JPK - dane trzeba udostępnić na wezwanie organów skarbowych

Jednolity plik kontrolny (JPK) to zbiór informacji dotyczących operacji gospodarczych, realizowanych przez przedsiębiorstwo w określonym czasie, pobieranych bezpośrednio z jego systemów finansowo-księgowych i udostępnianych organom podatkowym wyłącznie w wersji elektronicznej (za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, np. na płycie CD/DVD, pendrive, czy karcie pamięci), według ujednoliconej struktury logicznej, tj. zgodnie z ustalonym, elektronicznym standardem (schemat xml). Celem takiego rozwiązania, opartego na międzynarodowym formacie rekomendowanym przez OECD (SAFT – Standard Audit File for Taxes), jest automatyczne, przy użyciu odpowiednich algorytmów informatycznych, wyodrębnianie i przetwarzanie niezbędnych danych podatkowo-księgowych, generowanych przez podatnika, względnie jego kontrahentów, w toku prowadzonej przez nich działalności gospodarczej. Sposób przesyłania ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których księgi mogą być zapisane i przekazywane, określa rozporządzenie Ministra Finansów z 24 czerwca 2016 r. w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 768).

Wszystko o JPK

Podział raportów

Struktury raportowania danych JPK obejmują siedem kategorii dokumentów:

? księgi rachunkowe (JPK_KR),

? podatkową księgę przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR),

? ewidencję przychodów (JPK_EWP),

? wyciągi bankowe (JPK_WB),

? stany magazynowe (JPK_MAG),

? faktury VAT (JPK_FA),

? ewidencje zakupu/sprzedaży VAT (JPK_VAT).

Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, udostępniona została na stronie internetowej Ministerstwa Finansów: http://www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/dzialalnosc/struktury-jpk (art. 193a § 2 ordynacji podatkowej, dalej: o.p.).

Każdy z dokumentów opisanych właściwym schematem powinien stanowić odrębny plik w formacie xml. Poszczególne struktury obejmują swoim zakresem dwie kategorie danych:

? ogólne (identyfikujące przedsiębiorcę),

? specyficzne (charakterystyczne dla określonego podatku, np. kwoty przychodów na potrzeby podatku dochodowego; stawki VAT i numery indentyfikacyjne na potrzeby rozliczania transakcji wewnątrzwspólnotowych).

Koniec z dobrowolnością

Od 1 lipca 2018 r. wszystkie podmioty, prowadzące księgowość w formie elektronicznej, bez względu na wielkość zatrudnienia i obrotów , są zobligowane, pod rygorem kary porządkowej, wynoszącej obecnie do 2800 zł (art. 262 § 1 pkt 2a, dalej: o.p.) – na żądanie organu podatkowego, przeprowadzającego czynności sprawdzające, kontrolę podatkową lub postępowanie podatkowe – udostępniać mu w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż trzy dni (art. 189 § 2 o.p.), w postaci elektronicznej, tj. w formie plików JPK (przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych):

? księgi rachunkowe i podatkowe,

? ewidencję przychodów,

? wyciągi bankowe,

? obroty magazynowe oraz

? faktury VAT

– w celach weryfikacyjnych (art. 193a § 1 o.p.). Zatem, mikro, mali i średni przedsiębiorcy do 30 czerwca 2018 r. mogli fakultatywnie przekazywać dane w postaci elektronicznej, odpowiadającej strukturze logicznej JPK. Obowiązek ten, w ramach czynności sprawdzających dokonywanych przez organ podatkowy, w związku z kontrolą lub postępowaniem podatkowym – od 1 lipca 2018 r. –odnosi się również do wszystkich kontrahentów podatnika, wykonujących działalność gospodarczą. Do 30 czerwca 2018 r. mikro, mali i średni kontrahenci podatnika, prowadzący księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych – podobnie jak mikro, mali i średni podatnicy, prowadzący księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych – mogli dobrowolnie przekazywać za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciągu z ksiąg podatkowych i dowodów księgowych zapisanych w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej JPK (art. 274c § 1 pkt 2 o.p. w zw. z art. 29 ustawy z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw; DzU poz. 1649 ze zm.).

VAT raportują wszyscy podatnicy

Od 1 stycznia 2018 r. wszyscy podatnicy VAT, prowadzący księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych >patrz ramka (a więc również mikroprzedsiębiorstwa, które od tego dnia dołączyły do grona pozostałych firm, już obciążonych tym obowiązkiem: duże przedsiębiorstwa od 1 lipca 2016 r., małe i średnie przedsiębiorstwa od 1 stycznia 2017r.) są zobowiązani, zgodnie z art. 82 § 1b o.p. – bez wezwania organu podatkowego – przesyłać cyklicznie szefowi KAS drogą elektroniczną (za pomocą środków komunikacji elektronicznej), w formie pliku JPK_VAT, ewidencje zakupu/sprzedaży VAT, w terminie do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, niezależnie od formy dokonywania rozliczeń VAT (miesięcznie lub kwartalnie; >patrz ramka).

