Koszty pośrednie stanowią te związane z obsługą techniczną projektu, których nie da się bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania (zadaniem będzie np. przeszkolenie określonej grupy pracowników z wybranego tematu).
Tym samym wśród takich wydatków da się wskazać:
- koszty zarządu,
- koszty personelu, w tym obsługi kadrowej, administracyjnej, sekretariatu,
- opłaty administracyjne za najem powierzchni biurowych lub czynsz,
- opłaty za media,
- usługi pocztowe, telefoniczne, internetowe itp.,
- koszty materiałów biurowych,
- sprzątanie pomieszczeń, w tym środki na utrzymanie czystości.
Oczywiście wszystkie wymienione tu koszty mogą stanowić koszty bezpośrednie, jeżeli zostaną przypisane, a następnie rozliczone w odniesieniu do konkretnego zadania projektu.
Natomiast nie wolno doprowadzić do sytuacji, w której te same wydatki zostałyby ujęte raz w kosztach bezpośrednich i drugi raz w pośrednich.
[srodtytul]Metodologia liczenia[/srodtytul]
Korzystając z kategorii kosztów pośrednich, należy przedstawić sposób ich wyliczania. Innymi słowy, należy przedstawić odpowiedni współczynnik przyjęty do ich określania.
Punktem wyjścia mogą być takie elementy jak koszty, przychody, plan finansowy lub obroty firmy. To pozwoli obliczyć koszty pośrednie dla: zarządu, personelu, materiałów biurowych.
Z kolei dla zdefiniowania prawidłowej wysokości kosztów pośrednich związanych z należnościami na utrzymanie firmy wolno zastosować miernik w postaci powierzchni.
Ponieważ wszystko to może wydawać się tajemnicze, posłużmy się prostym przykładem.
[ramka][b]Przykład[/b]
Firma X organizuje szkolenie dla swoich pracowników.
Będzie ono trwało cztery miesiące. Koszty bezpośrednie, czyli związane z realizacją zasadniczych zadań projektu, wynoszą 430 tys. zł. Firma do obliczenia kosztów pośrednich za miernik wybrała wartość obrotów. W skali roku wynoszą one 8,5 mln zł.
Do dalszych obliczeń należy jednak zastosować obroty za okres odpowiadający czasowi realizacji projektu. Tym samym obrót za cztery miesiące wynosi:
2,8 mln zł. Następnie należy obliczyć współczynnik kosztów bezpośrednich projektu do obrotów, czyli: 430 tys. zł dzielimy przez 2,8 mln zł. Współczynnik ten wyniesie 15 proc.
Posługując się nim, liczymy koszty pośrednie:- koszty zarządu:
4 miesiące x 9000 zł (faktyczne wynagrodzenie prezesa) x 15 proc. = 5400 zł,
- koszty personelu:
4 miesiące x 3000 zł (wynagrodzenie sekretarki) x 15 proc. = 1800 zł.
- koszt telefonów:
4 miesiące x 1000 zł (średnie koszty miesięczne) x 15 proc. = 600 zł
- koszty materiałów biurowych:
4 miesiące x 250 zł (średnio) x 15 proc. = 150 zł.
Inaczej da się wyliczyć koszty związane z wykorzystaniem i utrzymaniem pomieszczeń w projekcie.
Przykładowo na potrzeby jego realizacji z budynku firmy zostaje wydzielona sala na tymczasowe biuro projektu oraz pomieszczenie, w którym odbywa się teoretyczna część szkolenia.
Jeżeli cała firma wynajmuje 500 mkw., a powierzchnia biura projektu to 20 mkw., należy wyliczyć stosunek tych powierzchni.
Wyniesie on 4 proc.
Tym samym:
- koszty czynszu:
4 miesiące x 2300 zł (rzeczywisty czynsz) x 4 proc. = 368 zł,
- koszty sprzątania:
4 miesiące x 1200 zł x 4 proc. = 192 zł,
- koszty energii:
4 miesiące x 350 zł x 4 proc. = 56 zł,
- koszty ogrzewania:
4 miesiące x 680 x 4 proc. = 109 zł.
Łączne koszty pośrednie stanowią dla tego przykładu 8,6 tys. zł.
Ponieważ cały projekt mieści się w granicach 2 mln zł, ryczałt może stanowić do 20 proc. wartości kosztów bezpośrednich.
Tym samym wszystkie koszty pośrednie wyliczone dla tego przykładu zmieszczą się w dopuszczalnym limicie.[/ramka]
