fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

VAT

JPK - dane trzeba udostępnić na wezwanie organów skarbowych

123RF
Od 1 lipca 2018 r. wszyscy podatnicy prowadzący księgowość przy użyciu oprogramowania komputerowego muszą w takiej właśnie formie, w ciągu trzech dni, przekazywać firmowe ewidencje, których zażąda od nich organ kontrolny.

Jednolity plik kontrolny (JPK) to zbiór informacji dotyczących operacji gospodarczych, realizowanych przez przedsiębiorstwo w określonym czasie, pobieranych bezpośrednio z jego systemów finansowo-księgowych i udostępnianych organom podatkowym wyłącznie w wersji elektronicznej (za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, np. na płycie CD/DVD, pendrive, czy karcie pamięci), według ujednoliconej struktury logicznej, tj. zgodnie z ustalonym, elektronicznym standardem (schemat xml). Celem takiego rozwiązania, opartego na międzynarodowym formacie rekomendowanym przez OECD (SAFT – Standard Audit File for Taxes), jest automatyczne, przy użyciu odpowiednich algorytmów informatycznych, wyodrębnianie i przetwarzanie niezbędnych danych podatkowo-księgowych, generowanych przez podatnika, względnie jego kontrahentów, w toku prowadzonej przez nich działalności gospodarczej. Sposób przesyłania ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których księgi mogą być zapisane i przekazywane, określa rozporządzenie Ministra Finansów z 24 czerwca 2016 r. w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 768).

Wszystko o JPK

Podział raportów

Struktury raportowania danych JPK obejmują siedem kategorii dokumentów:

? księgi rachunkowe (JPK_KR),

? podatkową księgę przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR),

? ewidencję przychodów (JPK_EWP),

? wyciągi bankowe (JPK_WB),

? stany magazynowe (JPK_MAG),

? faktury VAT (JPK_FA),

? ewidencje zakupu/sprzedaży VAT (JPK_VAT).

Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, udostępniona została na stronie internetowej Ministerstwa Finansów: http://www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/dzialalnosc/struktury-jpk (art. 193a § 2 ordynacji podatkowej, dalej: o.p.).

Każdy z dokumentów opisanych właściwym schematem powinien stanowić odrębny plik w formacie xml. Poszczególne struktury obejmują swoim zakresem dwie kategorie danych:

? ogólne (identyfikujące przedsiębiorcę),

? specyficzne (charakterystyczne dla określonego podatku, np. kwoty przychodów na potrzeby podatku dochodowego; stawki VAT i numery indentyfikacyjne na potrzeby rozliczania transakcji wewnątrzwspólnotowych).

Koniec z dobrowolnością

Od 1 lipca 2018 r. wszystkie podmioty, prowadzące księgowość w formie elektronicznej, bez względu na wielkość zatrudnienia i obrotów , są zobligowane, pod rygorem kary porządkowej, wynoszącej obecnie do 2800 zł (art. 262 § 1 pkt 2a, dalej: o.p.) – na żądanie organu podatkowego, przeprowadzającego czynności sprawdzające, kontrolę podatkową lub postępowanie podatkowe – udostępniać mu w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż trzy dni (art. 189 § 2 o.p.), w postaci elektronicznej, tj. w formie plików JPK (przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych):

? księgi rachunkowe i podatkowe,

? ewidencję przychodów,

? wyciągi bankowe,

? obroty magazynowe oraz

? faktury VAT

– w celach weryfikacyjnych (art. 193a § 1 o.p.). Zatem, mikro, mali i średni przedsiębiorcy do 30 czerwca 2018 r. mogli fakultatywnie przekazywać dane w postaci elektronicznej, odpowiadającej strukturze logicznej JPK. Obowiązek ten, w ramach czynności sprawdzających dokonywanych przez organ podatkowy, w związku z kontrolą lub postępowaniem podatkowym – od 1 lipca 2018 r. –odnosi się również do wszystkich kontrahentów podatnika, wykonujących działalność gospodarczą. Do 30 czerwca 2018 r. mikro, mali i średni kontrahenci podatnika, prowadzący księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych – podobnie jak mikro, mali i średni podatnicy, prowadzący księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych – mogli dobrowolnie przekazywać za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciągu z ksiąg podatkowych i dowodów księgowych zapisanych w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej JPK (art. 274c § 1 pkt 2 o.p. w zw. z art. 29 ustawy z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw; DzU poz. 1649 ze zm.).