>Excel i zerowa deklaracja

Zgodnie z art. 109 ust. 8a ustawy o VAT, od 1 stycznia 2018 r. ewidencja VAT musi być obligatoryjnie prowadzona w formie elektronicznej, przy użyciu programów komputerowych (np. za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Excel).

Plik JPK VAT należy złożyć również wówczas, gdy podatnik składa „zerową" deklarację VAT (w takiej sytuacji, wypełnia jedynie nagłówek pliku i część obejmującą dane identyfikacyjne, zaś w pozostałych pozycjach pozostawia puste pola. ?

Do składania plików JPK (w tym dla potrzeb VAT) są także zobligowani przedsiębiorcy nieposiadający w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności lub siedziby, ale zarejestrowani dla celów VAT oraz podmioty zagraniczne, prowadzące działalność gospodarczą za pośrednictwem położonych na terytorium Polski oddziałów. Obowiązek składania JPK dla potrzeb VAT nie ciąży natomiast na podatnikach wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od VAT (na podstawie zwolnienia przedmiotowego, wynikającego z art. 43 ust. 1 ustawy o VAT lub podmiotowego, określonego w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT).

Uwaga! Niezłożenie JPK, mającego charakter informacji podatkowej, w wyznaczonym terminie może pociągnąć za sobą określone sankcje karne skarbowe (art. 80 § 1 kodeksu karnego skarbowego).

Plik JPK_VAT obejmuje dane identyfikujące podatnika oraz informacje odnoszące się do dokumentacji zakupowej i sprzedażowej, zgodne z danymi wykazanymi w deklaracji VAT. Fakultatywnie podawany jest m.in. jego adres e-mailowy, umożliwiający szybki kontakt z podatnikiem w razie wykrycia przez administrację skarbową ewentualnych niezgodności w złożonym pliku JPK. Wysyłane do podatników, generowane automatycznie, powiadomienia o nieścisłościach, z podpisem „Ministerstwo Finansów, Departament Poboru Podatków" – czy to drogą elektroniczną z adresu: jpk.analizy@ds.mofnet.gov.pl, czy też w formie wiadomości tekstowej SMS – pozwolą podatnikom na dokonanie korekty rozliczenia VAT, bez konieczności bezpośredniej wizyty w urzędzie skarbowym.

Z paragonami czy bez

JPK dla potrzeb VAT w aktualnej wersji uwzględnia również – do czasu utworzenia odrębnej struktury dotyczącej raportów z kas rejestrujących – paragony fiskalne, które należy ujmować zbiorczo, na podstawie raportu fiskalnego okresowego. Wystawienie na rzecz podatnika VAT faktury do sprzedaży paragonowej wymaga ujęcia tej faktury w JPK. Gdyby sytuacja taka wystąpiła już po zaksięgowaniu sprzedaży paragonowej, wówczas trzeba wyksięgować zafakturowaną wartość ze sprzedaży paragonowej i wykazać sprzedaż na podstawie wystawionej faktury. Potrzeby zmian w zapisach ewidencji VAT nie powoduje natomiast wystawienie faktury VAT do sprzedaży paragonowej dla konsumenta, czyli osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Taka sprzedaż może być wówczas udokumentowana jedynie paragonami, zapisem zbiorczym.

Kolejne korekty numerowane

W razie pojawienia się – już po złożeniu pierwszego pliku JPK_VAT za dany okres (oznaczonego numerem „zero") – zdarzeń gospodarczych, powodujących potrzebę odpowiedniej modyfikacji ewidencji VAT (np. wystawienie faktury do paragonów, wystawienie/otrzymanie faktury korygującej), należy złożyć korektę pliku JPK_VAT, oznaczając cel jego złożenia, jeżeli będzie to pierwsza korekta, jako „1". Następnym korektom będą przypisywane kolejne numery, przy czym nie ma ograniczeń co do liczby przesyłanych korekt.

Dostępne narzędzia...

Pliki JPK mogą zostać utworzone i przesłane do organu podatkowego (z użyciem środków komunikacji elektronicznej), alternatywnie za pośrednictwem uaktualnianego oprogramowania finansowo-księgowego, z wbudowaną opcją (funkcjonalnością) generowania plików w standardzie xml lub przy pomocy bezpłatnej, przygotowanej przez Ministerstwo Finansów, aplikacji Klient JPK 2.0. (właściwej dla wykorzystywanej przez podatnika wersji systemu operacyjnego, np. Windows). Aplikacja służy do konwersji pliku w formacie csv do pliku z rozszerzeniem xml i jego wysyłki. Ta jest możliwa po uprzednim podpisaniu – umożliwiającym potwierdzenie tożsamości nadawcy – płatnym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub przy użyciu bezpłatnego profilu zaufanego e-PUAP (eGo).

>Jak założyć profil zaufany