- Na początku bieżącego roku zamówiliśmy prenumeratę czasopisma branżowego. Jak powinniśmy ująć w księgach jej koszty? – pyta czytelniczka.
Prenumeraty czasopism charakteryzują się okresowością (tygodniki, miesięczniki, kwartalniki itd.) i najczęściej są opłacane z góry. Te cechy sprawiają, że koszty związane z ich zakupem zgodnie z art. 39 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) zalicza się do czynnych rozliczeń międzyokresowych, gdyż niewątpliwie dotyczą one przyszłych okresów. Odpisów czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów powinno się dokonywać proporcjonalnie do okresu, jakiego dotyczy prenumerata. I tak np. dla prenumeraty rocznej miesięczne odpisy będą stanowiły 1/12 kosztu jej zakupu.
Zasada memoriału
Stosowanie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów znajduje swoje uzasadnienie również w zasadzie memoriału, zgodnie z którą w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (art. 6 ust. 1 uor). Takie rozwiązanie ma szczególne znaczenie w sytuacji, gdy zakupiona prenumerata dotyczy kilku okresów sprawozdawczych, gdy pozwala aktywować koszty w odpowiednim momencie, dzięki czemu uzyskujemy rzeczywisty obraz wyniku finansowego.
Przykład
Załóżmy, że spółka zakupiła roczną prenumeratę czasopisma od kwietnia 2015 r. Otrzymała fakturę pro-forma, po czym zrealizowała przelew na kwotę 738 zł. Następnie otrzymała fakturę VAT o wartości brutto zgodnej z przelaną kwotą. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.