VAT raportują wszyscy podatnicy

Od 1 stycznia 2018 r. wszyscy podatnicy VAT, prowadzący księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych >patrz ramka (a więc również mikroprzedsiębiorstwa, które od tego dnia dołączyły do grona pozostałych firm, już obciążonych tym obowiązkiem: duże przedsiębiorstwa od 1 lipca 2016 r., małe i średnie przedsiębiorstwa od 1 stycznia 2017r.) są zobowiązani, zgodnie z art. 82 § 1b o.p. – bez wezwania organu podatkowego – przesyłać cyklicznie szefowi KAS drogą elektroniczną (za pomocą środków komunikacji elektronicznej), w formie pliku JPK_VAT, ewidencje zakupu/sprzedaży VAT, w terminie do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, niezależnie od formy dokonywania rozliczeń VAT (miesięcznie lub kwartalnie; >patrz ramka).

>Excel i zerowa deklaracja

Zgodnie z art. 109 ust. 8a ustawy o VAT, od 1 stycznia 2018 r. ewidencja VAT musi być obligatoryjnie prowadzona w formie elektronicznej, przy użyciu programów komputerowych (np. za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Excel).

Plik JPK VAT należy złożyć również wówczas, gdy podatnik składa „zerową" deklarację VAT (w takiej sytuacji, wypełnia jedynie nagłówek pliku i część obejmującą dane identyfikacyjne, zaś w pozostałych pozycjach pozostawia puste pola. ?

Do składania plików JPK (w tym dla potrzeb VAT) są także zobligowani przedsiębiorcy nieposiadający w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności lub siedziby, ale zarejestrowani dla celów VAT oraz podmioty zagraniczne, prowadzące działalność gospodarczą za pośrednictwem położonych na terytorium Polski oddziałów. Obowiązek składania JPK dla potrzeb VAT nie ciąży natomiast na podatnikach wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od VAT (na podstawie zwolnienia przedmiotowego, wynikającego z art. 43 ust. 1 ustawy o VAT lub podmiotowego, określonego w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT).

Uwaga! Niezłożenie JPK, mającego charakter informacji podatkowej, w wyznaczonym terminie może pociągnąć za sobą określone sankcje karne skarbowe (art. 80 § 1 kodeksu karnego skarbowego).

Plik JPK_VAT obejmuje dane identyfikujące podatnika oraz informacje odnoszące się do dokumentacji zakupowej i sprzedażowej, zgodne z danymi wykazanymi w deklaracji VAT. Fakultatywnie podawany jest m.in. jego adres e-mailowy, umożliwiający szybki kontakt z podatnikiem w razie wykrycia przez administrację skarbową ewentualnych niezgodności w złożonym pliku JPK. Wysyłane do podatników, generowane automatycznie, powiadomienia o nieścisłościach, z podpisem „Ministerstwo Finansów, Departament Poboru Podatków" – czy to drogą elektroniczną z adresu: jpk.analizy@ds.mofnet.gov.pl, czy też w formie wiadomości tekstowej SMS – pozwolą podatnikom na dokonanie korekty rozliczenia VAT, bez konieczności bezpośredniej wizyty w urzędzie skarbowym.

Z paragonami czy bez

JPK dla potrzeb VAT w aktualnej wersji uwzględnia również – do czasu utworzenia odrębnej struktury dotyczącej raportów z kas rejestrujących – paragony fiskalne, które należy ujmować zbiorczo, na podstawie raportu fiskalnego okresowego. Wystawienie na rzecz podatnika VAT faktury do sprzedaży paragonowej wymaga ujęcia tej faktury w JPK. Gdyby sytuacja taka wystąpiła już po zaksięgowaniu sprzedaży paragonowej, wówczas trzeba wyksięgować zafakturowaną wartość ze sprzedaży paragonowej i wykazać sprzedaż na podstawie wystawionej faktury. Potrzeby zmian w zapisach ewidencji VAT nie powoduje natomiast wystawienie faktury VAT do sprzedaży paragonowej dla konsumenta, czyli osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Taka sprzedaż może być wówczas udokumentowana jedynie paragonami, zapisem zbiorczym.

Kolejne korekty numerowane

W razie pojawienia się – już po złożeniu pierwszego pliku JPK_VAT za dany okres (oznaczonego numerem „zero") – zdarzeń gospodarczych, powodujących potrzebę odpowiedniej modyfikacji ewidencji VAT (np. wystawienie faktury do paragonów, wystawienie/otrzymanie faktury korygującej), należy złożyć korektę pliku JPK_VAT, oznaczając cel jego złożenia, jeżeli będzie to pierwsza korekta, jako „1". Następnym korektom będą przypisywane kolejne numery, przy czym nie ma ograniczeń co do liczby przesyłanych korekt.

Dostępne narzędzia...

Pliki JPK mogą zostać utworzone i przesłane do organu podatkowego (z użyciem środków komunikacji elektronicznej), alternatywnie za pośrednictwem uaktualnianego oprogramowania finansowo-księgowego, z wbudowaną opcją (funkcjonalnością) generowania plików w standardzie xml lub przy pomocy bezpłatnej, przygotowanej przez Ministerstwo Finansów, aplikacji Klient JPK 2.0. (właściwej dla wykorzystywanej przez podatnika wersji systemu operacyjnego, np. Windows). Aplikacja służy do konwersji pliku w formacie csv do pliku z rozszerzeniem xml i jego wysyłki. Ta jest możliwa po uprzednim podpisaniu – umożliwiającym potwierdzenie tożsamości nadawcy – płatnym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub przy użyciu bezpłatnego profilu zaufanego e-PUAP (eGo).

>Jak założyć profil zaufany

Procedurę zakładania profilu zaufanego przedstawiono na stronie internetowej Ministerstwa Cyfryzacji: https://obywatel.gov.pl/zaloz-profil-zaufany lub na stronie: https://epuap.gov.pl/wps/portal.

W celu utworzenia profilu zaufanego należy założyć konto na ePUAP oraz potwierdzić swoją tożsamość i zweryfikować – na podstawie dowodu osobistego lub paszportu – dane osobowe z danymi zaimplementowanymi do systemu w zakresie imienia, nazwiska, numeru pesel oraz identyfikatora użytkownika, w punkcie potwierdzającym, np. urzędzie skarbowym, urzędzie miasta/gminy, urzędzie wojewódzkim, oddziale ZUS, banku, polskim konsulacie. Adresy punktów potwierdzających dostępne są na stronie: https://pz.gov.pl/pz/confirmationPointAddressesList.

W razie ustanowienia pełnomocnika do wysyłki plików JPK, należy złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników – formularz UPL-1 „Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej". ?

Dowodem prawidłowego wysłania do organu podatkowego plików JPK jest tzw. urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), wydane przez elektroniczną skrzynkę podawczą systemu teleinformatycznego administracji skarbowej, na formularzu UPO_JPK (po uprzedniej weryfikacji struktury logicznej, poprawności danych oraz podpisu elektronicznego przesłanych plików JPK).

