Ulga B+R - jak przygotować się do kontroli

Jak wskazywaliśmy już w poprzednim artykule z cyklu o uldze na działalność B+R („Jak rozliczyć ulgę B+R", DF z 28 stycznia, str. >D6-7), w przypadku skorzystania z ulgi przepisy wymagają tak naprawdę jedynie złożenia załącznika do rocznego zeznania podatkowego – odpowiednio PIT-BR albo CIT-BR.

Czytaj także: Ulga B+R – jak skorzystać i udokumentować wydatki na badania i rozwój

Kłopot może natomiast pojawić się w momencie próby przygotowania się do ewentualnego sprawdzenia przez organy podatkowe czy podatnik prawidłowo wywiązał się ze swoich obowiązków rozliczenia ulgi. Nie ma bowiem żadnego przewodnika czy oficjalnych wytycznych co należy przygotować, aby sprawnie i z wynikiem pozytywnym przejść kontrolę. Nie zostało to również uregulowane w odrębnych przepisach.

Sposoby weryfikacji

Skoro organ podatkowy „dowiaduje się" o stosowanej przez podatnika uldze na działalność B+R ze złożonego zeznania na podatek dochodowy, to należałoby uznać, że ewentualna weryfikacja rozliczeń podatników w tym zakresie będzie rządziła się takimi samymi zasadami jak kontrola rozliczeń podatków dochodowych. Jaki z tego wniosek? Otóż, poprzez brak odrębnego uregulowania sposobów kontroli rozliczeń ulgi B+R, podatnik zdany jest na pewną dozę niepewności, czy aby na pewno wszystko rozliczył tak jak należało. Wraz ze złożeniem zeznania nie otrzymuje bowiem odrębnej informacji odnośnie do prawidłowości rozliczenia ulgi.

Dodatkowo, skoro zeznania podatkowe są składane w wersji elektronicznej, to praktycznie niemożliwe jest załączenie do zeznania jakichkolwiek dodatkowych dokumentów potwierdzających prawidłowość rozliczenia ulgi B+R. W teorii można oczywiście spróbować dostarczyć takie dodatkowe dane z własnej inicjatywy organowi. Niemniej prawdopodobieństwo zbadania ich wraz z odpowiednim zeznaniem jest raczej niskie – choćby z uwagi na brak takiego obowiązku oraz rozmiar wpływających od podatników zeznań podatkowych w tym samym czasie.

W jakim trybie

Organ podatkowy, chcąc sprawdzić prawidłowość rozliczenia ulgi B+R, może posłużyć się dwoma trybami wskazanymi w ordynacji podatkowej. Chodzi o czynności sprawdzające i kontrolą podatkową. Czynności sprawdzające, w przeciwieństwie do kontroli podatkowej, nie pozwalają na przeprowadzenie pełnego postępowania wyjaśniającego, czyli takiego, który może się zakończyć wydaniem decyzji podatkowej. Cel czynności sprawdzających został szczegółowo określony, wobec czego mogą one dotyczyć jedynie:

- sprawdzenia terminowości składania deklaracji i wpłacania podatków,

- stwierdzenia formalnej poprawności ww. dokumentów,

- ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami,

- weryfikacji poniesionych przez podatnika wydatków i uzyskanych przychodów (dochodów) opodatkowanych lub przychodów (dochodów) nieopodatkowanych,

- weryfikacji danych i dokumentów przedstawionych przez podatników dokonujących rejestracji podatkowej.

Prowadzenie czynności wykraczających poza ww. zakres musi zostać objęte innym trybem niż czynności sprawdzające, np. kontrolą podatkową.

Zarówno czynności sprawdzające, jak i kontrole podatkowe prowadzone są przez urzędy skarbowe właściwe dla sprawdzanego / kontrolowanego przedsiębiorcy.

Zobowiązania podatkowe zasadniczo przedawniają się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przykład

W przypadku złożenia deklaracji na podatek dochodowy wraz z odpowiednim załącznikiem odnoszącym się do działalności B+R za 2018 r., podatnik może się spodziewać pytań organu w tym zakresie aż do końca 2024 r.

Można zapytać, ale...

