Jak efektywnie monitorować koszty – zastosowanie modelu ABC

Całość sprzedaży odbywa się na rynku krajowym, a cała działalność firmy jest prowadzona w jednym zakładzie, który mieści się na obrzeżu dużego miasta,w dwóch odrębnych punktach – zakładzie produkcyjno-biurowym i bazie transportowej.

Wyroby

Cukiernia wytwarza trzy rodzaje produktów: ciasta z blachy, torty okolicznościowe i desery. Ciasta z blachy i torty okolicznościowe są wytwarzane na głównej linii produkcyjnej, natomiast desery mają samodzielną linię technologiczną.

Produkcja

Ciasta z blachy i torty:

Przygotowanie składników

Produkcja odbywa się partiami. Partia wyrobionego ciasta dla każdego smaku wystarcza na wyprodukowanie 500 sztuk wyrobu gotowego. Do każdego rodzaju wyrobu wykorzystuje się taką samą recepturę podstawową ciasta surowego. Następnie dodawane są różne dodatki smakowe, orzechy lub owoce. Na etapie przygotowania, składniki suche (mąkę i cukier) odmierza się i umieszcza w workach po 12,5 kg. Na jedną partię ciasta surowego przygotowuje się 5 worków każdego surowca. Do każdej partii ciasta zużywa się 12,5 bloku masła po 5 kg i czterech tacek jaj (tj. 100 sztuk, 4 tacki po 25 jaj). Większość osób przygotowujących składniki to pracownicy niewykwalifikowani.

Wyrabianie i wypiek

Ciasto surowe wyrabia się w dużych mieszalnikach. Mieszalniki są sterowane ręcznie przez przeszkolonych pracowników. Potem ciasto przelewane jest do kadzi. Następnie, ręcznie napełniane są umieszczone na taśmie blachy. Formy przemieszczają się taśmą do wnętrza pieca. W przypadku partii tortów, 10 tacek umieszcza się ręcznie obok siebie. Wszystkie ciasta piecze się w jednym z trzech pieców przemysłowych. Formy do ciasta z blachy i tortów wkłada się i wyjmuje z pieca ręcznie. Każdy piec przemysłowy może pomieścić pięć form tortów lub 12 form ciasta z blachy. W każdym piecu piecze się jednorazowo jeden rodzaj ciasta. Piece są sterowane komputerowo.

Dekorowanie

Po wystygnięciu wózki z tackami są ręcznie przemieszczane do odrębnych sekcji linii głównej. Ciasta z blachy wyjmuje się ręcznie i umieszcza na taśmie. Pozostała część procesu jest zautomatyzowana: długie odcinki ciasta kroi się maszynowo na kawałki i pakuję w celofan, następnie ręcznie pakuje do pudełek. Torty są umieszczane ręcznie pojedynczo na taśmie. Linia jest półautomatyczna. Na początku każdy tort jest automatycznie lukrowany. Lukry wyrabia niewielki zespół cukierników, którzy stale napełniają kadzie w urządzeniu i ustawiają parametry urządzenia zgodnie z wybranym smakiem, co jest czasochłonne. Ciasta są dekorowane ręcznie, zgodnie z wymaganiami klientów. Pracę tę wykonują pracownicy półkwalifikowani. Ze względu na specyfikę tortów, podlegają one trzykrotnie częstszej kontroli jakości. Po udekorowaniu każdy tort jest ręcznie wkładany do pudełka danego odbiorcy. Indywidualnie zapakowane torty umieszcza się w dużych opakowaniach kartonowych, gotowych do wysyłki do klienta. Na koniec przewozi się je do magazynu wysyłkowego.

Desery

Proces wyrobu deserów jest analogiczny jak w przypadku ciast, choć odbywa się na osobnej, w większości zautomatyzowanej linii produkcyjnej.

Przygotowanie składników

Składniki deserów są zmagazynowane w odrębnym magazynie. Procedura odmierzania składników dla poszczególnych partii jest taka sama jak w przypadku ciast.

