Odesłanie do odrębnych przepisów
Artykuł 9 ust. 1 ustawy o CIT nakłada jedynie obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w taki sposób, aby umożliwić określenie wysokości dochodu lub straty, podstawy opodatkowania i wysokości należnego za dany rok obrotowy podatku. Przepis ten nie definiuje zatem pojęcia ewidencji rachunkowej, a tylko odsyła użytkownika do ustaw z zakresu prawa bilansowego. Ustawa o CIT podkreśla jedynie, że z tego rodzaju ewidencji powinno wynikać, że dany podmiot rzeczywiście uzyskał przychody oraz poniósł koszty, które należy uwzględnić przy ustalaniu podstawy opodatkowania. Pomijanie pewnych zdarzeń gospodarczych w rachunku podatkowym wymaga od systemu ewidencji rachunkowej odpowiedniej elastyczności, która umożliwi odpowiednią selekcję danych na potrzeby sprawozdawczości podatkowej.
Dopasowana analityka
Często spotykaną metodą tworzenia systemu ewidencji operacji gospodarczych jest taka konstrukcja planu kont, w której w zależności od potrzeb informacyjnych użytkowników można uzyskać wymagane dane. Dzieje się tak, ponieważ – jak wspomniano wcześniej – inne informacje niezbędne są do ustalenia wyniku finansowego, kalkulacji dochodu do opodatkowania czy sporządzenia raportu generowanego wyłącznie na wewnętrzne potrzeby firmy. Każda jednostka tworzy więc - na podstawie planu wzorcowego - taki układ kont, który będzie odpowiadał prowadzonej przez nią działalności gospodarczej, a równocześnie umożliwi sporządzenie sprawozdania finansowego, jasno i rzetelnie odzwierciedlającego sytuację majątkową i finansową, oraz deklaracji podatkowej za dany rok. Odpowiednia konstrukcja planu kont umożliwia uzyskanie informacji z poszczególnych kont, które możemy określić mianem zasobów informacyjnych. W zależności od potrzeb jednostki i generowanego przez nią sprawozdania finansowego bądź kalkulacji dochodu do opodatkowania, można wykorzystywać zapisy znajdujące się na wszystkich kontach lub tylko wyselekcjonowanych. Każde konto jest odrębnym i niepowtarzalnym zbiorem danych księgowych, które decydują o poprawności informacji na każdym etapie gromadzenia, przetwarzania i przechowywania danych rachunkowych.
Problem zgodności systemu ewidencji księgowej z potrzebami sprawozdawczości bilansowej oraz podatkowej jest wówczas rozwiązywany poprzez utworzenie odpowiedniej liczby kont szczegółowych. Księgowość syntetyczna jest niewystarczająca w zakresie potrzeb informacyjnych jednostek zarządzających oraz sprawujących kontrolę na danym podmiotem, ponieważ daje ona zbyt ogólny pogląd na sytuację majątkowo-finansową. W każdej jednostce – niezależnie od kont księgi głównej – niezbędne jest zatem stworzenie odpowiedniej liczby kont pomocniczych, które dostarczą szczegółowych i aktualnych danych, przydatnych również praktycznie. Większość jednostek, po odpowiednim podziale syntetycznych kont kosztowych i przychodowych na różne zbiory analityczne, dokonuje też podziału tych kategorii na uznawane i nieuznawane za wpływające na wysokość wyniku podatkowego. Sytuację taką ilustruje schemat, z którego wynika, że ostatnim, najniższym szczeblem analityki jest określenie, czy i w jakiej części dana kategoria wydatku lub przychodu jednostki wpływa na dochód do opodatkowania.
