Jak zdalnie zwolnić pracownika: mailem czy listownie?

Proponowane przez rząd rozwiązania pomocowe dla pracodawców mają na celu wsparcie pracodawców i ochronę miejsc pracy. Zakres proponowanej pomocy jest coraz szerszy, co pozwala wyrażać nadzieję, że okażą się wystarczające do utrzymania etatów w przedsiębiorstwach najbardziej dotkniętych spadkami obrotów. Jednak pracodawcy powinni być przygotowani również na mniej optymistyczny scenariusz i mieć świadomość swoich obowiązków oraz dostępnych rozwiązań technicznych w przypadku, gdy nieunikniona okaże się redukcja etatów.

Epidemia Covid-19 wymusiła szereg zmian w obszarze działania wielu przedsiębiorstw i przyjętej przez nie organizacji pracy. Trudna sytuacja ekonomiczna związana z zawieszeniem międzynarodowego transportu lotniczego, zamknięciem granic dla cudzoziemców oraz ograniczeniami w działalności głównie sektora usług i handlu, ale też pozostałych przedsiębiorców, może odbić się na ich kondycji finansowej, a  w konsekwencji na trwałości zatrudnienia pracowników.

Pracodawcy, którzy planowali dokonanie zwolnień indywidualnych już wcześniej oraz ci, których okoliczności zmuszą do takich zwolnień w najbliższym czasie, będą musieli zmierzyć się z dodatkowymi trudnościami logistycznymi przy doręczaniu pisemnych wypowiedzeń umów. Trudności będą związane m.in. z wykonywaniem przez pracowników pracy zdalnej z domu i związanym z tym brakiem osobistych kontaktów między nimi a przełożonymi. Wśród pracodawców pojawiają się wątpliwości, czy w przypadku skierowania wszystkich lub większości pracowników do pracy w systemie zdalnym oraz brakiem bezpośrednich spotkań służbowych, można – nie naruszając wymogów prawnych – doręczyć pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę bez osobistego kontaktu z nim?

Czytaj też: E-mail z wypowiedzeniem skuteczny jak pismo

Wymogi ogólne

Rozwiązanie umowy o pracę jest jedną z najbardziej niewygodnych i trudnych decyzji, jakie muszą podejmować pracodawcy wobec zatrudnianych osób. Proces ten jest sformalizowany i wymaga zachowania ściśle określonych wymogów zawartych w przepisach kodeksu pracy, dotyczących m.in.:

- doręczeń,

- pisemności,

- konieczności podania przyczyny rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony,

- poinformowania o przysługującym pracownikowi prawie odwołania się do sądu pracy w terminie 21 dni od doręczenia wypowiedzenia.

Doręczenie zdalne...

Wypowiedzenie umowy o pracę, które własnoręcznie podpisał pracodawca lub inna umocowana do tego osoba i które spełnia wymogi określone w art. 30 k.p., można przesłać pracownikowi na jego adres domowy pocztowym listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo kurierem również z potwierdzeniem doręczenia. To rozwiązanie ma jednak kilka wad.

Poza obiektywnymi trudnościami osobistego zakomunikowania faktu zwolnienia z pracy w trakcie doręczania pisemnego wypowiedzenia, jednym z głównych ryzyk dla pracodawcy jest brak możliwości określenia dokładnej daty i godziny doręczenia. Może się natomiast okazać, że na dzień doręczania wypowiedzenia pracownik uzyskał zwolnienie lekarskie lub wnioskował o urlop na żądanie. Wypowiedzenia nie można również doręczyć pracownikowi, który jest nieobecny w pracy ze względu na sprawowaną osobistą opiekę nad dzieckiem w związku z zamknięciem żłobka, przedszkola lub szkoły, do których uczęszcza dziecko.

Doręczone pracownikowi w takim dniu wypowiedzenie będzie co prawda skuteczne, ale pozostanie obarczone wadą naruszenia art. 41 k.p. Przepis ten zabrania pracodawcy wypowiadania umowy o pracę podczas urlopu pracownika lub innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy. W rezultacie pracownik będzie mógł stosunkowo łatwo skutecznie odwołać się do sądu pracy, który orzeknie o przywróceniu do pracy lub zasądzi odszkodowanie.

... lub elektroniczne

Mając na uwadze opisane ryzyka związane ze zdalnym doręczaniem wypowiedzenia, warto rozważyć alternatywę w postaci doręczenia elektronicznego. Wymóg pisemnego wypowiedzenia umowy o pracę spełnia bowiem także wypowiedzenie przesłane pracownikowi e-mailem, które zawiera jako załącznik wypowiedzenie umowy o pracę podpisane za pomocą certyfikowanego podpisu elektronicznego. Zgodnie z art. 781 kodeksu cywilnego, oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Należy pamiętać, że dokument musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki e-podpis można uzyskać u jednego z certyfikowanych dostawców. Ze względu na wymogi składania w Krajowym Rejestrze Sądowym podpisanych elektronicznie sprawozdań finansowych, takimi podpisami często dysponują członkowie zarządu spółek kapitałowych, tj. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnych.

Doręczając tak podpisane wypowiedzenie e-mailem, warto wysłać je na służbowy adres poczty elektronicznej pracownika. Mając dostęp do zasobów własnego serwera pocztowego, pracodawca będzie mógł łatwo udowodnić, że do doręczenia faktycznie doszło, a ponadto wskazać dokładny jego moment.

Potwierdzenie słowne

Dodatkowo spotykanym w praktyce i rekomendowanym rozwiązaniem jest jednoczesne przeprowadzenie z  pracownikiem tele- lub wideokonferencji z udziałem świadka po stronie pracodawcy. W razie powoływania się przez pracownika na problemy z pocztą elektroniczną, świadek potwierdzi przebieg służbowej rozmowy, fakt wysłania w jej trakcie e-maila z wypowiedzeniem (można skierować do świadka kopię wiadomości) oraz reakcję pracownika na tę sytuację. Należy jednak zadbać, aby świadek był upoważniony do przetwarzania danych osobowych zwalnianego pracownika i świadomy obowiązku zachowania poufności tych danych. Najczęściej świadkiem będzie bezpośredni przełożony pracownika lub przedstawiciel działu kadr.