Ustawa o rachunkowości nakłada na podmioty gospodarcze obowiązki w zakresie należytej ochrony danych, archiwizacji oraz przechowywania dokumentów. Od 1 stycznia 2019 r. zlikwidowany został obowiązek trwałego (bezterminowego) przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Nowe przepisy będą wymagać przechowywania ich przez co najmniej pięć lat, licząc od początku roku następującego po zatwierdzeniu sprawozdania. Oznacza to, że wraz z początkiem 2019 roku do likwidacji przeznaczyć można sprawozdania finansowe zatwierdzone w roku 2013 oraz starsze.
Czytaj także: Jak długo przechowywać sprawozdania finansowe i inne dowody księgowe
Okresy przechowywania
Minimalne okresy przechowywania dokumentacji księgowej uregulowane zostały w art. 74 ustawy o rachunkowości. Obowiązująca od 1 stycznia 2019 roku nowelizacja odnosi się wyłącznie do zatwierdzonych sprawozdań finansowych, które jak dotąd – jako jedyne – poddane były obowiązkowi trwałego (bezterminowego) przechowywania. Nowe przepisy istotnie skracają ten okres, wymagając na przedsiębiorcach przechowywanie sprawozdań finansowych przez okres co najmniej pięciu lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym sprawozdanie zostało zatwierdzone. W praktyce oznacza to, że sprawozdanie finansowe za rok obrotowy 2017, sporządzone i zatwierdzone w roku 2018, będzie można przeznaczyć do likwidacji nie wcześniej niż z początkiem roku 2024.
Pozostałe terminy przechowywania dokumentacji księgowej, wskazane w ustawie o rachunkowości, co do zasady obliczane są od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dana dokumentacja dotyczy.
Oryginał czy skany
Prawo bilansowe dopuszcza przeniesienie treści dowodów księgowych na informatyczne nośniki danych, pozwalające na zachowanie dowodów księgowych w trwałej i niezmienionej postaci. Warunkiem stosowania tego ułatwienia jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku. Bezpośredniemu wyłączeniu z możliwości przechowywania dokumentów w formie skanów podlegają dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczące umowy i inne ważne dokumenty określoneprzez kierownika jednostki. Ułatwieniem nie są również objęte oczywiście sprawozdania finansowe sporządzone za rok obrotowy 2017 i lata wcześniejsze – oryginały dokumentów należy archiwizować w formie fizycznej z zachowaniem minimalnego okresu przechowywania. Przed przystąpieniem do likwidacji sprawozdań finansowych lub innych dokumentów księgowych każdorazowo warto rozważyć zachowanie ich w formie zeskanowanych plików (pomimo braku takiego obowiązku), ponieważ dokumenty te stanowić mogą cenne źródło wiedzy na temat działalności jednostki, zwłaszcza dla potrzeb wewnętrznych.
