Czego firma może się spodziewać podczas kontroli

Z dniem 30 kwietnia 2018 roku weszła w życie ustawa – Prawo przedsiębiorców. Jest ona częścią Konstytucji biznesu, pakietu ustaw upraszczających i reformujących przepisy dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej.

Czytaj także: Konstytucja biznesu: 10 ważnych zmian dla przedsiębiorców

Zakres zastosowania

Zasadniczo kontrola działalności gospodarczej jest przeprowadzana na zasadach określonych w ustawie a w zakresie w niej nieuregulowanym zastosowanie znajdują odrębne przepisy.

Jeżeli odmienne od ustawowych zasady i tryb kontroli wynikają z ratyfikowanych umów międzynarodowych albo bezpośrednio stosowanych przepisów prawa Unii Europejskiej, ustawa w tym zakresie nie znajdzie zastosowania.

Pamiętać należy także, że ustawowe zasady przeprowadzania kontroli nie znajdą zastosowania w niektórych przypadkach, np. do kontroli celno-skarbowej.

Najpierw analiza...

Przeprowadzenie kontroli, co do zasady, poprzedzone jest analizą prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej. Organ przeprowadzający kontrolę nie zawsze jednak jest zobowiązany do przeprowadzenia takiej analizy. Nie ma takiego obowiązku, m.in. gdy poweźmie uzasadnione podejrzenie zagrożenia życia lub zdrowia, popełnienia przestępstwa lub wykroczenia (w tym przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego) czy innego naruszenia prawnego zakazu lub niedopełnienia prawnego obowiązku wynikających z wykonywania działalności gospodarczej objętej kontrolą.

... potem zawiadomienie

Następnym krokiem jest zawiadomienie przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli. Samą kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Możliwe jest wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, jednak wyłącznie na wniosek przedsiębiorcy. Ponadto, przed upływem terminu 7 dni można wykonywać czynności kontrolne związane z pobieraniem próbek i dokonywaniem oględzin, w tym pojazdów, lub dokonywaniem pomiarów. Nie jest natomiast możliwe, nawet na wniosek przedsiębiorcy, wszczęcie kontroli po upływie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Upływ tego terminu powoduje, że chcąc wszcząć kontrolę, organ musi o tym zamiarze ponownie powiadomić przedsiębiorcę. Nie zawsze jednak dla wszczęcia kontroli podatkowej konieczne będzie zawiadomienie przedsiębiorcy. Wszczęcie kontroli bez uprzedniego zawiadomienia jest możliwe przykładowo, gdy:

? przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,

? przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska,

? przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Właściwą kontrolę wszczyna pracownik organu kontroli, po okazaniu przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej legitymacji służbowej upoważniającej do wykonywania czynności kontrolnych oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Może być jednak tak, że wszczęcie kontroli możliwe będzie także po okazaniu samej legitymacji służbowej. Będzie tak w sytuacji, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia, a także gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska. W takim przypadku upoważnienie doręcza się nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli. W przypadku nieobecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej, kontrola może być wszczęta i prowadzona po okazaniu legitymacji służbowej pracownikowi przedsiębiorcy lub osobie zatrudnionej u przedsiębiorcy w ramach innego stosunku prawnego, którzy mogą być uznani za osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa, lub w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.

Czynności kontrolne wykonuje się w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej, w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania przedsiębiorcy.

Przy wszczęciu kontroli przedsiębiorca niezwłocznie okazuje kontrolującemu książkę kontroli, chyba, że jej okazanie jest niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli. W takim przypadku przedsiębiorca okazuje książkę kontroli w siedzibie organu kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez inny organ kontroli.

Kontrola kończy się sporządzeniem przez kontrolujących protokołu kontroli, zawierającego ustalenia przeprowadzonej kontroli.

Zasadniczo nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Poza pewnymi wyjątkami nie przeprowadza się także kontroli, w przypadku gdy ma ona dotyczyć przedmiotu kontroli objętego uprzednio zakończoną kontrolą przeprowadzoną przez ten sam organ.

W jakim miejscu

Zasadniczo kontrolę przeprowadza się w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej, w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę. Za zgodą lub na wniosek przedsiębiorcy kontrolę przeprowadzać można jednak:

? w miejscu przechowywania dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli,

? w siedzibie organu kontroli, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.

Jak długo można

Czas trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:

? mikroprzedsiębiorców - 12 dni roboczych;

? małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych;

? średnich przedsiębiorców - 24 dni roboczych;

? pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.

Od tej reguły istnieją jednak wyjątki. Ograniczeń dotyczących czasu trwania kontroli nie stosuje się chociażby gdy:

? przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;

? przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska;

? kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu.

Wskazane terminy mogą być także przedłużane, chociażby w sytuacji, gdy w toku kontroli zostanie ujawnione zaniżenie zobowiązania podatkowego w wysokości przekraczającej równowartość 10 proc. kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego, jednak nie niższej niż 500 złotych, lub zawyżenie straty w wysokości przekraczającej równowartość 50 proc. kwoty zadeklarowanej straty, jednak nie niższej niż 2500 złotych, albo w przypadku ujawnienia faktu niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku. W takiej sytuacji czas trwania kontroli nie może spowodować przekroczenia dwukrotności standardowego czasu kontroli. Do omawianego czasu kontroli zasadniczo nie wlicza się czasu przerwy w kontroli a także czasu nieobecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej w toku czynności kontrolnych, jeżeli stanowi to przeszkodę w wykonaniu czynności kontrolnych.

Co ze szkodą

Jeżeli przedsiębiorca na skutek wykonania czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów prawa poniósł szkodę, przysługuje mu odszkodowanie. Ponadto, dowody przeprowadzone w toku kontroli przez organ kontroli z naruszeniem przepisów ustawy lub z naruszeniem innych przepisów prawa w zakresie kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy, jeżeli miały istotny wpływ na wyniki kontroli, nie mogą stanowić dowodu w postępowaniu administracyjnym, podatkowym, karnym lub karnym skarbowym dotyczącym przedsiębiorcy.

Sprzeciw kontrolowanego

Przedsiębiorca może wnieść sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez organ kontroli czynności z naruszeniem niektórych przepisów. Sprzeciw wnosi się w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli przez organ kontroli lub wystąpienia przesłanki do wniesienia sprzeciwu, na piśmie do organu kontroli, którego czynności sprzeciw dotyczy. O wniesieniu sprzeciwu przedsiębiorca zawiadamia na piśmie kontrolującego. Organ kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprzeciwu rozpatruje sprzeciw i odstępuje od czynności kontrolnych lub postanawia je kontynuować. Samo wniesienie sprzeciwu powoduje już jednak wstrzymanie:

- czynności kontrolnych przez organ kontroli, którego czynności sprzeciw dotyczy – z chwilą doręczenia kontrolującemu zawiadomienia o wniesieniu sprzeciwu;