Czas na raport o szkodliwej pracy

Formularz ZUS ZSWA składa się w ZUS w celu udokumentowania okresów pracy, w których ubezpieczony wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu ustawy o emeryturach pomostowych (dokładnie jej art. 3 ust. 1 i 3).

W tym zgłoszeniu trzeba wykazać okresy, za które za konkretne osoby pracodawca opłacił składki na Fundusz Emerytur Pomostowych. Wyjątkiem od tej reguły była konieczność przekazania w 2011 r. informacji o pracy „szczególnej" w 2009 r., choć wtedy jeszcze nie istniał obowiązek opłacania składek na ten fundusz.

Do końca marca

Płatnicy mają obowiązek składać dokument ZUS ZSWA raz w roku, podsumowując w nim informację o pracy szczególnej w roku ubiegłym. Z zasady termin na jego złożenie za dany rok mija 31 marca następnego roku. Jeśli jednak ostatni dzień na złożenie ZSWA przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, to termin na wypełnienie tego obowiązku przesuwa się na najbliższy następny dzień powszedni (art. 57 ?§ 4 kodeksu postępowania administracyjnego). Przy czym – zgodnie z uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego z 15 czerwca 2011 r. (I OPS 1/11) – sobota jest dniem równorzędnym z dniem ustawowo wolnym od pracy w rozumieniu art. 57 § 4 k.p.a. W tym roku 31 marca przypada w poniedziałek i do tego dnia płatnicy mają obowiązek złożyć w ZUS zgłoszenia ZSWA.

Powyższy termin na przekazanie ZUS ZSWA obowiązuje również w stosunku do byłych pracowników.

Przykład

Pan Jerzy wykonywał pracę w szczególnych warunkach od 1 marca 2009 r. do dnia rozwiązania umowy o pracę, czyli 15 lutego 2013 r. Za 2013 r. ?za tego pracownika należy przekazać informację ?o wykonywaniu przez niego pracy w szczególnych warunkach, z wykazanym faktycznym okresem tej pracy w ubiegłym roku (1.01.2013 – 15.02.2013), do 31 marca 2014 r. (łącznie z informacjami za innych pracowników).

Czasem w trakcie roku

Wyjątkowo ZSWA składa się wcześniej, jeszcze w trakcie roku kalendarzowego, gdy:

W tym pierwszym przypadku – gdy zatrudniony ubiega się o emeryturę pomostową, płatnik powinien złożyć za niego ZSWA o pracy szczególnej w poprzednim roku kalendarzowym w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku o świadczenie. Jeśli do tego czasu nie przekazał za niego zgłoszenia za rok poprzedni, powinien sporządzić dwa zgłoszenia ZUS ZSWA – za poprzedni i bieżący rok kalendarzowy.

Przykład

Pracownik wykonujący pracę w szczególnych warunkach 28 lutego 2014 r. złożył wniosek o emeryturę pomostową. Płatnik ma od tej daty 7 dni, żeby złożyć za niego dwa zgłoszenia  ZSWA:

Termin złożenia ZSWA za pozostałych pracowników nie zmieni się. Płatnik ma na to czas do 31 marca 2014 r., a dotyczące pracy szczególnej wykonywanej ?w 2014 r. – do 31 marca 2015 r.

Jeśli płatnik przekazał szybciej ZSWA za pracownika, który ubiega się o emeryturę pomostową, nie ma obowiązku składać tego zgłoszenia po raz drugi do końca marca następnego roku. Może jednak ponownie wykazać ją w zgłoszeniu zbiorczym ZUS ZSWA – tj. dotyczącym wszystkich pracowników wykonujących pracę „szczególną" w minionym roku. ZUS nie uzna tego za błąd.

W sytuacji, gdy wobec firmy ogłoszona została upadłość lub likwidacja, ZSWA za dany rok należy złożyć w ZUS najpóźniej w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek (na ZWPA).

Oddzielna przesyłka

Zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (a także jego korektę) płatnicy muszą przekazać w takiej samej formie, jaka ich obowiązuje przy przekazywaniu innych dokumentów zgłoszeniowych.

Co ważne, nie można przesłać elektronicznej postaci zgłoszenia ZSWA w jednym zestawie z dokumentami zgłoszeniowymi czy rozliczeniowymi (ani w programie Płatnik, ani w aplikacji e-Płatnik).

Ważne! Dokument ZSWA należy przekazać do ZUS oddzielnie od innych dokumentów – jako jeden lub więcej informacji ZSWA (o różnych identyfikatorach) w jednym zestawie.

Okresy uwzględniane...

Z zasady na formularzu ZSWA mają się znaleźć informacje dotyczące tylko tych pracowników, za których płatnik miał obowiązek opłacać składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).

Tutaj rok 2009 również był wyjątkiem. Płatnicy wykazywali pracę szczególną w tym roku (w informacji ZSWA składanej w 2011 r.), choć za 2009 r. jeszcze składek na FEP nie odprowadzali. Począwszy od 2010 r. w zgłoszeniu ZSWA wykazuje się jednak tylko te okresy, za które faktycznie została opłacona składka na FEP.

Żadnego okresu, za który płatnik prawidłowo opłacił składkę na FEP, nie powinien wyłączać ze stażu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wykazywanych w formularzu ZUS ZSWA. Trzeba w nim wykazać każdą pracę szczególną, za czas której opłacono składkę na FEP, choćby trwała jeden dzień.

Przykład

Pracownik wykonuje pracę w szczególnych warunkach od 1 lutego 2009 r. W 2013 r. korzystał z dwóch 10-dniowych urlopów wypoczynkowych. ?W dokumencie ZSWA za 2013 r. o numerze identyfikatora 001 płatnik składek wykazał tę osobę ?z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 i podał następujące dane:

20 dni urlopu wypoczynkowego musiał wliczyć do okresu pracy w szczególnych warunkach.

...i pomijane

Wypełniając ZSWA, należy pomijać wszystkie okresy, za które nie była należna składka na FEP. Nie można zatem uwzględniać okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Okresów tych nie uwzględnia się bowiem przy ustalaniu stażu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (art. 12 ustawy o emeryturach pomostowych).

Zatem w ZSWA trzeba pomijać okresy:

Z okresu zatrudnienia w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wyłączony jest też czas przebywania na urlopie wychowawczym, bezpłatnym, a także czas pełnienia służby wojskowej.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony od 16 maja 1975 r. na stanowisku maszynisty lokomotyw spalinowych. ?Od 17 września 2013 r. przebywa na zwolnieniu lekarskim. W bloku III B. druku ZSWA „Dane ?o pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze" należy wykazać okres pracy od 01.01.2013 do dnia poprzedzającego niezdolność do pracy, za którą pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy.

Formularz w „Płatniku"

Zgłoszenie ZSWA można przygotować w programie Płatnik, tworząc go manualnie lub z pomocą kreatora.

Pierwszy sposób polega na wypełnieniu pustego formularza, uzyskanego przez wykorzystanie polecenia „Nowy", które jest dostępne w widoku ikony „ZUS ZSWA". Druga opcja, czyli korzystanie z kreatora dokumentów ZSWA, jest lepsza. Program wspiera bowiem użytkownika w zakresie automatycznego tworzenia zgłoszenia na podstawie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze zgromadzonych w kartotece ubezpieczonego. Kreator umożliwia utworzenie dokumentu tylko dla tych ubezpieczonych, którzy w kartotece mają zarejestrowane okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w danym roku.

Aby automatycznie utworzyć dokument, należy wykonać poniższe czynności.

Wprowadzić dane o pracy „szczególnej"

W tym celu w „Kartotece ubezpieczonego" w zakładce „Inne dane" należy wpisać wszystkie wymagane informacje o wykonywaniu przez pracownika ww. pracy, tj.:

Jeżeli pracownik wykonuje prace „szczególne" nieprzerwanie, okres ten może być wpisany łącznie. Jeśli jednak w czasie wykonywania tej pracy były przerwy spowodowane np. chorobą własną lub członka rodziny, okresy pracy należy wykazać rozdzielnie, pomijając czas niewykonywania tej pracy.

Ważne! Z ZSWA musi wynikać faktyczny okres, w jakim pracownik nie wykonywał pracy „szczególnej" z powodu np. własnej choroby.

Utworzyć ?ZUS ZSWA

W następnej kolejności należy utworzyć zgłoszenie ZSWA za pomocą kreatora na podstawie wprowadzonych danych. W tym celu należy:

Możliwe jest utworzenie zgłoszenia lub korekty ZSWA za wszystkich lub za wybranych ubezpieczonych.

Import z programu kadrowego

Innym sposobem na uzupełnienie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze jest import dokumentów ZSWA z programu kadrowo-płacowego. Należy jednak pamiętać, że w przeciwieństwie do innych dokumentów, podczas importu ZUS ZSWA nie są tworzone kartoteki dla nowych ubezpieczonych (osób, które nie miały kartoteki w programie Płatnik). Zatem dokumenty dla nowych osób nie zostaną wczytane. Dla nowych ubezpieczonych najpierw należy utworzyć kartotekę (ręcznie lub przez import innego dokumentu), a dopiero później wczytać dokument ZUS ZSWA.