Wielu przedsiębiorców zamiast czekać do 2024 r. wolałoby zapewne dużo wcześniej mieć pewność, że ich rozliczenie ulgi B+R jest prawidłowe i nie ma w tym zakresie konieczności dokonywania zmian. Niestety ustawodawca nie przewidział odrębnego trybu postępowania kontrolnego w przypadku rozliczeń ulgi B+R. Mówiąc wprost, nie ma formalnego trybu, który umożliwiałby podatnikowi samodzielne zgłoszenie się do urzędu skarbowego wraz z niezbędną dokumentacją celem potwierdzenia prawidłowości prowadzonych rozliczeń. W praktyce bowiem takie rozwiązanie wiązałoby się z trudnościami natury praktycznej, począwszy od zakresu dokumentacji, jaką organ miałby wówczas badać, przez czasochłonność takiego przedsięwzięcia, kończąc na braku mocy wiążącej co do informacji uzyskanej w urzędzie skarbowym bez konkretnego trybu.

Niemniej jednak, ustawa o Krajowej Administracji Skarbowej nakłada na urzędy skarbowe określone obowiązki, wśród których jest m.in. zapewnienie obsługi i wsparcia podatnika i płatnika w prawidłowym wykonywaniu obowiązków podatkowych. Przedsiębiorca ma zatem możliwość zgłoszenia się do swojego urzędu skarbowego celem wyjaśnienia swoich wątpliwości. Takie bieżące wsparcie organów podatkowych może w praktyce znacznie ułatwić rozliczanie ulgi. Stanowi również swego rodzaju „zapewnienie" o przyjętym przez organy stanowisku w zakresie rozliczania ulgi B+R.

Co zatem zrobić, żeby uniknąć nieprzyjemności w trakcie czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej? Poniżej przedstawione zostały kategorie dokumentów, które z perspektywy prowadzenia prac B+R mają kluczowe znaczenie dla aspektów podatkowych.

O co może poprosić organ

Zasadniczo organy mogą poprosić o wgląd / dostęp do wszelkich dokumentów i informacji, które ich zdaniem pomogą osiągnąć cel prowadzonych czynności / kontroli. Nie można zatem z całą pewnością określić konkretnych kategorii dokumentów, których posiadanie jest niezbędne. Konieczne więc będzie kierowanie się intuicyjnym podejściem do metodologii przyjmowanych przez organy w trakcie prowadzonych czynności. Należy przy tym pamiętać, że nie każdy podmiot prowadzi na tyle rozległe prace B+R, żeby konieczne było posiadanie wszystkich niżej omawianych dokumentów. Rozmiar prowadzonych prac ma bowiem znaczenie. Gdy prace B+R będą stanowić nie więcej niż np. 5-10 proc. całkowitej działalności podatnika, zdobycie niektórych z dokumentów na potrzeby ewentualnej kontroli będzie zbyt czasochłonne, a często i bezcelowe.

Ewidencja kosztów kwalifikowanych

Z perspektywy samego B+R, kluczowe jest prowadzenie stosownej ewidencji kosztów kwalifikowanych ponoszonych w przedsiębiorstwie tak, aby uwzględniała ona ich tzw. mapowanie, tj. przypisywanie wydatków do konkretnych kategorii kosztów kwalifikowanych. Stąd w przypadku rozliczania ulgi B+R trzeba pamiętać o omówionych już we wcześniejszych artykułach z cyklu kosztach kwalifikowanych, które powinny być możliwe do zidentyfikowania na podstawie prowadzonych ewidencji.

Ewidencja projektów i wyników

Z założenia przyjmuje się, że przedsiębiorca prowadzi określone prace B+R dla osiągnięcia konkretnego rezultatu. Trudno bowiem wyobrazić sobie prowadzenie działalności niezmierzającej do osiągnięcia w przyszłości zysku, czyli generującej jedynie samą możliwość skorzystania z ulgi bez wymiernej korzyści zwrotnej. W związku z tym, wskazane byłoby prowadzenie ewidencji projektów B+R oraz / lub ewidencji wyników prowadzonych prac B+R, w ramach których możliwe byłoby wskazanie archiwizowanych wyników projektów B+R, które zostały przeprowadzone w danym okresie.

Ewidencja kadrowa

Do kosztów prac rozwojowych zalicza się również wydatki ponoszone na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych bezpośrednio w ich realizację. Jeżeli zatem, przykładowo, przywoływany już we wcześniejszych artykułach pan Stefan zatrudnia 45 pracowników, z czego 15 jest zaangażowanych w realizację prac B+R, to pan Stefan powinien prowadzić ewidencję kadrową, w której w sposób jednoznaczny zidentyfikuje pracowników zaangażowanych w prace B+R oraz określi ich wymiar czasu pracy. To samo dotyczy sytuacji, w której pracownicy pana Stefana częściowo zajmują się B+R, a częściowo odrębną działalnością (przykładowo, w stosunku 100h do 60h przy założeniu 160-godzinnego wymiaru czasu pracy w miesiącu). Odpowiedni stosunek godzin przepracowanych w ramach B+R w odniesieniu do godzin z całego okresu sprawozdawczego również powinien jasno wynikać z prowadzonej ewidencji.

