Praca zdalna: ucieczka od biurka, ale nie od ZUS i fiskusa

W efekcie uchylone zostały te o telepracy. Zamiast nich w kodeksie pojawiła się praca zdalna. Jest nią całkowite lub częściowe wykonywanie obowiązków w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, m.in. z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Nowe przepisy miały być odpowiedzią na rosnące zainteresowanie wykonywaniem zadań służbowych na odległość wśród pracowników oraz na większą otwartość pracodawców na tę formę obowiązków. Wiele osób, korzystając z tych rozwiązań, pracuje, podróżując po świecie.

– Firmy, które zezwolą swoim pracownikom na pracę zdalną za granicą, powinny taki ruch dokładnie przemyśleć, by uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek i trudnych do przewidzenia skutków. Taki sposób wykonywania obowiązków może bowiem nie tylko rodzić konsekwencje na gruncie ubezpieczeń społecznych, ale też wpływać na rozliczenia podatkowe tych osób – zaznacza Joanna Stolarek, doradca podatkowy w kancelarii Raczkowski.

Podobnie twierdzi Katarzyna Rzeżnicka, doradca podatkowy, starszy menedżer w Vialto Partners.

– Pracownik, który pracuje spoza terytorium Polski na rzecz krajowego pracodawcy, może powodować dodatkowe obowiązki dla polskiej firmy. Zatrudniający powinni mieć zatem świadomość takiego ryzyka – podkreśla ekspertka.

Gdzie płacić składki

Joanna Stolarek tłumaczy, że miejsce podlegania ubezpieczeniom społecznym będzie uzależnione od kraju, w którym wykonuje się obowiązki na odległość.

– Inne zasady mają zastosowanie do świadczących pracę w UE/EOG lub Szwajcarii (grupa 1), odmienne do tych, którzy zdecydują się pracować w Wielkiej Brytanii (grupa 2), oraz różne do osób wykonujących obowiązki służbowe w państwach, z którymi Polska zawarła umowy bilateralne o ubezpieczeniach społecznych, np. USA, Australia, Izrael, Czarnogóra (grupa 3). Jest wreszcie ostatnia grupa krajów, która obejmuje państwa spoza UE, z którymi takich umów nie zawarto, jak np. Tajlandia, Chiny czy Meksyk (grupa 4) – wyjaśnia ekspertka.

Mówiąc w dużym uproszczeniu, zasadą jest, że osoby pracujące zdalnie z terytoriów państw z grupy 1–3 będą podlegały składkom ubezpieczeniowym tylko w nich. Natomiast w krajach z grupy 4 mogą podlegać oskładkowaniu w dwóch państwach (tj. w Polsce i miejscu wykonywania pracy).

– Należy przy tym pamiętać, że o ile regulacje podatkowe przewidują tzw. bezpieczne okresy (jest to zasadniczo limit 183 dni – przyp. red.), w trakcie których, po spełnieniu określonych warunków, dana osoba może nie podlegać opodatkowaniu na terytorium kraju wykonywania pracy, o tyle regulacje ubezpieczeniowe takiego czasu nie przewidują. Oznacza to, że o ile osoba nie pozostanie w polskim systemie ubezpieczeniowym, o tyle w okresie wykonywania pracy zdalnej za granicą będzie oskładkowana w kraju, w którym ją wykonuje, już od pierwszego dnia – twierdzi ekspertka.

Doprecyzowuje, że w niektórych przypadkach i po spełnieniu określonych warunków jest jednak możliwe pozostanie w polskim systemie ubezpieczeń społecznych (dotyczy to krajów z grupy 1 i 3).

– Będą miały wówczas zastosowanie procedury właściwe dla oddelegowania związane z uzyskaniem zaświadczenia A1 – dodaje Joanna Stolarek.

Taki dokument potwierdza, że pracownik wykonujący pracę podlega ustawodawstwu z zakresu zabezpieczenia społecznego (tj. ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu) na terenie Polski.

Katarzyna Rzeżnicka wyjaśnia jednocześnie sytuację tzw. pracowników multiregionalnych, którzy regularnie wykonują pracę w dwóch lub kilku państwach UE, tj. np. w każdym miesiącu naprzemiennie pracują w Polsce i w innym kraju UE.

– Rozporządzenia unijne określają szczegółowo zasady ustalania, w którym państwie dana osoba będzie oskładkowana. Duże znaczenie może mieć w takiej sytuacji miejsce jej zamieszkania. Jeśli pracownik, który jest zatrudniony tylko przez polskiego pracodawcę, ma miejsce zamieszkania w naszym kraju i tu pracuje średnio tylko 20 proc. czasu pracy, a pozostały spędza w innym państwie UE, to nadal będzie on podlegał ubezpieczeniom społecznym wyłącznie w Polsce. Jego pracodawca powinien jednak posiadać zaświadczenie A1, które będzie potwierdzało, że składki są należne wyłącznie tam, a tym samym nie ma obowiązku ich rozliczania w innych państwach – wyjaśnia Katarzyna Rzeżnicka.

