Możesz potrącić wydatki na dojazdy, remonty i wyposażenie

Które wydatki możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? W ustawie podatkowej znajdziesz tylko ogólną regułę, że chodzi o wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów (art. 22 ust. 1 updof) i listę wydatków za takie koszty nieuznawanych (art. 23 updof).

Zanim jakiś wydatek potraktujesz jako koszt najmu, musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, czy rzeczywiście został on poniesiony w ścisłym związku z najmem i czy przyczynił się do powstania przychodu z najmu, zabezpieczenia albo zachowania tego źródła przychodu.

Duże znaczenie dla ustalenia wysokości kosztów najmu ma treść zawartej umowy. Powinno z niej wynikać, jakie wydatki związane z wynajmowaną rzeczą ponosi właściciel, a jakie najemca. Jeśli przykładowo jako wynajmujący lokal zobowiążesz się do pokrycia kosztów centralnego ogrzewania, wywozu nieczystości, zakupu wyposażenia podnoszącego atrakcyjność tego lokalu (meble, sprzęt AGD, RTV), to wydatki te będą twoimi kosztami uzyskania przychodu. Z kolei jeśli z umowy będzie wynikać, że niektóre wydatki obciążające właściciela, np. podatek od nieruchomości czy koszty ubezpieczenia, będzie ponosił najemca, to tych obciążeń nie możesz zaliczyć do swoich kosztów.

Potwierdzają to wyjaśnienia Urzędu Skarbowego Warszawa-Wawer z 27 kwietnia 2007 r. (1439/df/i-789/07/AK).

Obowiązkiem wynajmującego jest wydanie rzeczy najemcy w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywanie jej w takim stanie przez cały czas trwania najmu. Wydatki na ten cel bez przeszkód zaliczysz do kosztów uzyskania przychodów. Będą to np. koszty remontów służących zachowaniu rzeczy w dotychczasowym stanie lub doprowadzeniu jej do stanu używalności. Trzeba je odróżnić od kosztów ulepszenia, które zwiększają wartość początkową rzeczy (nie są bezpośrednim kosztem uzyskania przychodu, a podlegają amortyzacji).

Ulepszeniem są wydatki na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację, modernizację – jeśli w ciągu roku łącznie przekroczą 3500 zł i spowodują wzrost jej wartości użytkowej, a także na tzw. części składowe i peryferyjne, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3500 zł.

[ramka][b]Przykład[/b]

Anna W. za 14 tys. zł zrobiła generalny remont wynajmowanego mieszkania – wymieniła zniszczoną podłogę na nową, pomalowała ściany, wstawiła nowe okna, wymieniła armaturę w łazience. Prace te miały charakter odtworzeniowy (wymiana starych, zużytych elementów na nowe, o podobnych właściwościach). Nie zwiększają zatem wartości początkowej lokalu, tylko są bezpośrednim kosztem.[/ramka]

Do kosztów najmu możesz też zaliczyć wyposażenie wynajmowanego budynku czy lokalu, np. meble, dywany, sprzęt AGD, RTV, jeśli jego wartość nie przekracza 3500 zł (kwota ta odnosi się do poszczególnych elementów wyposażenia, a nie do ich łącznej wartości). W przeciwnym razie wydatki na jego zakup mogą być kosztem tylko poprzez amortyzację.

[ramka][b]Przykład[/b]

Ilona B. wynajęła mieszkanie wraz z meblami i wyposażeniem w nowy sprzęt RTV i AGD. Ponieważ cena zakupu poszczególnych elementów wyposażenia (kanapa – 900 zł, telewizor – 1200 zł, pralka – 1000 zł, lodówka – 1300 zł) nie przekroczyła 3500 zł, to właścicielka nie musi zaliczać ich do środków trwałych, tylko w miesiącu oddania do używania może potraktować je jako koszt uzyskania przychodów z najmu (art. 22d ust. 1 i art. 22f ust. 3 updof).

Może też uznać wyposażenie za środki trwałe (jeżeli przewidywany okres ich używania przekracza 1 rok) i naliczyć jednorazowy odpis amortyzacyjny (całą wartość początkową wyposażenia odnieść w koszty w miesiącu oddania go do używania lub w miesiącu następnym) bądź amortyzować je przez pięć lat (stawka amortyzacyjna wynosi w tym wypadku 20 proc. rocznie).[/ramka]

Gdy wynajmujesz mieszkanie, które wcześniej (np. przed kilku laty) wyposażyłeś do użytku prywatnego, wartość poszczególnych elementów tego wyposażenia powinieneś ustalić według cen rynkowych (z grudnia roku poprzedniego), uwzględniając ich stan i stopień zużycia. Jeśli nie przekracza ona 3500 zł, możesz naliczyć jednorazowy odpis amortyzacyjny. W przeciwnym razie będziesz musiał naliczać amortyzację przez pięć lat.

Do kosztów najmu możesz też zaliczyć wydatki na dojazdy własnym samochodem czy publicznymi środkami transportu (w tym np. podróż pociągiem) do wynajmowanej nieruchomości, np. w celu pobrania czynszu, oględzin wynajmowanego mieszkania, przeprowadzenia remontów. Także wydatki na eksploatację samochodu ciężarowego wykorzystywanego w związku z najmem nieruchomości, np. w celu dowozu materiałów do remontu, przewozu wyposażenia lokali (tak Urząd Skarbowy Poznań-Grunwald w piśmie z 12 lipca 2004 r., AD-III-415/35/04).

Muszą być one jednak odpowiednio udokumentowane. Musisz umieć udowodnić, że miały związek z najmem. Jak wyjaśnił Pierwszy Urząd Skarbowy w Poznaniu w piśmie z 14 września 2005 r., PF-4/415/186/05): „Potwierdzeniem związku przyczynowo-skutkowego może być np. kopia pokwitowania odbioru czynszu lub protokół dotyczący stanu technicznego lokalu. Bez związku z przychodem z najmu należy natomiast uznać podróż odbytą w celu dokonania czynności, do których wynajmujący nie jest zobowiązany czy też uprawniony na podstawie przepisów prawa cywilnego bądź postanowień umowy najmu. (...) Zgodnie z art. 180 § 1 ustawy (...) Ordynacja podatkowa jako dowód należy dopuścić wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Ciężar udowodnienia zarówno faktu poniesienia wydatku, jak i jego związku z przychodem spoczywa na podatniku. Za taki dowód można uznać np. fakturę dotyczącą zakupu paliwa, na podstawie której podatnik mógłby proporcjonalnie wyliczyć koszt paliwa zużytego na dojazd do wynajmowanej nieruchomości”.

Także inne koszty poniesione w związku z najmem muszą być odpowiednio dokumentowane. Powinieneś więc żądać od sprzedawców i przechowywać rachunki (faktury) dokumentujące zakupy towarów i usług, a także inne dowody wydatków (np. dowody wpłaty).

Często jest tak, że faktury dokumentują całość opłat związanych na przykład z utrzymaniem budynku, a tylko część lokali w nim jest wynajęta, z reszty natomiast korzysta właściciel. W takiej sytuacji koszty uzyskania przychodów z najmu można ustalić proporcjonalnie do wynajmowanej powierzchni (obliczając stosunek wynajmowanej powierzchni do powierzchni ogółem i przyjmując tę proporcję do rozliczenia kosztów).

[ramka][b]Organy podatkowe o kosztach najmu[/b]

Z wyjaśnień organów podatkowych wynika, że do kosztów najmu można zaliczyć m.in.:

- opłaty bankowe i pocztowe związane z zapłatą podatków, koszty korzystania z obsługi prawnej, administracji budynku (tak Urząd Skarbowy w Krośnie w piśmie z 9 lutego 2006 r., Pdf-415/9/2006),

- wpłaty na wyodrębniony fundusz remontowy spółdzielni mieszkaniowej (tak Urząd Skarbowy Warszawa-Bemowo w piśmie z 25 października 2005 r., US31/DG/415/60/265/UJ/05),

- odsetki od kredytu bankowego zapłacone po dniu oddania zakupionego na wynajem lokalu do używania (tak Urząd Skarbowy w Kołobrzegu w piśmie z 6 października 2005 r., UP-II-1A-415-35/77/05, Urząd Skarbowy w Śremie w piśmie z 7 kwietnia 2006 r., PD/415-7/06),