fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Ujęcie w księgach rachunkowych faktury zaliczkowej

Adobe Stock
W obrocie gospodarczym często zdarza się, że zakup dóbr albo usług poprzedzony jest uiszczeniem zaliczki, która stanowi część lub całość ceny – w zależności od tego, jak wcześniej umówiły się strony. Ewidencja księgowa operacji gospodarczych w przypadku uiszczenia zaliczki zależy między innymi od rodzaju zakupu, a także celu, w jakim go dokonano.

Zaliczka zwiększa prawdopodobieństwo dokonania dostawy towarów lub zrealizowania zamówionej usługi, ponieważ rozumie się ją jako rodzaj zabezpieczenie interesów stron zawierających umowę. Jeżeli w umowie przedpłata nie jest jasno zdefiniowana jako zadatek, to mamy do czynienia z zaliczką. Należy pamiętać jednak, że w przypadku niewywiązania się jednej strony z umowy zaliczka – w przeciwieństwie do zadatku – nie podlega zwrotowi i wypłacana jest zawsze stronie wpłacającej, niezależnie od tego, kto z umowy rezygnuje. Szczegółowe regulacje dotyczące płatności z góry na poczet dostaw reguluje Kodeks cywilny.

Faktura VAT

Na początku należy podkreślić, że wpłacona zaliczka powinna zostać udokumentowana fakturą VAT. Wynika to z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, który wskazuje, że jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Ponadto, na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 4 podatnik jest obowiązany poza pewnymi wyjątkami wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży. Termin wystawienia faktury reguluje art. 106i ust. 2 i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy i nie wcześniej niż 30. dnia przed jej otrzymaniem. Zgodnie z art. 106f ust. 3 i 4 ustawy o VAT, jeśli faktura dokumentują wpłatę zaliczki nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Tak zwana faktura końcowa, o której mowa w zdaniu pierwszym, powinna również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. W sytuacji, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur. Z przytoczonych powyżej przepisów ustawy o VAT wynika, że w przypadku, gdy zaliczka uiszczona przez daną jednostkę gospodarczą obejmuje całą kwotę należną kontrahentowi z tytułu wykonania usługi albo dostawy towaru, nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej. Kupujący po uiszczeniu zaliczki powinien oczekiwać na fakturę VAT.

Ewidencja

Operacje związane z nabyciem towaru albo usługi poprzedzone przedpłatą (przy założeniu, że dana jednostka gospodarcza korzysta z wzorcowego planu kont) mogą być ujmowane w następujący sposób:

- wpłata umówionej zaliczki na konto dostawcy (przelew bankowy):

- Wn konto „Rozrachunki z dostawcami" albo 24 „Pozostałe rozrachunki" – w zależności od charakteru nabywanego dobra lub usługi,

- Ma konto „Rachunek bieżący";

- otrzymanie faktury VAT odpowiadającej kwocie wpłaconej zaliczki:

- Ma konto „Rozrachunki z dostawcami" albo 24 „Pozostałe rozrachunki",

- Wn konto „VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Wn konto zespołu 0, 3, 4, 5 lub 7 – w zależności od charakteru nabywanego dobra lub usługi.

Wynika z tego, że ewidencja księgowa operacji gospodarczych w przypadku uiszczenia zaliczki zależy między innymi od rodzaju zakupu, a także celu, w jakim go dokonano. Przedpłata może być związana z usługami albo dobrami, które z kolei mogą dotyczyć na przykład towarów, środków trwałych czy stanowić koszt bieżącej działalności itp. Sposób księgowania zaliczek determinują również przyjęte przez daną jednostkę gospodarczą procedury księgowe oraz możliwości używanego przez nią systemu księgowego. Praktyka pokazuje, że część jednostek gospodarczych ewidencjonuje je na specjalnie wyodrębnionych kontach do momentu odbioru całości usługi lub towaru i otrzymania końcowej faktury VAT. Stosowanie osobnych kont księgowych do ewidencjonowania przedpłat jest pomocne z punktu widzenia kontroli prawidłowości tego rodzaju rozliczeń, a służbom księgowo-finansowym daje pewność, że liczby prezentowane w księgach rachunkowych danej jednostki gospodarczej są prawidłowe. W momencie wykonania usługi lub dostawy towaru dokonuje się w księgach rachunkowych rozliczenia kwoty figurującej na stronie Wn konta wyodrębnionego do ewidencji zaliczek, rozksięgowując ją na odpowiednie konta – jak już podkreślano uzależnione od przeznaczenia zakupu.

Przykład 1.

Założenia

1. W lipcu 2019 r. ABC Sp. z o.o. zamówiła specjalistyczną maszynę produkcyjną niezbędną do wytwarzania sprzedawanych przez nią towarów. Od spółki XYZ S.A. otrzymała ofertę na kwotę 1 230 000,00 zł brutto. W tym samym miesiącu wpłaciła na rachunek bankowy kontrahenta zaliczkę na dostawę w wysokości 10 proc. wartości zamówienia tj.: 123 000,00 zł.

2. W sierpniu 2019 r. do jednostki dostarczono zamówioną maszynę produkcyjną wraz z fakturą końcową. Wartości na fakturze końcowej zostały pomniejszone o wartość uiszczonej zaliczki:

- wartość netto: 1 000 000,00 zł – 100 000,00 zł = 900 000,00 zł,

- VAT naliczony: 230 000,00 zł – 23 000,00 zł = 207 000,00 zł,

- wartość brutto: 1 230 000,00 zł – 123 000,00 zł = 1 107 000,00 zł.

3. Zgodnie z polityką rachunkowości, ABC Sp. z o.o. ewidencjonuje zaliczki na specjalnie wyodrębnionych kontach. Poniżej przedstawiono jak może przebiegać ujęcie księgowe opisanej transakcji.

Dekretacja

Przykład 2.

Założenia

1. W lipcu 2019 r. ABC Sp. z o.o. zamówiła specjalistyczną maszynę produkcyjną niezbędną do wytwarzania sprzedawanych przez nią towarów. Od spółki XYZ S.A. otrzymała ofertę na kwotę 1 230 000,00 zł brutto. W celu przystąpienia do realizacji zamówienia XYZ S.A. zażądała zaliczki w wysokości wartości całości zamówienia, tj.: 1 230 000,00 zł.

2. W sierpniu 2019 r. do jednostki dostarczono zamówioną maszynę produkcyjną i przystąpiono do jej montażu. Na podstawie art. 106f ust. 3 i 4 XYZ S.A. nie wystawiała faktury końcowej.

3. Zgodnie z polityką rachunkowości, ABC Sp. z o.o. ewidencjonuje zaliczki na specjalnie wyodrębnionych kontach. Poniżej przedstawiono jak może przebiegać ujęcie księgowe opisanej transakcji.

Dekretacja

podstawa prawna: ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 1145 ze zm.)

podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 351 ze zm.)

podstawa prawna: ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 2174 ze zm.)

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA