Ustalenie ryczałtu za pracę zdalną nie będzie łatwe

Przyjęta na posiedzeniu rządu 25 maja 2022 r. nowelizacja kodeksu pracy wprowadzi na stałe do porządku prawnego pracę zdalną. Z założenia ma ona zastąpić kodeksową telepracę, która się nie sprawdziła jako za mało elastyczna. Niektóre jej rozwiązania zostawiono jednak jako dobrą i przetestowaną już bazę dla pracy zdalnej.

W odróżnieniu od telepracy w przypadku pracy zdalnej kodeks pracy wyraźnie zobowiąże pracodawcę do pokrywania określonych kosztów jej wykonywania. Chodzi nie tylko o zużywaną energię elektryczną, opłaty za telefon czy internet. Obejmie to również prywatne materiały czy narzędzia pracownika – jak komputer – jeśli strony się tak umówią, a urządzenie będzie gwarantowało bezpieczeństwo pracy. Pracownik uzyska wówczas prawo do ekwiwalentu pieniężnego w kwocie ustalonej z pracodawcą.

Rzeczywiste czy przewidywane

Ekwiwalent, jak sama nazwa wskazuje, musi odzwierciedlać faktyczną wartość poniesionych kosztów. Tym samym wydaje się, że lepiej będzie rozliczać się ryczałtem, na co pozwala projektowana ustawa. Sam pomysł wprowadzenia ryczałtu jest ukłonem w stronę organizacji pracodawców, które prosiły o to w ramach konsultacji społecznych.

Co prawda zarówno przy ustalaniu stawki ekwiwalentu, jak i ryczałtu pracodawca będzie musiał uwzględnić normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracy, a także ceny rynkowe tego materiału, normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Jednak w przypadku ekwiwalentu chodzi o faktycznie poniesione koszty, a przy ryczałcie – przewidywane.

Jaka więc będzie w rzeczywistości różnica? W przypadku ekwiwalentu pracodawca musiałby analizować poniesione koszty co miesiąc, bo mogą się one znacząco różnić. W przypadku ryczałtu może to być raz ustalona stawka na kolejne miesiące. Wydaje się to być znacznie rozsądniejsze rozwiązanie, nawet w przypadku dużej liczby osób pracujących zdalnie. Jedyne, czego trzeba wówczas pilnować, to liczba dni świadczenia pracy zdalnie.

Ryczałt będzie przy tym zastępował zarówno koszty prądu czy łącza, jak też ekwiwalentu za używane narzędzia.  

– Określenie zasad ustalania ryczałtu będzie wyzwaniem dla pracodawców, gdyż projekt nie zawiera żadnego wzorca, który mógłby wskazać, jak określać wysokość ponoszonych kosztów. Ponadto brzmienie przepisów projektu ustawy sugeruje, że chodzi o odnoszenie się do kosztów ponoszonych przez konkretną osobę, a nie do uniwersalnego wzorca – mówi Sylwester Silski z kancelarii DZP.

I dodaje, że częstą zmienną pozwalającą rozróżnić sytuację poszczególnych pracowników zdalnych może być miejsce wykonywania pracy, ale też np. rodzaj wykorzystywanych narzędzi. Od jednej grupy pracodawca może bowiem oczekiwać dodatkowych czynność, jak np. drukowanie dokumentów, a od innych nie. Co istotne, wewnątrzzakładowe regulacje mają określać nie samą wysokość ryczałtu, ale zasady jego ustalania. Aktualizacja wysokości ryczałtu z powodu zmian cen usług będzie bowiem możliwa bez konieczności wprowadzania zmian w firmowych przepisach.

Ogólnie i szczegółowo

Ogólne zasady wykonywania pracy zdalnej, w tym ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu, będą regulowane na poziomie zakładowym (porozumieniu ze związkami zawodowymi lub regulaminie), natomiast szczegółowe uzgodnienia w tym zakresie strony będą mogły zawrzeć także w porozumieniu.

Koszty zwrócone pracownikowi, ekwiwalenty i ryczałty pozostające w bezpośrednim związku z wykonywaniem pracy zdalnej nie będą stanowiły przychodu z tytułu zatrudnienia. Tym samym będą wolne od PIT i składek.