W czwartek Sejm rozpoczyna prace nad nowelą kodeksu pracy, która sprawi przedsiębiorcom wiele problemów. Na nowe przepisy regulujące zasady pracy w domu czeka nawet dwa miliony osób zatrudnionych obecnie zdalnie. Przewidują one rekompensatę za korzystanie z własnego sprzętu podczas pracy w domu i zasady zwrotu podwyższonych kosztów, np. energii elektrycznej zużytej przy takiej pracy.

Niepewność nowego prawa

– Nie ma wątpliwości, że w nowych przepisach uwzględniona zostanie kwestia rekompensaty podwyższonych kosztów, jakie pracownik poniósł w związku ze zdalnym zatrudnieniem. Te regulacje powinny być jednak tak skonstruowane, aby z jednej strony ułatwić liczenie ryczałtu czy ekwiwalentu przysługującego dużej grupie pracowników, a z drugiej, by to wyliczenie było stabilne w razie kontroli urzędu skarbowego czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – mówi Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan. – To świadczenie będzie bowiem zwolnione zarówno z podatku dochodowego, jak i składek na ubezpieczenia społeczne i składki zdrowotnej. Jest więc duże prawdopodobieństwo, że te rekompensaty będą weryfikowane w czasie kontroli. Pracodawcy chcieliby mieć pewność i poczucie stabilności stosowania prawa. Jeśli po wejściu w życie nowych przepisów ustalą z załogą stawki tych rekompensat, odzwierciedlających uśrednione koszty pracy w formule zdalnej, to będą one „odporne” na kontrole skarbówki czy ZUS za kilka lat. Dlatego warto nowe przepisy uzupełnić.

– Przy ustalaniu stawek zryczałtowanego zwrotu kosztów pracy zdalnej czy ekwiwalentu za taką pracę będzie miała znaczenie siła związku zawodowego czy przedstawicieli załogi, którzy usiądą z przedsiębiorcą do negocjacji – dodaje Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP. – Chociaż nowe przepisy mówią, że przy wyliczaniu ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną uwzględnia się normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe, to obowiązek ustalenia sposobu wyliczania tych świadczeń w porozumieniu z przedstawicielami załogi czy związkami zawodowymi spowoduje, że w każdej firmie będą inne zasady ustalania tych rekompensat. Dlatego uważam, że ustalanie ekwiwalentu i ryczałtu powinno spoczywać na pracodawcy. Jeśli powierzymy to zadanie związkom zawodowym, to w wielu przypadkach te świadczenia mogą być zawyżone, co będzie później kwestionowane przez skarbówkę i ZUS. A dodatkowe koszty z tym związane poniesie pracodawca.

Zwrot, ekwiwalent czy jeszcze inaczej

Przedsiębiorcy zwracają uwagę na kwestie praktyczne związane z tymi wyliczeniami.

Podstawowa wątpliwość dotyczy tego, czy pracodawcy powinni wziąć na siebie część rachunku za internet w domu pracownika, jeśli korzystał on z tej usługi jeszcze przed rozpoczęciem pracy zdalnej. A po rozpoczęciu pracy z domu płaci za ten internet tyle samo co wcześniej.

Czytaj więcej

Ustalenie ryczałtu za pracę zdalną nie będzie łatwe

Wątpliwości pracodawców budzą także różnice w wyliczaniu zwrotu rzeczywistych kosztów pracy zdalnej, ekwiwalentu za wykorzystanie do takiej pracy własnego sprzętu, np. komputerowego, które mogą zostać zastąpione ryczałtem, „którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną”.

Nie wiadomo jednak, jak liczyć zwrot i ekwiwalent, które powinny stanowić odzwierciedlenie rzeczywistych kosztów pracy zdalnej. Czy przedsiębiorcy powinni gromadzić rachunki albo oświadczenia pracowników? Jaka ma być rekompensata kosztów za niepełny miesiąc, np. w razie urlopu czy zwolnienia lekarskiego?

Wszystko wskazuje, że te świadczenia powinny zostać wtedy zmniejszone.

Autopromocja
Real Estate Impactor

Gala wręczenia nagród liderom w branży nieruchomości

ZOBACZ RELACJĘ

– Te wszystkie, wydawałoby się, szczegóły mają duże znaczenie, bo od odpowiedzi na pytanie, jak ustalać w praktyce kwotę ryczałtu, zależy to, czy w przyszłości kontrola skarbowa czy ZUS nie zakwestionuje tych wyliczeń, co będzie oznaczać konieczność weryfikacji podatku i składek od takich ponadwymiarowych świadczeń – dodaje Robert Lisicki z Konfederacji Lewiatan.

Etap legislacyjny: przed I czytaniem w Sejmie

Opinia dla „Rzeczpospolitej”
Konrad Piłat, doradca podatkowy w kancelarii KNDP

Liczenie rzeczywistych kosztów ponoszonych przez pracownika z tytułu pracy zdalnej byłoby nieracjonalne, a także niemożliwe. Ryczałt jest więc dobrym rozwiązaniem. Trzeba jednak pamiętać, że z tym zawsze związane jest ryzyko sporów z organami podatkowymi, np. dlaczego ustalono go w wysokości 150 zł, a nie 125 zł miesięcznie. Nie jestem przekonany, czy konieczne są kolejne szczegółowe przepisy – i tak jest ich za dużo. Wskazane byłyby za to wyjaśnienia ministra finansów, na jakich zasadach skalkulować ryczałt w typowych sytuacjach oraz jakie uproszczenia są dopuszczalne. Uważam np., że zużycie prądu należałoby obliczać według przeciętnej ceny w kraju, bez zastanawiania się, jaką taryfę mają poszczególni pracownicy i czy korzystają z paneli fotowoltaicznych. Dużo problemów może być ze zwrotem wydatków za domowy internet. Opłata zwykle nie zależy od ilości przesyłanych danych, a faktura dotyczy często także np. telewizji.