Joanna Stolarek zwraca zarazem uwagę, że możliwości pozostania w polskim systemie ubezpieczeniowym nie będą miały osoby, które zdecydują się pracować zdalnie z terytorium Wielkiej Brytanii.

– Ci natomiast, którzy wybiorą pracę w krajach z grupy 4, mogą podlegać oskładkowaniu w dwóch państwach – zaznacza.

Zagraniczna rezydencja

Niezwykle ważne są też przepisy podatkowe. Wciąż jest międzynarodowym standardem, że kto przebywa w danym kraju dłużej niż 183 dni w ciągu roku kalendarzowego lub ma tam swój ośrodek interesów życiowych, staje się tam tzw. rezydentem podatkowym. To oznacza, że musi zacząć się rozliczać z miejscową administracją podatkową według lokalnych reguł. W rozliczeniu rocznym musi też uwzględnić swoje zarobki osiągnięte w Polsce i w innych krajach. Prowadzi to czasem do dość skomplikowanych i nie zawsze korzystnych dla takiego pracownika rozliczeń. Wiele zależy tu od treści konkretnych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, jakie Polska zawarła z różnymi krajami.

Jednak praca zdalna z innego kraju, zwłaszcza np. menedżerów, kierowników i dyrektorów, może oznaczać obowiązki podatkowe za granicą także dla firmy, która ich wysyła.

– Gdy osoby pracujące za granicą zajmują się zawieraniem umów, badaniem rynku i innymi czynnościami bezpośrednio wpływającymi na politykę handlową firmy, w danym kraju może powstać tzw. zakład. Chodzi o taką formę firmowej obecności za granicą, która może kreować tam jej działalność, a tym samym jakąś część jej dochodów, a to z kolei może prowadzić do opodatkowania firmy w kraju pracy pracownika – zwraca uwagę Anna Misiak, doradca podatkowy i partner w MDDP.

Dodaje, że pojęcie zakładu zdefiniowane jest w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania i konwencji OECD, ale w praktyce wiele zależy od podejścia władz skarbowych w danym kraju.

– Może to oznaczać, że nawet jeśli polska firma nie założyła formalnie spółki np. na Wyspach Kanaryjskich, ale stale przez kilka miesięcy pracuje tam kilku jej menedżerów, to hiszpańskie władze skarbowe mogą się zainteresować ich działalnością pod kątem ewentualnego nałożenia hiszpańskiego podatku dochodowego na tę polską firmę – wyjaśnia Anna Misiak.

Zwrot kosztów prądu bez PIT

Przepisy o pracy zdalnej uporządkowały też kwestie związane z kosztami wykonywania jej w domu. Sporo pytań pojawiło się już w okresie pandemii Covid-19. Wówczas wiele firm wysłało swoich pracowników do pracy w domach, równocześnie zwracając im koszty związane z taką sytuacją, np. za większe zużycie prądu, koszty telefonów czy internetu, zakup komputera czy innych narzędzi pracy. Przepisy wprowadzone wiosną 2023 r. przewidują, że kwoty takich świadczeń nie są dla pracownika przychodem i w związku z tym nie podlegają opodatkowaniu.

Wydawane w ostatnich miesiącach przez Krajową Informację Skarbową interpretacje przepisów potwierdzają, że podatek się nie należy, jeśli taki zwrot uwzględnia rzeczywiste koszty oparte na cenach rynkowych.

Jak mówi Anna Misiak, do ustalania wysokości takich świadczeń warto mieć racjonalne podejście.

– W praktyce lepiej unikać sytuacji, w których np. zwrot za zużytą energię elektryczną jest niewspółmiernie wysoki, by nie narazić się na zarzut wypłaty nieopodatkowanego wynagrodzenia – zauważa ekspertka.

Kodeks pracy - praca zdalna po nowemu

- Istnieje możliwość wykonywania pracy zdalnej na polecenie pracodawcy wydawane na czas określony. Tak może się stać w sytuacjach wyjątkowych, np. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego albo epidemii oraz działania siły wyższej. Pracodawca może cofnąć w każdym czasie swoją decyzję z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

- Wniosek o pracę zdalną trzeba uwzględnić m.in. gdy pracownica jest w ciąży, zatrudniony wychowuje dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia (chyba że nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj).

- Pracownik może wnosić okazjonalnie o wykonywanie swoich obowiązków na odległość (w wymiarze 24 dni w roku). W takim przypadku jednak bez formalności ani obowiązków stosowanych do właściwej pracy zdalnej. Podanie dotyczące pracy zdalnej okazjonalnej nie jest jednak wiążące dla pracodawcy. Może więc odmówić jego uwzględnienia.