Firmy dość często przyznają pracownikom różne nieodpłatne świadczenia, które uzupełniają ich pobory. Tak jest z ubezpieczeniem pracowników w zagranicznej podróży służbowej. Wysyłany poza kraj podwładny wykonuje tam zlecone przez pracodawcę czynności i ustawodawca otoczył go pewną ochroną. Z tytułu podróży zagranicznej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują: diety, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Tak stanowi § 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167, dalej: rozporządzenie delegacyjne).
Na wszelki wypadek
W razie choroby, wypadku lub innych nieprzewidzianych zdarzeń w podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia poza krajem. Chcąc ustrzec się późniejszego znacznego finansowania tego leczenia, pracodawcy wykupują polisy i ubezpieczają pracowników w ich zagranicznej delegacji. Ta pozornie błaha czynność prawna na gruncie podatku dochodowego spowodowała w orzecznictwie administracyjnym prawdziwe zamieszanie. Do czasu wydania przez Trybunał Konstytucyjny wyroku z 8 lipca 2014 r. (K 7/13) orzeczenia i interpretacje podatkowe były niejednolite >patrz ramka.
Mimo to nadal przy ustalaniu szczegółów wykupu polis niejasne pozostają niektóre elementy. Dotyczy to zakresu nabywanego ubezpieczenia. Pracodawcy chcą, aby ochrona była najpełniejsza. Wtedy jednak niektóre opłacone ryzyka będą przychodem pracownika i część z nich trzeba opodatkować i ozusować. Tak będzie np. z polisą, która chroni bagaż etatowca. Ten wydatek szefa zostanie uznany za przychód wyjeżdżającego ze stosunku pracy i należy od niego odprowadzić podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS. Wynika to ze ścisłego powiązania definicji przychodu z wydatkami wykazanymi w rozporządzeniu delegacyjnym.
Ponad konieczność
Natomiast wykup polisy chroniącej pracownika w razie choroby powstałej podczas podróży i następstw nieszczęśliwych wypadków nie może być uznany za przychód pracownika, ponieważ do spełnienia tych świadczeń ustawodawca zobligował pracodawcę.
Szef nie odpowiada jednak podczas delegacji służbowej za bagaż pracownika i nie musi go ubezpieczać. Również polisa przekraczająca zakres odpowiedzialności z § 19 rozporządzenia delegacyjnego, np. wykupienie ubezpieczenia assistance, nie jest obowiązkiem przełożonego. Jedynie zakup polisy na sprowadzenie zwłok do kraju będzie uzasadnionym wydatkiem.