Firmowe dokumenty finansowo-podatkowe w standardzie JPK mogą być również przesyłane do urzędu z wykorzystaniem oprogramowania interfejsowego, którego specyfikację opublikowano na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (http://www.finanse.mf.gov.pl/documents/766655/6120636/specyfikacja_interfejsow_uslug_JPK_wersja_2_3.pdf) lub – w przypadku struktur JPK, udostępnianych na żądanie organu – przekazywane na informatycznych nośnikach danych (np. płytach CD/DVD, pendrive'ach, kartach pamięci). Specyfikacja interfejsów usług JPK zawiera informacje dotyczące przygotowania dokumentów i danych JPK, w tym również w zakresie ich kompresji i szyfrowania. W ramach ww. specyfikacji określono maksymalną wielkość generowanych plików z danymi (60 MB) oraz sposób ich dzielenia i komunikacji. Z kolei, informatyczne nośniki danych, na których mogą zostać zapisane i przekazywane do urzędu – na jego żądanie – pliki JPK powinny być: oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną ich identyfikację, przystosowane do przenoszenia między powszechnie dostępnymi urządzeniami odczytującymi oraz dostosowane do przechowywania w odpowiedniej temperaturze i wilgotności. Ponadto, powinny one gwarantować możliwość wiernego odczytywania danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika.

... czy nakłady na adaptację

Uwzględnienia wymagają również kwestie techniczno-organizacyjne dotyczące implementacji koncepcji JPK w firmie. Mogą one wiązać się – w razie rezygnacji przez jednostki ze stosowania bezpłatnych narzędzi oferowanych przez Ministerstwo Finansów oraz podjęcia decyzji o wypełnianiu obowiązków fiskalnych (w zakresie generowania i przesyłania plików JPK do właściwego organu podatkowego), przy pomocy własnego oprogramowania – z koniecznością poniesienia przez przedsiębiorstwa określonych nakładów finansowych na adaptację (dostosowanie) posiadanych przez nie dotychczasowych systemów księgowych, względnie na zakup i wdrożenie nowego programu, umożliwiającego edycję danych w wymaganym formacie JPK. Aktualizacja dotychczas użytkowanego albo nabycie nowego systemu IT, to wydatek – w zależności od producenta, posiadanej wersji programu finansowego oraz ilości zainstalowanych w nim modułów – rzędu od kilku do kilkunastu tys. zł. Z doświadczeń krajów europejskich, które wdrożyły już rozwiązania bazujące na JPK (np. Portugalia, Holandia, Francja, Austria, Luksemburg, Estonia, Słowenia) wynika ewolucja i ciągły rozwój koncepcji JPK, uzupełnianej o nowe elementy i schematy. W związku z powyższym, istotne jest – już na etapie wyboru dostawcy oprogramowania, wyposażonego w funkcjonalność generowania plików JPK – podjęcie współpracy z firmą informatyczną, w celu zapewnienie bieżącej aktualizacji i ciągłości operacyjnej nabytego programu finansowo-księgowego, w sytuacji wprowadzania przez ustawodawcę ewentualnych zmian w ramach systemu JPK (m.in. rozszerzenia go o nowe struktury, uwzględniające np. paragony fiskalne czy podatek akcyzowy). Pod uwagę trzeba wziąć również koszt przeszkolenia pracowników, odpowiedzialnych w firmie za sprawdzenie JPK przed jego wysłaniem do organu podatkowego.

Poprawność formalna i merytoryczna

Korzystanie z niestandardowego oprogramowania finansowo-księgowego lub równoległe użytkowanie wielu modułów, pochodzących od różnych producentów i obsługujących poszczególne procesy zarządzania (np. księgowość, faktury, magazyn) może powodować konieczność weryfikacji posiadanych systemów, w kontekście ich kompatybilności i zgodności ze schematami JPK. Niezbędna może bowiem okazać się potrzeba ich aktualizacji do wersji, pozwalających na generowanie danych za pośrednictwem obowiązującej procedury JPK. Istotną rolę w tym obszarze odgrywa walidacja danych oraz testy przeprowadzane na poprawność formalną (np. w aspekcie numerowania, luk i duplikatów zapisów w księgach) oraz merytoryczną (np. w zakresie poprawności stosowanych stawek VAT, identyfikacji związku przychodów z kosztami ich uzyskania, ciągłości stosowania reguł rachunkowości) ksiąg i deklaracji podatkowych, pod kątem weryfikacji jakości, kompletności i spójności informacji odczytywanych z poszczególnych plików JPK. Jednolitość danych ma charakter wieloaspektowy:

? utworzony przez system księgowy plik JPK powinien być zbieżny z obowiązującym schematem struktur raportowych,

? dane raportowane w strukturach powinny odpowiadać danym przekazywanym do organu podatkowego w tradycyjnej formie (np. zawartym w składanych deklaracjach podatkowych),

? dane w ramach określonej struktury raportowej muszą być zintegrowane z danymi zawartymi w innych strukturach, bez względu na to, czy JPK generowany jest w całości z systemu informatycznego, pochodzącego od jednego producenta, czy też jego źródłem są osobne moduły różnych wytwórców.

Cel nowej procedury

Celem wdrożenia procedury JPK ma być zapewnienie wyższego poziomu bezpieczeństwa prawno-podatkowego, poprzez eliminację nieuczciwych kontrahentów, obniżenie kosztów wypełniania obowiązków podatkowych przez podatników oraz ich kontrahentów (mniejsza uciążliwość e-kontroli z perspektywy codziennej pracy operacyjnej kontrolowanych firm, ograniczenie liczby kontroli), redukcję kosztów funkcjonowania administracji skarbowej (skrócenie czasu wykonywanych przez organy czynności podatkowych), a także wzrost wydajności, usprawnienie przeprowadzanych kontroli (w tym zaawansowanych kontroli krzyżowych). Wśród zalet JPK wymienić można również wysoki poziom automatyzacji (wykorzystujący odpowiednie algorytmy informatyczne), rezygnację z wydruków papierowych, dostęp do danych (które mogą pochodzić zarówno z aplikacji źródłowych, jak i z hurtowni danych) w standardzie łatwym do analizy, a w konsekwencji szybszą i precyzyjniejszą kontrolę. Ujednolicona, elektroniczna procedura kontroli podatników i ich kontrahentów, ma umożliwić:

? zestawienie informacji zawartych w składanych deklaracjach z księgami podatkowymi oraz ksiąg z dowodami źródłowymi, w sposób kompleksowy (obejmujący wszystkie operacje gospodarcze, zrealizowane w badanym okresie),

? porównanie zgodności danych JPK współpracujących kontrahentów (co usprawni tzw. kontrole krzyżowe, weryfikujące komplementarność danych sprzedawcy-wystawcy faktury oraz nabywcy-odbiorcy faktury, odliczającego VAT),

? konfrontację danych w ramach poszczególnych struktur JPK między sobą (np. porównanie daty otrzymania faktury obcej w ramach struktury „faktury VAT" z datą ujęcia tej faktury w rejestrze zakupu w ramach struktury „ewidencje zakupu/sprzedaży VAT"),

? weryfikację spójności danych, zawartych w określonej strukturze raportowej (np. czy naliczony podatek dla poszczególnych stawek jest poprawny).

Zadaniem JPK jest również umożliwienie realizacji wewnętrznych audytów, pozwalających na identyfikację potencjalnych nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg podatkowych, a w efekcie ich uporządkowanie. Dzięki temu przedsiębiorca będzie miał możliwość na bieżąco monitorować funkcjonowanie działów finansowo-księgowych swojej firmy. Wykorzystanie elektronicznych instrumentów informatycznych w toku kontroli, z zastosowaniem koncepcji JPK, ma służyć automatycznej ocenie wewnętrznej spójności i integralności dowodów księgowych. Dostosowanie się do formatu wymaganego plikami JPK może dać przedsiębiorcom nowe instrumenty weryfikacyjne w aspekcie poprawności rozliczeń podatkowych (np. w drodze przeprowadzania e-symulacji kontroli podatkowej, na podstawie plików JPK). Implementacja JPK stanowi nowy standard elektronicznej klasyfikacji danych, przetwarzanych na potrzeby sprawozdawczości podatkowo-rachunkowej. ?

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA