało większą ilość zapasu niż ilość ujęta w ewidencji magazynowej. Może to wskazywać na mniejsze zużycie materiału niż przewidziane w normie albo błędne pobranie innego, podobnego zapasu.

Różnice tego typu odnoszone są zazwyczaj w koszty podstawowej działalności (zespołu „4"), powodując ich zmniejszenie.

Z niedoborem inwentaryzacyjnym mamy natomiast do czynienia w sytuacji, gdy stan magazynowy przewyższa faktycznie spisane ilości. Do zadań komisji spisowej należy sprawdzenie i stwierdzenie, czy niedobory te są zawinione, niezawinione czy pozorne >patrz tabela na >H3.

Kompensowanie na szczególnych warunkach

W przypadku niedoborów zawinionych, którymi mają być obciążani pracownicy, może zdarzyć się sytuacja, że niedobór wynika z niedbałości pracownika w zakresie wydawania zapasów, np. z pomylenia dwóch podobnych pozycji. W takiej sytuacji możliwe jest skompensowanie nadwyżek jednej pozycji zapasów niedoborami innej pozycji. Niezbędne jest jednak spełnienie poniższych warunków:

- niedobory i nadwyżki zostały stwierdzone podczas jednego (tego samego) spisu z natury,

- dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej lub osób współodpowiedzialnych za powierzone im mienie,

- zostały stwierdzone w podobnych składnikach majątku (asortymentach) lub dotyczą składników majątku o podobnym wyglądzie lub tej samej nazwie.

Jeżeli te warunki są zachowane, to można uwzględnić kompensatę według zasady: mniejsza ilość i niższa cena. Polega ona na ustaleniu kwoty kompensaty na podstawie przemnożenia ilości tej pozycji różnicy inwentaryzacyjnej, która jest mniej liczna, przez cenę tej pozycji, która jest tańsza (cena/wartość jednostkowa). O tak ustaloną wartość można pomniejszyć zobowiązanie pracownika.

Przykład

Przedsiębiorstwo produkcyjne podczas inwentaryzacji stwierdziło niedobór mąki pakowanej w 10-kg worki i nadwyżkę mąki pakowanej w worki po 25 kg.

Po wyjaśnieniu przyczyn takiego stanu uznano, że niedobór 500 kg mąki pakowanej w worki po 10 kg o cenie jednostkowej 4 zł/kg jest niedoborem zawinionym. Pracownik magazynu stwierdził jednak, że niedobór wynika ze złego wydania zapasów w magazynie – zamiast 20 worków po 25 kg o cenie jednostkowej 3 zł/kg wydał 50 worków po 10 kg. Jednostka uwzględniła to wyjaśnienie i zdecydowała o skompensowaniu niedoborów i nadwyżek mąki. Kompensata przeprowadzona została następująco:

- niedobór: ilość 500 kg x cena 4 zł/kg = 2000 zł

- nadwyżka: ilość 500 kg x cena 3 zł/kg = 1500 zł

- kompensata: mniejsza ilość 500 kg x niższa cena 3 zł/kg = 1500 zł.

Tym samym zobowiązanie pracownika zamiast 2000 zł będzie wynosiło jedynie 500 zł, z uwagi na kompensatę w wysokości 1500 zł. Wartość do zapłaty wynika z tego, że pracownik przez błędne wydanie sprawił, że przedsiębiorstwo zużyło zapas bardziej wartościowy, podczas gdy był dostępny zapas tańszy.

Ewidencja księgowa

1. Obciążenie pracownika materialnie odpowiedzialnego za niedobór w magazynie

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 500 zł

Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek" 500 zł

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA