fbTrack
REKLAMA

Pracownicze Plany Kapitałowe

Radzimy, jak łatwo w firmie wdrożyć PPK

Kluczowym elementem jest przygotowanie systemu kadrowo-płacowego. Trzeba sprawdzić, czy dostawca przewidział aktualizację programu, której celem jest wdrożenie obsługi PPK, ewentualnie zmienić dostawcę oprogramowania.
materiały prasowe
Przygotowanie do wprowadzenia przez firmę pracowniczych planów kapitałowych to wyzwanie wymagające od przedsiębiorców dużych nakładów sił i środków.

Przedsiębiorca musi wybrać instytucję finansową, która będzie zarządzać PPK, zabudżetować dodatkowe koszty, zapisać pracowników do programu oraz dostosować system kadrowo-płacowy do obsługi programu. Po 1 stycznia 2020 r. PPK w swoich firmach będą wdrażać przedsiębiorcy zatrudniający od 50 do 249 osób.

Wybór instytucji zarządzającej

Odpowiedzialny za utworzenie w firmie PPK jest pracodawca. Nieważne, czy zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej, agencyjnej, czy dana osoba będzie wykonywać pracę nakładczą, czy jest członkiem rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych.

Do obowiązku pracodawcy należy wybranie instytucji finansowej, która zajmie się zarządzaniem pieniędzmi pracowników. Pracodawca powinien dokonać wyboru w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub – w przypadku braku związków zawodowych – z reprezentacją pracowników wyłonioną w trybie przyjętym w danej firmie. Samodzielnie może to zrobić wyłącznie w sytuacji, gdy nie uda się zawrzeć porozumienia na 30 dni przed ostatecznym terminem zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Za niezawarcie umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową w odpowiednim czasie przewidziane są kary w wysokości 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń.

Na tym etapie warto rozważyć kampanię informacyjną skierowaną do pracowników mówiącą o ich uprawnieniach i obowiązkach oraz o zasadach funkcjonowania PPK. Nie jest to obowiązkowe, natomiast pracodawca musi poinformować pracowników o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej oraz o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej.

Z wybraną instytucją finansową podmiot zatrudniający powinien podpisać umowę o zarządzanie PPK. Umowa powinna zostać zawarta w postaci elektronicznej pozwalającej na zapisanie jej na trwałym nośniku, nie wyklucza to jednak formy papierowej, która będzie wymagać zdigitalizowania. Ostateczny termin zawarcia umowy o zarządzanie to 10 dni roboczych przed upływem terminu na zawarcie umowy o prowadzenie PPK. – Comarch PPK umożliwia zawarcie online umowy o zarządzanie PPK z instytucjami finansowymi takimi jak: Aviva Investors Poland TFI, AXA TFI czy TFI Allianz Polska – mówi Magdalena Pacan, konsultant systemów Comarch ERP.

Kolejny krok to podpisanie przez pracodawcę umowy o prowadzenie PPK. Taką umowę trzeba zawrzeć najpóźniej w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po upływie trzech miesięcy od pierwszego dnia stosowania dla firmy ustawy o PPK. Pracodawca robi to w imieniu i na rzecz wszystkich pracowników, którzy ukończyli 18. rok życia i nie ukończyli 55. roku życia (z wyjątkiem osób, które złożyły pisemną rezygnację) oraz osób między 55. a 70. rokiem życia, które złożyły deklarację przystąpienia do programu.

Rolę instytucji zarządzającej może pełnić towarzystwo funduszy inwestycyjnych, zakład ubezpieczeń na życie, powszechne towarzystwo emerytalne oraz pracownicze towarzystwo emerytalne.

Dostosowanie systemu płacowo-kadrowego

Od 1 stycznia 2020 r. firmy zatrudniające od 50 do 249 osób będą musiały wdrożyć w swoich systemach pracownicze plany kapitałowe. Kluczowym elementem jest przygotowanie systemu kadrowo-płacowego. Trzeba sprawdzić, czy dostawca przewidział aktualizację programu, której celem jest wdrożenie obsługi PPK, ewentualnie zmienić dostawcę oprogramowania. Aplikacje kadrowo-płacowe powinny zostać rozszerzone m.in. o nowe składniki wynagrodzeń, raporty, właściwe naliczanie i odprowadzanie składek. Trzeba sprawdzić, czy firma posiada wszelkie niezbędne ustawowo dane osób zatrudnionych.

– Przy wyborze dostawcy oprogramowania trzeba wziąć pod uwagę kilka czynników – twierdzi Magdalena Pacan. Po pierwsze, czy program będzie współpracował z używanym w przedsiębiorstwie systemem kadrowo-płacowym. Umożliwi to wykorzystanie danych dotyczących pracowników znajdujących się w systemie firmy, bez konieczności ponownego ich wprowadzania. Kolejne kryterium to sposób komunikacji z wybraną instytucją finansową, w której pracodawca prowadzi PPK. Sprawna współpraca aplikacji z instytucją finansową pozwoli na szybką i zgodną z wymogami realizację zadań związanych z programem. Ważnym kryterium, który może decydować o wyborze danego rozwiązania informatycznego, jest wsparcie komunikacji między pracownikiem a pracodawcą. Portal pracowniczy wspomoże pracowników kadr w informowaniu o PPK i zbieraniu wymaganych deklaracji.

Organizacja obsługi

Obsługa PPK spoczywa na pracownikach działów personalnych i wiąże się z prawidłowym naliczaniem i odprowadzaniem wpłat do PPK oraz ścisłą współpracą z wybraną instytucją finansową. Obowiązkiem pracodawcy jest terminowe naliczanie i odprowadzanie do instytucji finansowej wpłat do PPK. Pierwsze wpłaty do wybranej przez pracodawcę instytucji zostaną naliczone po podpisaniu umowy o prowadzenie PPK. Dotyczy to zarówno wpłat finansowanych przez pracodawcę oraz pracownika, niezależnie od tego, czy są to składki obowiązkowe, czy dobrowolne. Obliczanie i pobieranie wpłat odbywa się w terminie wypłaty wynagrodzenia. Wpłaty dokonywane są do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

Wprowadzenie PPK wiąże się z dodatkowymi kosztami, w związku z czym budżet wynagrodzeń należy zwiększyć o około 1,5 proc.

Comiesięczne kwoty wpłat za poszczególnych pracowników mogą się różnić, gdyż odprowadzana kwota stanowi określony procent wynagrodzenia. Pracownicy mogą w dowolnym momencie zmieniać wysokość wpłat dodatkowych lub zrezygnować z uczestnictwa w programie PPK. To pracodawca zobowiązany jest do przekazania do instytucji finansowej decyzji zatrudnionych np. dotyczącej rezygnacji z PPK – mówi Magdalena Pacan. Aplikacja Comarch PPK poza prowadzeniem ewidencji uczestników PPK i naliczaniem składek umożliwia przesyłanie do instytucji finansowej informacji o deklaracjach pracowników oraz pobranych wpłatach.

Aktualnie z systemu Comarch PPK korzysta ponad 400 firm. Aplikacja jest na bieżąco aktualizowana i zgodna z obowiązującymi przepisami prawa. Przy każdorazowym uruchomieniu systemu program sprawdza, czy jest dostępna jego nowsza wersja. Jeśli tak jest, to z automatu jest pobierana z serwerów Comarchu. Użytkownik może być pewny, że będzie zawsze działał zgodnie z literą prawa – dodaje Magdalena Pacan.

Nie wszystkie firmy muszą wprowadzić PPK

Zgodnie z ustawą programów nie będzie musiał tworzyć mikroprzedsiębiorca, jeżeli wszyscy jego pracownicy złożą deklaracje o rezygnacji z wpłat.

Drugi wyjątek stanowią firmy prowadzące już pracownicze programy emerytalne (PPE) pod warunkiem odprowadzania składek w wysokości co najmniej 3,5 proc. dla minimum 25 proc. osób zatrudnionych. Brak konieczności wpłacania na PPK przez pracodawcę i pracownika zachodzi jedynie w sytuacji przestoju ekonomicznego, niewypłacalności pracodawcy lub przejściowego zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej lub jej ograniczenia na skutek powodzi i związanego z tym brakiem środków na wypłatę pensji dla pracowników.

Do osób zatrudnionych w rozumieniu ustawy o PPK nie wliczamy:

– osób zatrudnionych na podstawie umów o dzieło,

– osób na urlopach bezpłatnych,

– osób pobierających świadczenie rehabilitacyjne.

Do osób zatrudnionych w rozumieniu ustawy o PPK wliczamy:

– osoby zatrudnione na podstawie umów zlecenia podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu,

– osoby przebywające na urlopie macierzyńskim,

– osoby przebywające na urlopie wychowawczym.

Na konta w PPK pieniądze będą wpływać z trzech źródeł: od pracodawcy, od pracownika oraz od państwa.

– składka pracownika wynosi 0,5–4 proc. wynagrodzenia;

– składka pracodawcy 1,5–4 proc. wynagrodzenia;

– wpływy od państwa – 250 zł wpłata powitalna i 240 zł dopłata rocznie.

Bezpłatny webinar o PPK odbędzie 28 listopada. Będzie mowa o działaniu aplikacji, a gościnnie wystąpią przedstawiciele Allianz.

Anna Ogonowska-Rejer

Materiał powstał we współpracy z firmą Comarch

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA