Spis z natury: kierownik powołuje komisję

Zadaniem komisji jest organizacja spisu z natury, jego przeprowadzenie, wyjaśnienie przyczyn powstania ewentualnych niedoborów bądź nadwyżek oraz przedłożenie zarządowi propozycji ich rozliczenia.

Publikacja: 16.11.2016 01:00

Kierownik jednostki powinien powołać komisję inwentaryzacyjną, składającą się co do zasady z co najmniej dwóch osób, oraz wyznaczyć jej przewodniczącego. Komisja może być stała bądź powołana ad hoc, tj. do wykonania określonego zadania. Także w przypadku, gdy przeprowadzenie spisu z natury powierzono podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing), kierownik jednostki powinien powołać odpowiednią komisję. W jednostkach, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób, zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (tzw. komisarz spisowy).

Komisja inwentaryzacyjna ma za zadanie zorganizować inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury, przeprowadzić ją, wyjaśnić przyczyny powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożyć kierownikowi jednostki propozycje sposobu ich rozliczenia.

Członkowie komisji inwentaryzacyjnej, niezależnie od tego, czy są pracownikami jednostki, czy podmiotu zewnętrznego (w przypadku outsourcingu), muszą znać zasady dotyczące inwentaryzacji, w tym zasady przeprowadzania spisu z natury, tj. powinni posiadać wiedzę i umiejętności z przedmiotu i  techniki spisu z natury poszczególnych rodzajów zapasów, zasad dokumentowania jego wyników, oceny przydatności zapasów (uszkodzonych, niepełnowartościowych) oraz trybu postępowania z zapasami obcymi.

Nie może się składać z przypadkowych osób

Gdy inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje podmiot zewnętrzny prowadzący księgi rachunkowe jednostki, to konieczne jest zapewnienie, aby osoby wykonujące czynności spisowe (członkowie zespołów spisowych) nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych –  w szczególności, aby nie posiadały dostępu do informacji o  stanach ewidencyjnych zapasów.

Krok po kroku

Przygotowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury obejmuje:

- ścisłe (jednoznaczne) określenie przedmiotu, daty i czasu trwania spisu w zarządzeniu (uchwale) kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji zapasów w drodze spisu z natury;

- wyznaczenie przez komisję inwentaryzacyjną pól spisowych i upewnienie się, że są wyposażone w zalegalizowane urządzenia pomiarowe;

- określenie, na mocy decyzji kierownika jednostki, wykonawców czynności spisowych (własny personel lub podmiot zewnętrzny), członków zespołów spisowych, sposobu wykonania czynności spisowych, wskazanie obowiązków z tym związanych, przeprowadzenie odpowiednich symulacji;

- w przypadku jednostek, których sprawozdanie finansowe podlega obligatoryjnemu badaniu – zawiadomienie biegłego rewidenta o terminach przeprowadzenia spisu z natury oraz o przeprowadzaniu spisu z natury w szczególnych warunkach, przykładowo wymagających odpowiednich uprawnień (np. na dużych wysokościach) lub wyposażenia >patrz ramka;

- wyposażenie spisujących w urządzenia pomiarowe, odzież ochronną, arkusze spisowe, przybory piśmiennicze, itp.;

- zapewnienie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej nadzoru nad poprawnym przebiegiem spisu i jego terminową realizacją.

Segregacja i uporządkowanie

Dla ułatwienia spisu, a zarazem wykorzystania jego walorów porządkowych, kierownik jednostki w zarządzeniu (uchwale) w sprawie inwentaryzacji w drodze spisu z natury zazwyczaj zobowiązuje osoby odpowiedzialne do przygotowania zapasów znajdujących się na danym polu spisowym. Przygotowanie może nastąpić poprzez:

- posegregowanie według asortymentów,

- łączenie w miarę możliwości jednakowych rodzajowo asortymentów składowanych w różnych miejscach danego pola spisowego,

- formowanie w bryły/pryzmy składników sypkich,

- wydzielenie zapasów obcych,

- wyodrębnienie i odpowiednie oznaczenia zapasów o  obniżonej przydatności (zniszczonych, niepełnowartościowych i nieprzydatnych).

Jeżeli w jednostce stosuje się system znakowania zapasów, należy sprawdzić czytelność ich oznakowania. Oznakowanie (np. wywieszki magazynowe) nie powinno jednak zawierać informacji o ilości zapasu. Należy sprawdzić, czy na polu spisowym znajdują się czynne, sprawne i posiadające aktualną legalizację Głównego Urzędu Miar urządzenia pomiarowe. Osoby odpowiedzialne za spisywane zapasy są też zobowiązane do złożenia księgowemu w przeddzień spisu oświadczenia o przekazaniu wszystkich dowodów przychodu i rozchodu zapasów.

Jak wykorzystać system

Jednostki stosujące magazynowe systemy informatyczne z automatyczną lokalizacją zapasów mogą zrezygnować z porządkowania według asortymentów tych zapasów na potrzeby spisu z natury, pod warunkiem, że system wskazuje miejsca ich składowania. W zautomatyzowanych magazynach wysokiego składowania warunkiem przydatności systemu jest zapewnienie przez ten system informatyczny danych o asortymencie, ilości i miejscu składowania zapasów. W związku z tym stosowany magazynowy system informatyczny (WMS – Warehouse Management System) zapewnia zgodność rzeczywistych stanów zapasów ze stanami ewidencyjnymi. Prawdziwość tego założenia należy okresowo, co najmniej na dzień spisu z natury, weryfikować. Weryfikacja polega na wyrywkowym spisie z natury, na dzień spisu, losowo wybranych składników zapasów. Należy również wyrywkowo sprawdzić, czy każdy składnik zapasów podlegał spisowi z natury raz na dwa lata.

