fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem - czy jest skuteczne

Adobe Stock
Zwolnienie pracownika za pośrednictwem skrzynki elektronicznej jest ważne, ale bez złożenia kwalifikowanego podpisu nadal wadliwe.

Pojawienie się pierwszego projektu tarczy 3.0. wywołało w ostatnim tygodniu kwietnia sporo zamieszania pod kątem prawa pracy. Wiele z zaproponowanych rozwiązań spotkało się ze stanowczą krytyką pracowników i związków zawodowych. Ostatecznie ze względu na liczne kontrowersje z większości rozwiązań zrezygnowano. O ile jednak porzucenie pomysłów jednostronnego obniżenia wymiaru czasu pracy czy zawieszenia obowiązywania układów zbiorowych pracy jest uzasadnione, o tyle rezygnacja z wypowiadania umowy o pracę przez e-maila i brak rozszerzenia czynności, które mogą być dokonane w formie elektronicznej, nie zasługuje na aprobatę. Zwłaszcza, że doręczanie za pośrednictwem poczty zostało istotnie zmodyfikowane.

Pierwsze utrudnienie

Zgodnie z art. 98 tarczy 2.0. nieodebranego pisma, którego termin odbioru określony w awizo przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w tych stanach oraz przed upływem 14 dni od dnia ich zniesienia (poza wyjątkami, które nie dotyczą stosunku pracy).

Czytaj także:

Dla pracodawców oznacza to istotne utrudnienia w skutecznym przekazywaniu oświadczeń woli w czasie pandemii, zwłaszcza gdy pracownik unika odbioru przesyłek, czyli podczas zwolnień.

Przed zmianą

Zanim wprowadzono ten przepis, wystarczyło, że pracodawca wysłał wypowiedzenie umowy o pracę pocztą za potwierdzeniem odbioru na ostatni przekazany przez pracownika adres zamieszkania. Nawet gdy przesyłki nie udało się prawidłowo doręczyć, za chwilę złożenia oświadczenia woli o rozwiązaniu stosunku pracy uznawało się moment, w którym adresat miał możliwość zapoznania się z przesyłką (najpóźniej jest to ostatni możliwy dzień odbioru przesyłki wskazany na powtórnym awizo).

W czasie pandemii

Po wprowadzeniu przywołanego przepisu doręczenie wypowiedzenia w opisany sposób nie jest już możliwe w czasie pandemii.

Poczta Polska wprowadziła jednak nowe wytyczne. Listy polecone mogą być doręczone do skrzynki pocztowej, a dla przesyłek kurierskich zawieszono obowiązek pokwitowania odbioru. Przy rozwiązywaniu stosunku pracy takie sposoby doręczania mogą wprowadzić większy chaos i niepewność obrotu prawnego, niż doręczanie e-mailem.

Pozostałe możliwości mają natomiast istotne wady. Popularne przed pandemią wręczenie pracownikowi wypowiedzenia osobiście w miejscu pracy musi obecnie odbyć się z zachowaniem najwyższych standardów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, a mimo to nadal może stwarzać pewne ryzyko czy zwykłe utrudnienia organizacyjne, zwłaszcza w firmach, które niemal w całości przeszły w tryb pracy zdalnej.

Podczas doręczania dokumentu rozwiązującego stosunek pracy za pośrednictwem kuriera lub upoważnionego pracownika może dojść do problematycznych sytuacji. Przede wszystkim pracownik może unikać kuriera, skoro nie spodziewa się przesyłki, a kurier w przypadku niezastania pracownika nie może pozostawić listu bez pokwitowania odbioru.

Niewątpliwie najlepszym, dostępnym obecnie rozwiązaniem, jest doręczenie dokumentu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który na mocy przepisów kodeksu cywilnego (mających tu zastosowanie) jest równoważny dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi. Jednak z tej możliwości korzystają przede wszystkim duże firmy, które stać na to rozwiązanie.

Wiadomość na skrzynce

Pomocny dla pracodawców mógł się okazać pomysł wypowiadania umowy o pracę drogą e-mailową bez użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Obecnie ten sposób jest nieprawidłowy, gdyż oświadczenie woli wysłane e-mailem bez certyfikowanego podpisu nie stanowi formy pisemnej, która jest wymagana przy rozwiązywaniu stosunku pracy. Takie elektroniczne doręczenie wypowiedzenia jest co prawda ważne i wywołuje skutki prawne, ale jest wadliwe i możliwe do zakwestionowania przed sądem (w konsekwencji może skutkować przywróceniem pracownika do pracy lub przyznaniem mu odszkodowania).

Zaproponowanej zmiany, z której ostatecznie zrezygnowano, nie powinno się zatem postrzegać w kategoriach kontrowersji. Nie naruszałaby ona bowiem prawa pracownika do odwołania się od decyzji pracodawcy, lecz jedynie wykluczałaby możliwość skutecznego podważenia wypowiedzenia przed sądem wyłącznie ze względu na to, że naruszono formę czynności prawnej (dla której nie został nawet zastrzeżony rygor nieważności). Dokumenty podpisywane kwalifikowanym podpisem są doręczane w taki sam sposób (tj. e-mailem) i nie budzi to zastrzeżeń. Co więcej, np. zawarcie porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę można co do zasady zawrzeć w formie mailowej (bez kwalifikowanych podpisów).

Inaczej mówiąc, ta zmiana wyeliminowałaby zróżnicowane skutki podczas wysłania wypowiedzenia umowy e-mailem opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez tych pracodawców, których na to stać, a wysłaniem tej samej wiadomości bez certyfikowanego podpisu.

Co więcej, tego rodzaju forma czynności prawnej występuje od 2016 r. w kodeksie cywilnym. Zgodnie z art. 772 k.c. do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w taki sposób, by było możliwe ustalenie osoby składającej to oświadczenie.

Dokumentowa forma zachowana będzie tylko wówczas, gdy podmiot składający oświadczenie woli utrwali jego treść w postaci dokumentu, którym jest również wiadomość e-mail. Forma ta zastrzeżona jest obecnie m.in. dla

odstąpienia od umowy zawartej w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, a także np. dla pożyczki powyżej 5000 zł. Przepis art. 772 k.c. obowiązuje już od kilku lat i można powiedzieć, że się po prostu sprawdził.

Musi być możliwość zapoznania się z treścią

Dla elektronicznego doręczenia oświadczenia woli konieczne jest wprowadzenie go do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby adresat mógł zapoznać się z jego treścią. Zatem pracownik nie musi przeczytać treści e-maila, aby wypowiedzenie umowy o pracę było skuteczne. Powinien jednak mieć taką możliwość (podobnie jak przy formie pisemnej), a zatem wiadomość musi pojawić się w jego skrzynce mailowej. Pracodawca nie powinien bagatelizować tego aspektu, gdyż to jego obciąża ciężar udowodnienia tej okoliczności w sądzie. Wskazany rozkład ciężaru dowodu stanowi zabezpieczenie interesu pracowników. Warto zatem wysłać e-maila na skrzynkę służbową (jeśli pracownik ma do niej dostęp), a nie na prywatną oraz zadbać o potwierdzenie odbioru przez pracownika.

Emilia Kalecka prawnik, DLA Piper sp.k.

Warto zastanowić się, czy w czasie pandemii powinno być możliwe dokonywanie innych czynności poprzez e-mail nieopatrzony kwalifikowanym podpisem, np. zawarcie umowy o pracę czy wprowadzenie zmian w jej treści. W pełni wystarczająca wydaje się możliwość potwierdzenia warunków zatrudnienia w wiadomości e-mail. Szersze zastosowanie doręczenia za pośrednictwem e-mail z pewnością stanowiłoby duże ułatwienie tak dla pracodawców, jak i pracowników, a do takich właśnie usprawnień należy dążyć w dobie pandemii i pracy zdalnej.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA