fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Podatek dochodowy

Ulga B+R – jak skorzystać i udokumentować wydatki na badania i rozwój

Adobe Stock
Przedsiębiorca, który chce odliczyć wydatki na B+R, nie musi tworzyć odrębnych działów badawczych. Wystarczy, że wprowadzi unowocześnienia systemu, ulepsza produkt, wdraża nowe technologie czy optymalizuje istniejące procesy.

Podatnik uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych ma prawo odliczyć od podstawy opodatkowania koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową. Istota ulgi (jej sedno) jest opisane w słowniczkach ustawowych odpowiednio w art. 5a pkt 38, 39 i 40 ustawy o PIT i w art. 4a pkt 26, 27 i 28 ustawy o CIT. Ulga została określona w sposób bardzo szeroki. Szczególnie korzystnie zostały zdefiniowane prace rozwojowe, przez które ustawodawca rozumie nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności z dziedziny nauki, technologii i działalności gospodarczej oraz innej wiedzy i umiejętności do planowania produkcji oraz tworzenia i projektowania nowych, zmienionych lub ulepszonych produktów, procesów i usług, z wyłączeniem prac obejmujących rutynowe i okresowe zmiany.

Właściwie każda forma twórczej działalności może zostać uznana za działalność rozwojową w każdym przedsiębiorstwie, także usługowym, niezależnie od wielkości czy branży. Należy przy tym mieć na uwadze od dawna już utarte stanowisko sądów administracyjnych, że wykładnia przepisów w doniesieniu do ulg i zwolnień powinna być dokonywana wąsko. Istnieje obawa, że organy podatkowe będą, biorąc pod uwagę otwarty charakter ulgi, dokonywać jej niedopuszczalnej wykładni zawężającej. Trudno im jednak będzie ją ograniczać, z uwagi na wykładnię językową ww. przepisów, które wskazują na szerokie możliwości jej stosowania w przedsiębiorstwach.

Aby skorzystać z ulgi, nie jest wymagane tworzenie odrębnych działów badawczych, czy wyspecjalizowanych komórek w przedsiębiorstwach. Prowadzenie prac rozwojowych może polegać np. na działaniu takim jak rozwój systemu informatycznego, prace nad efektywniejszym systemem produkcji czy po prostu ulepszaniem produktu, wprowadzanie nowych i ulepszanie standardowych produktów i usług, wdrażanie nowych technologii czy optymalizacji istniejących procesów.

Kto może być beneficjentem

Adresatami ulgi na działalność badawczo-rozwojową nie są wyłącznie podmioty, które prowadzą działalność w obszarach, w stosunku do których intuicyjne przypisuje się takie cechy jak nowoczesność i innowacyjność, np. branża IT. Analiza dotychczasowej praktyki organów podatkowych wskazuje, że fiskus dopuszcza, żeby z ulgi na działalność badawczo-rozwojową korzystały takie podmioty jak:

- producent drożdży oraz dodatków piekarniczych (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 25 stycznia 2017 r., 2461-IBPB-1-2.4510.934.2016. 3.KP),

- producent konstrukcji stalowych (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 22 czerwca 2016 r., ?IBPB-1-2/4510-281/16/KP),

- producent galanterii mlecznej (interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 grudnia 2017 r., 0114-KDIP2-1.4010.343.2017.1.JS),

- producent wyrobów małego AGD (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 20 lutego 2017 r., 2461-IBPB-1-2.4510.59.2017.1.BG),

- producent odlewów żeliwnych dla branży samochodowej, kolejowej, górniczej, maszynowej oraz obróbki metali (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 4 stycznia 2017 r., 2461-IBPB-1-3.4510.865.2016.2.TS),

- producent klejów (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 grudnia 2016 r., 1462-IPPB5.4510.938.2016.1.MR),

- dostawca usług doradczych i rozwiązań informatycznych (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 sierpnia 2016 r., IPPB5/4510-641/16-3/MR),

- producent leków, suplementów diety oraz produktów medycznych (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 lipca 2016 r., IBPB-1-2/4510-416/16/KP).

Jakie dokumenty należy sporządzić

Ustawy podatkowe nakładają na podatników, którzy chcą skorzystać z ulgi na badania i rozwój, obowiązek wyodrębnienia kosztów działalności badawczo-rozwojowej, w tym kosztów pracowniczych w prowadzonych księgach podatkowych. Zgodnie bowiem z art. 9 ust. 1b ustawy o CIT, a także art. 24a ust. 1b ustawy o PIT, podatnicy prowadzący działalność badawczo – rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia, są obowiązani w ewidencji rachunkowej wyodrębnić koszty działalności badawczo – rozwojowej. Zarówno ustawa o PIT, jak i ustawa o CIT nie wskazują szczegółowego sposobu ich ewidencjonowania. Wyodrębnienie powinno umożliwić prawidłowe zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych (interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 lutego 2018 r., 0111-KDIB1-2.4010.481.2017.1.BG). Rzetelnie prowadzona dokumentacja działalności w tym zakresie jest pomocna chociażby z przyczyn dowodowych.

Czas pracy

Przepisy podatkowe umożliwiają uznanie za koszty kwalifikowane należności z tytułu wynagrodzeń pracowników faktycznie realizujących czynności badawczo-rozwojowe.

Przykład

W celu wyodrębnienia czasu pracy poświęconego przez pracownika na ww. czynności, należałoby prowadzić jego ewidencję wskazującą na ogólny czas pracy danego pracownika z podziałem na czas poświęcony na realizację czynności badawczo – rozwojowych. W tym celu wystarczające jest prowadzenie takiego zestawienia w arkuszach kalkulacyjnych programu Microsoft Excel (interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 lipca 2017 r., 0111-KDIB1-3.4010.105.2017.2.IZ).

Przepisy podatkowe nie regulują wprost obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracowników zatrudnionych w celu realizacji działalności badawczo – rozwojowej dla potrzeb rozliczenia ulgi. Organy podatkowe zajmują mniej lub bardziej rygorystyczne stanowisko co do sposobu dokumentowania i uregulowania kwestii związanych z pracownikami. Niekiedy twierdzą, że pracownik wykonujący czynności badawczo-rozwojowe w pełnym wymiarze czasu pracy nie musi go ewidencjonować, gdyż w takim przypadku wystarczy odpowiednia ewidencja prowadzonych projektów. Organy przyjmują za dostateczne stosowanie kart stanowiskowych pracy w zakresie obowiązków, które powinny wskazywać działania dotyczące badań i rozwoju. Z drugiej jednak strony wskazują, że w umowie o pracę/dzieło/zlecenie powinny być zawarte postanowienia, że dany pracownik zatrudniony jest również w celu realizacji takiej działalności. Istnieje także stanowisko, że w momencie tworzenia zespołów roboczych powinny być przygotowywane skierowania do prac o tego typu charakterze, wskazujące oddelegowanie danego pracownika do wykonywania w ramach obowiązków działań badawczo-rozwojowych.

Specjalny dział w firmie

W celu realizacji działań związanych z badaniami i rozwojem przedsiębiorstwo może (choć nie jest to wymagane) utworzyć dział badawczo-rozwojowy. W tym celu należy np.:

- podjąć uchwałę o utworzeniu takiego działu,

- ustanowić jego regulamin organizacyjny, w którym określone zostaną zasady działania, zadania oraz organizacja.

Rejestr projektów

Niezbitym dowodem prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej może być ewidencja realizowanych projektów. Powinna ona zawierać np.:

- opis projektu,

- czas rozpoczęcia i zakończenia prac nad projektem,

- wykaz osób zaangażowanych przy konkretnym projekcie,

- wykaz prac stworzonych w danym projekcie z imiennym przyporządkowaniem do konkretnej osoby wykonującej konkretną pracę,

- określenie czasu pracy spędzonego przez daną osobę nad pracą w danym projekcie (interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 listopada 2017 r., 0115-KDIT2-3.4010.248. 2017. 2.PS).

Organizacja rachunkowości

Aby wyodrębnić koszty kwalifikowane odliczane w ramach ulgi na badania i rozwój, wystarczy wyodrębnić konta pozabilansowe, na których gromadzone będą wydatki na wynagrodzenia pracowników oraz koszty zakupów czy prac związanych z tworzeniem lub ulepszaniem usług, produktów oraz rozwiązań (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 sierpnia 2016 r., IPPB5/4510-641/16-3/MR).

Zapewnienie prawidłowej realizacji zasad (polityki) rachunkowości prac badawczo-rozwojowych wymaga odpowiedniej organizacji rachunkowości w zakresie identyfikacji, wyceny i prezentacji efektów tych prac. W tym celu:

1. Politykę rachunkowości przedsiębiorstwa można uzupełnić o: wydatki poniesione w bieżącym okresie sprawozdawczym na prace badawczo-rozwojowe; stanowią one stronę Wn konta „Rozliczenia międzyokresowe kosztów – Koszty prac badawczo-rozwojowych";

2. Koszty prac badawczo – rozwojowych powinny być odnoszone na konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów – Koszty prac badawczo-rozwojowych" w korespondencji z kontem zespołu 1, 2, 3.

3. Na koniec okresu sprawozdawczego koszty prac badawczo – rozwojowych byłyby odpisywane w ciężar kosztów konta zespołu 4 (w przedsiębiorstwach sporządzających porównawczy rachunek zysków i strat) oraz/lub w ciężar konta zespołu 5 (w przedsiębiorstwach sporządzających kalkulacyjny rachunek zysków i strat) w korespondencji z kontem „Rozliczenie kosztów".

4. W zakładowym planie kont przedsiębiorstwa trzeba by było utworzyć dodatkowe konto syntetyczne grupy 6 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów – Koszty prac badawczo-rozwojowych. Na tym koncie w ciągu roku (okresu obrachunkowego) byłyby księgowane wyłącznie koszty prac rozwojowych.

5. Do ww. konta syntetycznego należałoby utworzyć konta analityczne:

- wynagrodzenia pracowników /zleceniobiorców/ wykonawców umów o dzieło,

- koszty materiałów i surowców,

- odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

- koszty ekspertyz, opinii, usług doradczych, wyników badań naukowych wykorzystywanych na potrzeby działalności badawczo – rozwojowej,

- koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego wykorzystywanych na potrzeby działalności badawczo – rozwojowej.

6. Ponadto można by utworzyć konto syntetyczne zespołu kont 5 – Koszty prac badawczo-rozwojowych oraz konta analityczne do kont zespołu 4 według rodzaju kosztów prac badawczo – rozwojowych zgodnie z ww. podziałem.

Przykładowe działania

Katalog czynności kwalifikowanych do ulgi na badania i rozwój jest bardzo szeroki. Przykładowe działania kwalifikujące się do ww. ulgi w zależności od branży, w której działają przedsiębiorstwa, zostały przedstawione w załączonej tabeli.

Jacek Obidowski, radca prawny i doradca podatkowy, prezes Kancelarii Prawno-Podatkowej Lei sp. z o.o. www.kancelarialei.pl

Ważne jest odpowiednie udokumentowanie prowadzonych prac

Ogólny charakter definicji działalności badawczo – rozwojowej sprawia, że podatnicy nie są pewni czy realizacja danych działań się w nią wpisuje. Jak jednak wskazano w artykule, krąg podmiotów mogących skorzystać z omawianej ulgi podatkowej jest bardzo szeroki, niezależnie od branży w jakiej działają. Kluczowym elementem jest, aby wykonywane prace związane z projektami miały charakter twórczy, prowadzone były w sposób systematyczny, a ich celem było zwiększenie zasobów wiedzy oraz ich wykorzystanie do tworzenia nowych zastosowań. Prowadzenie dokumentacji w sposób zaproponowany w artykule umożliwi precyzyjniejsze określenie kosztów kwalifikowanych do ulgi na badania i rozwój oraz okres, z którym koszty te są związane.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA