Nowelizacja Kodeksu cywilnego oraz Kodeksu postępowania cywilnego i niektórych innych ustaw, która weszła w życie 8 września 2016 r. przyniosła przełomowe zmiany dla obrotu gospodarczego oraz przedsiębiorców. Ustawodawca wreszcie zdecydował się na dostosowanie przepisów do cyfrowej rzeczywistości i uregulowanie czynności prawnych zawartych w mniej sformalizowany sposób, jak chociażby w formie wiadomości sms czy korespondencji e-mail. Unowocześnienie i cyfryzacja postępowania cywilnego to równie istotna odsłona tej nowelizacji.
Od kilkunastu lat zmiany wprowadzane w kodeksie cywilnym zmierzają do odformalizowania obrotu gospodarczego. Ostatnia nowelizacja jest jednak prawdziwym krokiem milowym.
Zapisać i odtworzyć
Do tej pory, aby zachować należytą staranność przy zawieraniu umowy strony musiały dopilnować, aby dokument umowy w formie papierowej został własnoręcznie podpisany przez drugą stronę, nawet jeśli wszystkie istotne postanowienia strony ustaliły wcześniej w korespondencji e-mail albo w wiadomościach sms. Tylko pismo z własnoręcznym podpisem stanowiło „dokument umowy" i dowód zawarcia umowy o określonej treści. Dokumentem umowy nie była niepodpisana umowa załączona do korespondencji e-mail, nawet jeśli jej treść została uzgodniona i zaakceptowana przez obie strony. Co oczywiste, rodziło problemy, kiedy umowa była negocjowana „na odległość" a zachodziła konieczność niezwłocznego jej zawarcia. W praktyce strony biznesowe polegały na wiadomościach e-mail albo sms-ach, ale w momencie sporu ich sytuacja była niepewna. Przykładowo, wydruki z poczty elektronicznej były traktowane jako środki uprawdopodobniające, że doszło do zawarcia określonej umowy, ale nie zawsze można z nich było jednoznacznie wywieść sporną treść czynności prawnej.
Obecnie ustawodawca jasno określił, że dokumentem nie jest tylko pismo, ale „każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią". Dokumentem może być zatem wiadomość e-mail, sms, mms, a także nagranie audio czy wideo, pod warunkiem, że można je zapisać i odtworzyć. Ustawodawca zmienił również przepisy dotyczące przeprowadzania dowodów z dokumentu, co stanowi niebagatelne ułatwienie w sporze sądowym. Wydruki z poczty elektronicznej w konkretnej sytuacji będą mogły być traktowane jako dokumenty stanowiące dowód złożenia oświadczenia o określonej treści. Taki sam walor dokumentu uzyskały nagrania audio i wideo, a przepisy proceduralne jasno rozróżniają sposób przeprowadzenia dowodu z dokumentów zawierających tekst oraz z pozostałych dokumentów.
Nowoczesna forma czynności prawnych
Jako konsekwencję uregulowania tak szerokiego pojęcia dokumentu wprowadzono nową formę czynności prawnych - formę dokumentową, która w skutkach prawnych została zrównana ze zwykłą formą pisemną. Od 8 września 2016 r., jeżeli ustawa albo umowa pod rygorem nieważności nie przewidują bardziej rygorystycznej formy, oświadczenie złożone w formie jakiegokolwiek dokumentu (przykładowo wiadomości sms, mms, e-mail czy nagrania audio lub wideo) w taki sposób, że możliwe jest ustalenie jego nadawcy, ma co do zasady taki sam walor prawny jak oświadczenie złożone i podpisane na piśmie. Jest to szczególnie ważne dla przedsiębiorców