Gdy nie da się przerwać pracy

Sytuacją idealną byłoby, gdyby inwentaryzację przeprowadzono przy braku przychodów i rozchodów z magazynu. Jednak często występują sytuacje (np. terminy realizacji zamówień), gdy jest to niemożliwe. W takich sytuacjach najlepiej:

- utworzyć wyodrębniony, tymczasowy magazyn na dostawy (komory przyjęć), w którym do czasu ukończenia spisu są składowane przyjęte dostawy materiałów i towarów lub wytworzone wyroby gotowe i półprodukty - po zakończeniu spisu są one przenoszone na właściwe miejsce składowania, a ich przychód jest ujmowany w ewidencji księgowej zapasów;

- wcześniej pobrać z magazynu składniki zapasów, które mogą być potrzebne do działalności w czasie przeprowadzania spisu;

- dopuścić do ewentualnego wydania z magazynu przez osobę odpowiedzialną w porozumieniu z zespołem spisowym zapasów na podstawie odpowiednio oznakowanych dowodów, z których wynika, czy rozchód nastąpił przed fizycznym przeprowadzeniem spisu, czy po nim - odpowiednie adnotacje zamieszcza się w arkuszu spisowym, a dodatkową kopię dowodu rozchodu załącza się do arkusza.

Strzeżone składowiska – specjalne zasady

Korzystając z przepisu uor mówiącego, że zapasy przechowywane na strzeżonych składowiskach i objęte ilościowo-wartościową ewidencją księgową mogą być inwentaryzowane na dowolne daty, pod warunkiem, że nastąpi to co najmniej raz w ciągu dwóch lat, możliwe jest przeprowadzanie spisu z natury metodą inwentaryzacji ciągłej. Dodatkowymi warunkami stosowania inwentaryzacji ciągłej zapasów drogą spisu z natury są:

- prowadzenie bieżącej ilościowo-wartościowej ewidencji zapasów w sposób umożliwiający wiarygodne ustalenie ewentualnych różnic inwetaryzacyjnych na każdy dzień spisu?;

- posiadanie regulacji wewnętrznych normujących szczegółowo przebieg inwentaryzacji ciągłej;

- podział jednostki na pola spisowe umożliwiające przeprowadzenie czynności spisowych w ciągu jednego dnia i aktualizacja informacji o zapasach składowanych na tych polach;

- posiadanie stale aktualizowanego harmonogramu spisu, który ma charakter poufny (nie powinien być znany osobom odpowiedzialnym za zapasy) - ma on zapewnić objęcie spisem wszystkich zapasów z częstotliwością określoną w ustawie z uwzględnieniem okresów, gdy zapasy są najniższe. Harmonogram ma w tym przypadku charakter ramowy (określa się miesiąc niekiedy kwartał, na który przypada spis z natury danego składnika zapasów), natomiast decyzje o ścisłych terminach spisu poszczególnych składników zapasu zapadają w zależności od zaistnienia warunków dogodnych do przeprowadzenia spisu (np. niskie stany zapasów);

- przeprowadzanie terminowego i kompletnego spisu z natury zapasów zgodnie z harmonogramem.

Stała komórka w przedsiębiorstwie

Przeprowadzaniem inwentaryzacji ciągłej zajmuje się zazwyczaj powołana przez kierownika jednostki stała komórka inwentaryzacyjna, o uprawnieniach komisji inwentaryzacyjnej, będąca zarazem zespołem spisowym. Jej zadaniem jest: opracowanie i  aktualizacja harmonogramu inwentaryzacji ciągłej zapasów i jego przestrzeganie, dokonywanie spisów z natury według zasad przewidzianych dla inwentaryzacji okresowej, wstępne rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych i przedstawienie stosownych wniosków kierownikowi jednostki, który podejmuje ostateczną decyzję co do sposobu rozliczenia.

Biegły obserwuje przebieg spisu

Biegły rewident jest obserwatorem spisu z natury, nie uczestnicząc aktywnie w jego przebiegu. Ma on prawo do: wglądu w dokumentację inwentaryzacyjną i otrzymania jej kopii, wnioskowania o ponowne przeliczenie wybranych składników zapasów (najczęściej jest to wyrywkowe sprawdzenie poprawności już spisanego asortymentu), uzyskania wyjaśnień od członków zespołu spisowego lub innych osób uczestniczących w spisie, potwierdzenia na arkuszu spisowym swojej obecności w czasie spisu danego składnika zapasów.

Kierownik jednostki powinien powołać komisję inwentaryzacyjną, składającą się co do zasady z co najmniej dwóch osób, oraz wyznaczyć jej przewodniczącego. Komisja może być stała bądź powołana ad hoc, tj. do wykonania określonego zadania. Także w przypadku, gdy przeprowadzenie spisu z natury powierzono podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing), kierownik jednostki powinien powołać odpowiednią komisję. W jednostkach, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób, zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (tzw. komisarz spisowy).

Pozostało 94% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Podatki
Nierealna darowizna nie uwolni od drakońskiego podatku. Jest wyrok NSA
Samorząd
Lekcje religii po nowemu. Projekt MEiN pozwoli zaoszczędzić na katechetach
Dane osobowe
Wyciek danych klientów znanej platformy. Jest doniesienie do prokuratury
Cudzoziemcy
Rząd wprowadza nowe obowiązki dla uchodźców z Ukrainy
Sądy i trybunały
Prokurator krajowy zdecydował: będzie śledztwo ws. sędziego Nawackiego