Delegowanie pracowników do Polski pod większym nadzorem

Na pytania odpowiadają Krzysztof Jakubowski, przewodniczący Sekcji Agencji Opieki (SAZ), wiceprezes InterKadra sp. z o.o., Magdalena Chochowska, radca prawny General Counsel Promedica24 i Joanna Torbé, adwokat, Kancelaria Adwokacka Joanna Torbé & Partnerzy

Kto powinien zapoznać się z nowymi przepisami? Kogo dotyczą?

Krzysztof Jakubowski: Ustawa z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług to krajowa implementacja Dyrektywy 2014/67/UE i jako taka dotyczy w największym zakresie pracodawców delegujących swoich pracowników na teren RP, a nie odwrotnie, co bardzo często bywa mylone. Niemniej jednak w pewnym zakresie dotyka ona również rodzimych przedsiębiorców, delegujących pracowników poza granice kraju. Obowiązkiem wynikającym z ustawy jest konieczność udzielenia przez Państwową Inspekcję Pracy odpowiedzi na zapytanie w sprawie wszelkich informacji, które mogą być pomocne kontrolującym polskich przedsiębiorców jednostkom administracji krajów przyjmujących. Ponadto na mocy nowych przepisów PIP uzyskała dodatkowe uprawnienia kontrolne – do występowania do właściwego organu innego państwa członkowskiego z uzasadnionym wnioskiem o przeprowadzenie działań kontrolnych wobec pracodawców delegujących pracowników z Polski do innych państw członkowskich oraz do przeprowadzenia, na wniosek organów zagranicznych, działań kontrolnych wobec pracodawców delegujących pracowników na terytorium Polski.

Joanna Torbé: Nie należy też zapominać, że w zakresie obowiązku informacyjnego ustawa dotyczy nie tylko tych, którzy delegują. Zgodnie z nowymi przepisami PIP może zwrócić się z zapytaniem do każdego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Dlatego w zakresie obowiązku informacyjnego dotyczy wszystkich prowadzących działalność i nie jest wykluczone, że PIP będzie zwracał się do polskich kontrahentów czy klientów firm delegujących.

O co może pytać Inspekcja?

Magdalena Chochowska: PIP, działając na wniosek organów innych państw członkowskich UE, ma prawo występować do pracodawców z żądaniem udzielenia informacji na temat działalności ich przedsiębiorstw, a także dotyczących pracowników delegowanych przez tych pracodawców i warunków ich zatrudnienia. Informuje ona też organy innych państw członkowskich, występujące do niej z zapytaniem o stwierdzonych nieprawidłowościach lub wykroczeniach związanych z delegowaniem pracownika na terytorium Polski albo z terytorium Polski. Sformułowania ustawy dotyczące zakresu informacji, których pracodawcy mają obowiązek udzielać, są wyjątkowo ogólne i nieprecyzyjne, co pozostawia Inspekcji dużą swobodę i uznaniowość w ustalaniu, jakie informacje są rzeczywiście niezbędne. Idąc dalej, w celu uzyskania tych niezbędnych informacji PIP może występować do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, naczelnika urzędu skarbowego lub do innych organów administracji publicznej.

Co się stanie, jeżeli przedsiębiorca nie udzieli informacji? Czy termin można przedłużyć?

Magdalena Chochowska: W ustawie ustalony został termin, w jakim pracodawcy i organy administracji muszą przekazać wnioskowaną informację. Wynosi on 10 dni roboczych od otrzymania wniosku, z tym, że w przypadku organów administracji (w szczególności ZUS i naczelników urzędów skarbowych) termin ten może zostać przedłużony, jeżeli udzielenie informacji wymaga uprzedniego postępowania wyjaśniającego lub przeprowadzenia kontroli. O przyczynach opóźnienia organ informuje niezwłocznie PIP. Przedsiębiorca musi zmieścić się w tym czasie. Na wypadek nieudzielenia informacji na wniosek PIP polski ustawodawca wprowadził w ustawie karę grzywny sięgająca nawet 30 tys. zł.

Czy obowiązek informacyjny oznacza, że PIP może kontrolować polskich przedsiębiorców sprawdzając np. czy zapewnią pracownikom niemiecką płacę minimalną?

Joanna Torbé: Nie, PIP nie ma kompetencji do kontrolowania, czy podmiot delegujący z polski przestrzega przepisów obowiązujących w Państwie, do którego następuje delegowanie. W tym zakresie kontrolę przeprowadzają organy poszczególnych Państw, np. w Niemczech urząd celny, we Francji inspekcja pracy, a we Włoszech narodowy inspektorat pracy.

Krzysztof Jakubowski: To prawda, zgodnie z postanowieniami ustawy PIP jest organem współpracującym z przedstawicielami administracji kontrolującej z państwa przyjmującego, a nie organem stricte kontrolnym. W wielu krajach UE trwa prawie nagonka na polskich przedsiębiorców delegujących pracowników. Organy tych państw doskonale radzą sobie z kontrolami i przeprowadzają je bardzo często.

- Czy poza obowiązkami informacyjnym trzeba zwrócić na coś szczególną uwagę?

Joanna Torbé: Tak, obawę polskich pracodawców budzą nowe regulacje dotyczące egzekucji kar lub grzywien administracyjnych nałożonych na polskie firmy delegujące pracowników za granicę. Ustawa określa tryb postępowania PIP z wnioskami organów wnioskujących o egzekucję tych kar nałożonych na pracodawcę delegującego pracownika z terytorium RP. Dotychczas polskie przepisy nie przewidywały takiej procedury. Polscy przedsiębiorcy powinni poświęcić uwagę szczególnie tej części nowej ustawy, bowiem tryb „ściągania" kar nałożonych za granicą będzie kilkuetapowy i na każdym etapie firma będzie musiała analizować i podejmować decyzje, które zaważą na tym, jaki będzie skutek nałożenia kary.

Jaka dokładnie jest ta procedura? Kto ściąga kary?

Magdalena Chochowska: Ustawa wprowadza podział na dwa etapy. Pierwszy inicjować będzie wniosek organu zagranicznego składany do inspekcji pracy o powiadomienie pracodawcy delegującego pracowników z terytorium RP o decyzji w sprawie nałożenia na niego kary administracyjnej. W przypadku jego pozytywnej weryfikacji inspekcja przekaże decyzję oraz dołączone do niej dokumenty pracodawcy. Jeżeli będzie on zawierał braki, zostanie zwrócony. Również drugi etap inicjować musi instytucja zagraniczna, składając wniosek o egzekucję administracyjnej kary pieniężnej lub grzywny administracyjnej nałożonej na pracodawcę delegującego pracownika z terytorium RP. Po weryfikacji formalnej dokonywanej przez PIP, wniosek trafi do naczelnika urzędu skarbowego, który ściągnie nałożoną karę.

Krzysztof Jakubowski: Rola PIP ogranicza się de facto do sprawdzenia, czy wniosek organu zagranicznego spełnia przesłanki formalne, poinformowania polskiego przedsiębiorcy o nałożonej decyzji czy wniosku o jej egzekucję. Tworzenie z PIP instytucji łącznikowej, ułatwiającej karanie polskich przedsiębiorców w taki mechaniczny sposób wydaje się być za daleko posuniętą inicjatywą. Zwłaszcza, że kary nakładane za granicą są niewspółmiernie wysokie do tych, jakie w stosunku do zagranicznych podmiotów wprowadza polska ustawa (np. w MiLoG to 500 000 euro).

Czy można się jakoś przed tym bronić?

Magdalena Chochowska: Ustawodawca przewidział pewien mechanizm ochronny dla polskich firm. PIP będzie mogła odmówić egzekucji zwracając wniosek instytucji zagranicznej w kilku przypadkach. Po pierwsze wtedy, gdy koszty ściągnięcia długu są nieproporcjonalnie wysokie w stosunku do nałożonej kary. Po drugie, gdy wynosi ona mniej niż 350 euro. Po trzecie, gdy nie przestrzegano zapisanych w Konstytucji podstawowych zasad porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Szczególnie trzecia możliwość stanowi pocieszenie dla przedsiębiorców, gdyż odwołuje się do zasady proporcjonalności zawartej w ustawie zasadniczej. Jeżeli tylko organy egzekucyjne będą chciały z niej skorzystać, daje ona szansę na to, że polscy pracodawcy unikną płacenia wysokich kar, często znacznie odbiegających od polskich realiów. Na drodze stanąć jednak może szeroko rozumiane dobro finansów publicznych, gdyż kwoty z kar egzekwowanych od pracodawców delegujących pracowników z terytorium RP stanowić będą dochód skarbu państwa.

Joanna Torbé: Co ciekawe na nieprzestrzeganie zasad konstytucyjnych można się powołać dopiero na drugim etapie (czyli wniosku o egzekucję kary). Z przepisów wynika, że o tym, czy do takiego naruszenia doszło, decyduje samodzielnie PIP. Nie ma tu drogi odwoławczej. Moim zdaniem nie jest to dobre rozwiązanie. Ocena w tym przypadku może być trudna i niejednoznaczna, dlatego przedsiębiorcy powinni mieć możliwość skorzystania z sądowej kontroli takiego rozstrzygnięcia, zwłaszcza że w skrajnych przypadkach dla małych firm nałożenie kary może się wiązać z koniecznością zakończenia działalności.

Co w takim razie zrobić?

Krzysztof Jakubowski: Z perspektywy przedsiębiorcy na pewno zanim oddelegujemy załogę, należy dobrze zbadać przepisy kraju, do którego chcemy delegować i dostosować się do koniecznych warunków. Zwłaszcza po 18 czerwca br. trzeba bardzo zwracać na to uwagę. Najlepiej skorzystać z pomocy prawników, którzy we współpracy ze sobą opracują nam dokumentację, nie delegować lub mieć wiele szczęścia. Niestety smutna konstatacja jest taka, że przestrzeganie przepisów nie zawsze uchroni nas przed karą. W wielu krajach UE trwa bowiem prawie nagonka na polskich przedsiębiorców delegujących pracowników.

Czy inne kraje też wdrażają dyrektywę?

Magdalena Chochowska: W krajach UE przyjmujących pracowników delegujących przepisy zgodne z duchem Dyrektywy 2014/67/UE wprowadzono nie czekając na upływ dwuletniego okresu implementacji. Przykład stanowią Niemcy, w których już w niespełna dwa miesiące po publikacji dyrektywy, w sierpniu 2014 r. Parlament uchwalił nową ustawę o płacy minimalnej zgodną ze wspomnianą dyrektywą. Ustawa, oprócz wprowadzenia powszechnej stawki płacy minimalnej na poziomie 8,5 euro za godzinę, wprowadziła (w niektórych branżach, np. transportowej i spedycyjnej, budowlanej, wystawienniczej czy mięsnej) m.in. obowiązek:

- rejestracji usługodawcy na terenie Niemiec oraz zgłoszenia pracowników delegowanych,

- udostępniania i przechowywania dokumentacji w czasie świadczenia usług na terenie Niemiec, a także dostarczenia dokumentów, po zakończeniu okresu delegowania oraz wymóg tłumaczenia ich na język niemiecki,

- wskazania osoby do kontaktów z właściwymi organami państwa oraz do przesyłania i otrzymywania dokumentów lub zawiadomień w razie potrzeby.