Wyrabianie, pieczenie i dekorowanie

Ciasto wyrabia się w taki sam sposób jak w przypadku ciast z formy. Występujące w deserach kremy produkuje się w dużych przemysłowych misach. Ciasto surowe i krem wlewa się do odpowiednich kadzi na początku linii produkcyjnej. Pozostała części procesu jest zautomatyzowana. Każdy smak deseru wymaga nieco innego programu na linii produkcyjnej. W przypadku każdej zmiany smaku należy umyć kadzie, dlatego zwykle w danym dniu wytwarza się jeden smak. Proces produkcji rozpoczyna się od napełnienia pojedynczych pojemników kremem, a następnie ciastem. Pojemniki są dalej kierowane bezpośrednio do pieców. Desery piecze się w ściśle określonym czasie. Po wyjęciu z pieca deser jest studzony i pakowany. Produkcja deserów odbywa się z udziałem pracowników o różnym stopniu wykwalifikowania.

Dystrybucja

Zakład cukierniczy posiada flotę samochodów dostawczych, którymi rozwozi wyroby do klientów. Baza obejmuje warsztaty, gdzie prowadzi się konserwację i naprawy pojazdów.

System rozliczania kosztów

Zakład cukierniczy wykorzystuje tradycyjny system alokacji kosztów. Koszty ogólne produkcji ujmowane są w następujący sposób:

- Koszty ogólne produkcji przypisuje się do jednego z pięciu działów – trzech produkcyjnych i dwóch usługowych. Trzy działy produkcyjne to: przygotowanie składników, wyrabianie/pieczenie oraz dekorowanie. Dwa działy usługowe to magazyny i ogólne zaplecze. Podstawą alokacji jest wartość księgowa środków trwałych, liczba pracowników i wykorzystana część powierzchni zakładu;

- Koszty ogólne produkcji przypisane do działów usługowych są realokowane do działu produkcji według ustalonych zasad, które od ostatnich dwóch lat nie uległy zmianie;

- Każdy z trzech działów produkcji ma swój własny wskaźnik absorpcji kosztów ogólnych wynikający bezpośrednio z czasu pracy.

ZADANIE

Jesteś młodszym specjalistą ds. kontrolingu i dostałeś zadanie od dyrektora finansowego.

Od: Rajiv Patel, dyrektor finansowy

Do: młodszy specjalista ds. kontrolingu

Temat: Rachunek kosztów działań

Wczoraj otrzymałem email od Davida Spencera, dyrektora finansowego Universal Foods (naszej spółki matki).

Chciałby, abyśmy przyjrzeli się metodzie rozliczania naszych kosztów produkcji. Większość zakładów produkcyjnych w grupie Universal Foods stosuje rachunek kosztów działań (ABC). Uważa, że byłoby z korzyścią dla nas, gdybyśmy wdrożyli system ABC i zlecił mi przygotowanie materiału poglądowego dla naszego zarządu na temat wdrożenia w naszym zakładzie.

David poprosił mnie o to, aby w dokumencie znalazły się następujące trzy rozdziały:

- potencjalne korzyści z wdrożenia modelu ABC w spółce,

- etapy projektowania modelu ABC dla spółki,

- zalecenia wraz z uzasadnieniem dotyczące trzech czynników kosztowych, które powinniśmy uwzględnione.

Chciałbym poprosić Cię o przygotowanie tekstu tych rozdziałów i odesłanie ich do mnie.

Komentarz eksperta

Paweł Gieniec, ACMA,CGMA, członek CIMA, Wiceprezes Zarządu Tower Inwestycje sp. z o.o.

Zakład cukierniczy „Pierwsza klasa" jest przykładem dobrze działającej, zyskownej firmy, która w wyniku przejęcia uzyskała możliwość rozwoju swojego potencjału poprzez wdrożenie dobrych praktyk oraz procesów od Universal Foods. Jednym z trafniejszych przykładów może być podejście do rozliczania oraz analizy kosztów, które w efekcie pozwalają na prawidłowe zrozumienie rentowności poszczególnych produktów oraz klientów.

Obecnie cukiernia wykorzystuje standardowy model alokacji koszów, który funkcjonuje uwzględniając główne działy oraz ogólne parametry, takie jak liczba pracowników, powierzchnia użytkowa, wartość maszyn. Zasadnicza część kosztów ogólnych funkcjonowania spółki nie jest alokowana na produkty.