Zaliczka zwiększa prawdopodobieństwo dokonania dostawy towarów lub zrealizowania zamówionej usługi, ponieważ rozumie się ją jako rodzaj zabezpieczenie interesów stron zawierających umowę. Jeżeli w umowie przedpłata nie jest jasno zdefiniowana jako zadatek, to mamy do czynienia z zaliczką. Należy pamiętać jednak, że w przypadku niewywiązania się jednej strony z umowy zaliczka – w przeciwieństwie do zadatku – nie podlega zwrotowi i wypłacana jest zawsze stronie wpłacającej, niezależnie od tego, kto z umowy rezygnuje. Szczegółowe regulacje dotyczące płatności z góry na poczet dostaw reguluje Kodeks cywilny.
Czytaj też: Jak księgować zaliczki
Faktura VAT
Na początku należy podkreślić, że wpłacona zaliczka powinna zostać udokumentowana fakturą VAT. Wynika to z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, który wskazuje, że jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Ponadto, na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 4 podatnik jest obowiązany poza pewnymi wyjątkami wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży. Termin wystawienia faktury reguluje art. 106i ust. 2 i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy i nie wcześniej niż 30. dnia przed jej otrzymaniem. Zgodnie z art. 106f ust. 3 i 4 ustawy o VAT, jeśli faktura dokumentują wpłatę zaliczki nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Tak zwana faktura końcowa, o której mowa w zdaniu pierwszym, powinna również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. W sytuacji, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur. Z przytoczonych powyżej przepisów ustawy o VAT wynika, że w przypadku, gdy zaliczka uiszczona przez daną jednostkę gospodarczą obejmuje całą kwotę należną kontrahentowi z tytułu wykonania usługi albo dostawy towaru, nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej. Kupujący po uiszczeniu zaliczki powinien oczekiwać na fakturę VAT.
Ewidencja
Operacje związane z nabyciem towaru albo usługi poprzedzone przedpłatą (przy założeniu, że dana jednostka gospodarcza korzysta z wzorcowego planu kont) mogą być ujmowane w następujący sposób:
- wpłata umówionej zaliczki na konto dostawcy (przelew bankowy):