Polityka rachunkowości

W przypadku firm prowadzących prace B+R o rozległych rozmiarach, jak również posiadających szerokie spektrum różnych rodzajów aktywności, zasadne może być rozważenie unormowania kwestii dotyczących księgowania wydatków odnoszących się do B+R w obowiązującej w danej jednostce polityce rachunkowości. Przyjmuje się bowiem, że jednostka stosuje rozwiązania narzucone w przyjętej polityce, więc z perspektywy organów może to stanowić dodatkowe potwierdzenie prawidłowości prowadzonych rozliczeń. Spółka może również (niezależnie od rozmiarów) opracować wewnętrzny dokument odrębny od polityki rachunkowości, a odnoszący się jedynie do rozliczania ulgi B+R.

Sprawozdanie dla GUS

Podatnicy mają możliwość (nie obowiązek) składania do Głównego Urzędu Statystycznego sprawozdań z działalności B+R, za pośrednictwem formularza PNT01. Złożenie takiego zawiadomienia dla celów statystycznych może stanowić dodatkowe uprawdopodobnienie prowadzenia przez podatnika takiej działalności oraz uzasadnienie ponoszonych na nią wydatków. Formularz został jednak skonstruowany na dużym poziomie szczegółowości i wymaga wpisania wielu detalicznych danych, które nie są możliwe do wskazania we wszystkich jednostkach operujących w sektorze B+R. Złożenie takiej informacji z pewnością będzie łatwiejsze dla dużych jednostek, u których działalność B+R jest przeważająca bądź wyłączna.

Pisemne uzasadnienie wydatków

Oczywiście, podatnik zobowiązany jest we właściwy sposób przechowywać wszelkie dokumenty związane z zakupem przykładowo materiałów czy sprzętu, niezbędnych do prowadzenia prac B+R. Posiadanie stosownych dokumentów jest jednym z czynników pozwalających zakwalifikować dany wydatek jako koszt kwalifikowany. Dodatkowo, na korzyść podatników może wpływać posiadanie dodatkowej dokumentacji zawierającej pisemne uzasadnienia poniesionych wydatków, uwzględniających przede wszystkim ich związek z prowadzonymi pracami B+R oraz ich wpływ na postęp tych prac.

* * *

Podsumowując, nie jest możliwe wskazanie jednolitego zamkniętego katalogu dokumentów gwarantujących podatnikowi „bezpieczeństwo" w przypadku prowadzenia wobec niego czynności sprawdzających bądź kontroli podatkowej. Przy uwzględnieniu rozmiarów prowadzonych prac B+R przedsiębiorcy powinni jednak mieć na względzie przede wszystkim to, żeby posiadane dokumenty pozwalały na uznanie, iż prowadzona przez nich działalność B+R nie budzi wątpliwości, a poniesione w związku z nią wydatki znajdują uzasadnienie i pozwalają na przypisanie ich do kosztów kwalifikowanych. ?

Adam Allen jest doradcą podatkowym, współzałożycielem i wspólnikiem w kancelarii doradztwa podatkowego Thedy & Partners

Marta Zientara jest starszym konsultantem w kancelarii doradztwa podatkowego Thedy & Partners

Czytelników zachęcamy do kontaktu z autorem w celu zgłaszania praktycznych pytań lub wątpliwości, które mogą zostać omówione w kolejnych częściach cyklu. Kontakt do autora: adam.allen@thedy.pl

Bez żadnego trybu

Podatnik może zwracać się do urzędów skarbowych z prośbą o ocenę, czy stosowany przez niego mechanizm rozliczeń ulgi B+R stoi w zgodzie z przepisami, jednak kontakty te mogą mieć charakter jedynie nieformalny. Polskie ustawodawstwo nie zna bowiem trybu, w którym organ mógłby na prośbę podatnika przeprowadzić pełną weryfikację rozliczeń.– Jest to możliwe w trybie czynności sprawdzających bądź kontroli podatkowej.

podstawa prawna:art. 26e ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzUz 2018 r. poz. 1509 ze zm.)