W czwartek Sejm rozpoczyna prace nad nowelą kodeksu pracy, która sprawi przedsiębiorcom wiele problemów. Na nowe przepisy regulujące zasady pracy w domu czeka nawet dwa miliony osób zatrudnionych obecnie zdalnie. Przewidują one rekompensatę za korzystanie z własnego sprzętu podczas pracy w domu i zasady zwrotu podwyższonych kosztów, np. energii elektrycznej zużytej przy takiej pracy.
Niepewność nowego prawa
– Nie ma wątpliwości, że w nowych przepisach uwzględniona zostanie kwestia rekompensaty podwyższonych kosztów, jakie pracownik poniósł w związku ze zdalnym zatrudnieniem. Te regulacje powinny być jednak tak skonstruowane, aby z jednej strony ułatwić liczenie ryczałtu czy ekwiwalentu przysługującego dużej grupie pracowników, a z drugiej, by to wyliczenie było stabilne w razie kontroli urzędu skarbowego czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – mówi Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan. – To świadczenie będzie bowiem zwolnione zarówno z podatku dochodowego, jak i składek na ubezpieczenia społeczne i składki zdrowotnej. Jest więc duże prawdopodobieństwo, że te rekompensaty będą weryfikowane w czasie kontroli. Pracodawcy chcieliby mieć pewność i poczucie stabilności stosowania prawa. Jeśli po wejściu w życie nowych przepisów ustalą z załogą stawki tych rekompensat, odzwierciedlających uśrednione koszty pracy w formule zdalnej, to będą one „odporne” na kontrole skarbówki czy ZUS za kilka lat. Dlatego warto nowe przepisy uzupełnić.
– Przy ustalaniu stawek zryczałtowanego zwrotu kosztów pracy zdalnej czy ekwiwalentu za taką pracę będzie miała znaczenie siła związku zawodowego czy przedstawicieli załogi, którzy usiądą z przedsiębiorcą do negocjacji – dodaje Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP. – Chociaż nowe przepisy mówią, że przy wyliczaniu ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną uwzględnia się normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe, to obowiązek ustalenia sposobu wyliczania tych świadczeń w porozumieniu z przedstawicielami załogi czy związkami zawodowymi spowoduje, że w każdej firmie będą inne zasady ustalania tych rekompensat. Dlatego uważam, że ustalanie ekwiwalentu i ryczałtu powinno spoczywać na pracodawcy. Jeśli powierzymy to zadanie związkom zawodowym, to w wielu przypadkach te świadczenia mogą być zawyżone, co będzie później kwestionowane przez skarbówkę i ZUS. A dodatkowe koszty z tym związane poniesie pracodawca.
Zwrot, ekwiwalent czy jeszcze inaczej
Przedsiębiorcy zwracają uwagę na kwestie praktyczne związane z tymi wyliczeniami.
Podstawowa wątpliwość dotyczy tego, czy pracodawcy powinni wziąć na siebie część rachunku za internet w domu pracownika, jeśli korzystał on z tej usługi jeszcze przed rozpoczęciem pracy zdalnej. A po rozpoczęciu pracy z domu płaci za ten internet tyle samo co wcześniej.
Czytaj więcej
Przepisy zakładowe będą regulować zasady ustalania stawki kosztów zdalnej pracy. Trzeba ją będzie jednak doprecyzować, analizując sytuację konkretnej osoby.
Wątpliwości pracodawców budzą także różnice w wyliczaniu zwrotu rzeczywistych kosztów pracy zdalnej, ekwiwalentu za wykorzystanie do takiej pracy własnego sprzętu, np. komputerowego, które mogą zostać zastąpione ryczałtem, „którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną”.
Nie wiadomo jednak, jak liczyć zwrot i ekwiwalent, które powinny stanowić odzwierciedlenie rzeczywistych kosztów pracy zdalnej. Czy przedsiębiorcy powinni gromadzić rachunki albo oświadczenia pracowników? Jaka ma być rekompensata kosztów za niepełny miesiąc, np. w razie urlopu czy zwolnienia lekarskiego?
Wszystko wskazuje, że te świadczenia powinny zostać wtedy zmniejszone.
– Te wszystkie, wydawałoby się, szczegóły mają duże znaczenie, bo od odpowiedzi na pytanie, jak ustalać w praktyce kwotę ryczałtu, zależy to, czy w przyszłości kontrola skarbowa czy ZUS nie zakwestionuje tych wyliczeń, co będzie oznaczać konieczność weryfikacji podatku i składek od takich ponadwymiarowych świadczeń – dodaje Robert Lisicki z Konfederacji Lewiatan.
Etap legislacyjny: przed I czytaniem w Sejmie
Opinia dla „Rzeczpospolitej”
Konrad Piłat, doradca podatkowy w kancelarii KNDP
Liczenie rzeczywistych kosztów ponoszonych przez pracownika z tytułu pracy zdalnej byłoby nieracjonalne, a także niemożliwe. Ryczałt jest więc dobrym rozwiązaniem. Trzeba jednak pamiętać, że z tym zawsze związane jest ryzyko sporów z organami podatkowymi, np. dlaczego ustalono go w wysokości 150 zł, a nie 125 zł miesięcznie. Nie jestem przekonany, czy konieczne są kolejne szczegółowe przepisy – i tak jest ich za dużo. Wskazane byłyby za to wyjaśnienia ministra finansów, na jakich zasadach skalkulować ryczałt w typowych sytuacjach oraz jakie uproszczenia są dopuszczalne. Uważam np., że zużycie prądu należałoby obliczać według przeciętnej ceny w kraju, bez zastanawiania się, jaką taryfę mają poszczególni pracownicy i czy korzystają z paneli fotowoltaicznych. Dużo problemów może być ze zwrotem wydatków za domowy internet. Opłata zwykle nie zależy od ilości przesyłanych danych, a faktura dotyczy często także np. telewizji.
