fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Jak długo archiwizować dokumenty księgowe - zmiany od 2019 roku

Fotorzepa, Jerzy Dudek
Od 1 stycznia 2019 r. nie obowiązuje trwałe przechowywanie bilansów i rachunków wyników. Okres ich archiwizacji skrócono do pięciu lat.

Ustawa o rachunkowości nakłada na podmioty gospodarcze obowiązki w zakresie należytej ochrony danych, archiwizacji oraz przechowywania dokumentów. Od 1 stycznia 2019 r. zlikwidowany został obowiązek trwałego (bezterminowego) przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Nowe przepisy będą wymagać przechowywania ich przez co najmniej pięć lat, licząc od początku roku następującego po zatwierdzeniu sprawozdania. Oznacza to, że wraz z początkiem 2019 roku do likwidacji przeznaczyć można sprawozdania finansowe zatwierdzone w roku 2013 oraz starsze.

Okresy przechowywania

Minimalne okresy przechowywania dokumentacji księgowej uregulowane zostały w art. 74 ustawy o rachunkowości. Obowiązująca od 1 stycznia 2019 roku nowelizacja odnosi się wyłącznie do zatwierdzonych sprawozdań finansowych, które jak dotąd – jako jedyne – poddane były obowiązkowi trwałego (bezterminowego) przechowywania. Nowe przepisy istotnie skracają ten okres, wymagając na przedsiębiorcach przechowywanie sprawozdań finansowych przez okres co najmniej pięciu lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym sprawozdanie zostało zatwierdzone. W praktyce oznacza to, że sprawozdanie finansowe za rok obrotowy 2017, sporządzone i zatwierdzone w roku 2018, będzie można przeznaczyć do likwidacji nie wcześniej niż z początkiem roku 2024.

Pozostałe terminy przechowywania dokumentacji księgowej, wskazane w ustawie o rachunkowości, co do zasady obliczane są od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dana dokumentacja dotyczy.

Oryginał czy skany

Prawo bilansowe dopuszcza przeniesienie treści dowodów księgowych na informatyczne nośniki danych, pozwalające na zachowanie dowodów księgowych w trwałej i niezmienionej postaci. Warunkiem stosowania tego ułatwienia jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku. Bezpośredniemu wyłączeniu z możliwości przechowywania dokumentów w formie skanów podlegają dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczące umowy i inne ważne dokumenty określoneprzez kierownika jednostki. Ułatwieniem nie są również objęte oczywiście sprawozdania finansowe sporządzone za rok obrotowy 2017 i lata wcześniejsze – oryginały dokumentów należy archiwizować w formie fizycznej z zachowaniem minimalnego okresu przechowywania. Przed przystąpieniem do likwidacji sprawozdań finansowych lub innych dokumentów księgowych każdorazowo warto rozważyć zachowanie ich w formie zeskanowanych plików (pomimo braku takiego obowiązku), ponieważ dokumenty te stanowić mogą cenne źródło wiedzy na temat działalności jednostki, zwłaszcza dla potrzeb wewnętrznych.

Udokumentowanie likwidacji dokumentów

Kwestia postępowania z dokumentami po upływie okresu ich przechowywania nie została uregulowana w ustawie o rachunkowości. Jeśli inne przepisy nie stanowią inaczej w odniesieniu do konkretnych dokumentów, kierownik jednostki, jako podmiot odpowiedzialny za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości przedsiębiorstwa (włącznie z czynnościami nadzorczymi), może we własnym zakresie podjąć decyzję o likwidacji niepotrzebnej dokumentacji oraz o sposobie jej zniszczenia. Wskazane (lecz fakultatywne) jest, aby przeprowadzoną likwidację udokumentować stosownym protokołem, zawierającym listę niszczonych dokumentów, wraz z podpisami osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie zniszczenia.

W formie elektronicznej

Funkcjonujący od początku października 2018 roku obowiązek sporządzania i składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej, opatrzonych podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, stanowi faktyczny koniec ery papierowych sprawozdań finansowych. Z punktu widzenia przedsiębiorstw pozwoli to długoterminowo na usprawnienie procesu archiwizacji, jak również ograniczenie kosztów przechowywania dokumentacji. Nowelizacja w zakresie rezygnacji z bezterminowego obowiązku przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych niejako wtóruje tym zmianom, stanowiąc istotne uproszczenie w zakresie wywiązywania się z obowiązków archiwizacyjnych, zwłaszcza dla podmiotów z długoletnią historią.

Biorąc pod uwagę powyższe, 1 stycznia 2025 roku będzie dniem, w którym ostatnie sprawozdania finansowe sporządzone w tradycyjnej, papierowej formie stracą rację bytu. ?

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA