Po pierwsze bezpieczeństwo. Z jednej strony pracodawca ma obowiązek dbać o zdrowie i bezpieczeństwo pracowników, np. ograniczając powstawanie skupisk ludzi w biurze i wprowadzając pracę na odległość, a z drugiej ma obowiązek zapewnić im stanowisko pracy w biurze. Nie wszyscy przecież mają warunki do pracy w domu. Ponadto, organizacja pracy zdalnej nakłada na pracodawcę szereg obowiązków w zakresie uregulowania sfery BHP, podróży służbowych, komunikacji wewnątrzfirmowej oraz tej z klientami i dostawcami, elektronicznym obiegiem dokumentów i ich podpisywaniem, przechowywaniem i ochroną danych, czy monitorowaniem efektywności. Po trzecie niezwykle ważnym jest sfera kultury zespołowej, utrata nieformalnego przepływu wiedzy i know-how, czy wreszcie sfera psychologiczna pozbawiona tutaj zwyczajowych interakcji w grupie koleżeńskiej w biurze. Liczne badania wśród pracowników i pracodawców pokazują, że po pierwszej fali entuzjazmu związanego z pracą z domu (wynikającego z oszczędności czasu na dojazdy i wygodą pracy w domu), pojawia się też pewna fala powrotu do pracy w biurze. Jest to efekt nie tylko zachęt od pracodawców, czy ich twardych decyzji, ale też oczekiwań ze strony wielu pracowników, którzy doceniają wyraźny rozdział sfery prywatnej od służbowej, lepsze przystosowanie stanowiska pracy w biurze, czy też wspomniane interakcje z kolegami i koleżankami z pracy.

Czytaj też:

Koronawirus: prawa i obowiązki pracownika podczas epidemii

Kwarantanna to nie urlop, można pracować

Jak wyglądają projektowane przepisy?

Uregulowanie pracy zdalnej wymaga więc wzięcia pod uwagę bardzo wielu kwestii i aspektów wykonywania przez pracowników zadań w formie zdalnej. Projektowane przepisy nie odpowiadają na wszystkie, dotychczasowe wątpliwości pracodawców. Przede wszystkim, w przypadku ich wejścia w życie w dyskutowanym kształcie, mogą spowodować konieczność przeprowadzenia uzgodnień lub konsultacji z występującymi u pracodawców związkami zawodowymi (bądź przedstawicielami pracowników) i zawarcia odpowiednich porozumień albo regulaminów, określających zasady wykonywania pracy zdalnej. Powyższe regulacje miałyby określać m.in. sposób zgłaszania obecności oraz kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracowników. Niezależnie od uregulowania zasad pracy zdalnej na poziomie regulacji wewnętrznych obowiązujących u pracodawcy, konieczne mają być także indywidualne uzgodnienia z pracownikami, dokonywane w chwili rozpoczynania zatrudnienia lub w trakcie jego trwania. Jednostronne polecenia pracy zdalnej będą mogły być możliwe tylko w wyjątkowych przypadkach, uzasadnionych sytuacją epidemiczną lub koniecznością zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pracodawcy będą więc musieli przeanalizować, czy praca wykonywana przez pracowników spełnia kryteria pracy zdalnej określonej w nowych regulacjach i podjąć ewentualne, właściwe działania formalne. Również pracodawcy, którzy jak dotąd przyjęli już odpowiednie regulaminy, polityki wewnętrzne itd. dotyczące obecnie stosowanej pracy zdalnej (tzw. pracy z domu / home office) albo telepracy powinni przyjrzeć się im pod kątem nowych przepisów – projektowane rozwiązania nie odnoszą się do kwestii, jak należy traktować obowiązujące dotychczas regulacje w tym zakresie. Przykładowo, nie wskazują jak traktować telepracowników po planowanym usunięciu telepracy z kodeksu pracy. Być może na etapie dalszych prac legislacyjnych ulegnie to zmianie. Niezależnie natomiast od powyższych kwestii, do rozstrzygnięcia pozostaną bardzo liczne zagadnienia praktyczne, zgłaszane w ciągu ostatnich miesięcy przez pracodawców, jak również przez pracowników i budzące dotąd chyba największe wątpliwości. Wśród nich należy wskazać przede wszystkim kwestie dotyczące zakresu zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów służących do wykonywania pracy zdalnej, a także wypłaty ewentualnego ekwiwalentu z tytułu pracy zdalnej lub wykorzystywania narzędzi prywatnych przez pracownika pracującego zdalnie. Zakres takich świadczeń, w przypadku ich przyznawania przez pracodawcę powinien być w naszej ocenie określony w regulacjach wewnętrznych pracodawcy. Jego precyzyjne uregulowanie może powodować przy tym duże trudności, zwłaszcza biorąc pod uwagę bardzo różne sytuacje wykonywania pracy zdalnej, takie jak choćby jej wykonywanie za granicą. Podobne trudności i pytania budzi kwestia wypłacania ewentualnego ekwiwalentu pieniężnego związanego z wykonywaniem pracy zdalnej, przeważnie w domu pracownika, oraz korzystania przez niego z domowego Internetu, pomieszczeń itd. Projektowane przepisy nie dają na tym etapie odpowiedzi, jak ww. ekwiwalent obliczać oraz jaka powinna być jego wysokość.

Czy można zatem pracować gdzie się chce?

Od strony formalnej, trudno znaleźć miejsce na świecie, w którym wykonywanie pracy jest jednoznacznie zabronione. Upowszechnienie pracy zdalnej dodatkowo zachęca pracowników do wynajdywania co bardziej egzotycznych miejsca do tego. Warto jednak pamiętać jakie konsekwencje pociągnie podjęcie pracy w nietypowych miejscach. Zacznijmy od podatków. Każdy kraj dąży do możliwie powszechnego opodatkowania osób na swoim terytorium. Brak obywatelstwa, czy miejsca zamieszkania w danym kraju tego nie wyklucza. Można więc łatwo wpaść w obowiązek podatkowy za granicą. Dotyczy to także ubezpieczeń społecznych i obowiązku rejestracji dla pracownika i pracodawcy. Należy też pamiętać, że mówimy tu nie tylko o podatkach osobistych, ale także korporacyjnych. Pracownik wykonujący pracę i reprezentujący pracodawcę za granicą naraża go na dodatkowe zobowiązania podatkowe w podatku CIT czy VAT.

Kwestie osobiste

Autopromocja
Historia Uważam Rze

Teraz z darmową dostawą i e‑wydaniem gratis!

ZAMÓW

Z indywidualnego punktu widzeniu, warto pamiętać o takiej kwestii jak ubezpieczenie na życie i zdrowie. Dla firmy ubezpieczeniowej czym innym jest wyjazd turystyczny, a czym im innym wykonywanie pracy. To samo dotyczy wypadków przy pracy. Warto pamiętać również o odpowiedzialność za ochronę danych, czy narzędzi pracy oraz lokalnych uregulowaniach prawnych, które mogą dotyczyć takich 'tymczasowych pracowników'. Pamiętajmy również, że przepisy regulujące możliwość wjazdu i wyjazdu do danego kraju są obecnie bardzo dynamiczne. Poza odmową wjazdu, musimy liczyć się z obowiązkową kwarantanną.

Praca z dowolnego miejsca w kraju

W porównaniu do ewentualnej pracy zdalnej wykonywanej za granicą, praca z dowolnego miejsca w kraju jedynie pozornie może budzić dużo mniejsze trudności z jej prawidłowym uregulowaniem oraz przewidzeniem wszystkich możliwych sytuacji, które mogą nastąpić. W szczególności, bardzo duże wątpliwości mogą wśród pracodawców budzić kwestie dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, związane z wykonywaniem pracy w formie zdalnej. Zgodnie z projektowanymi rozwiązaniami, za zorganizowanie miejsca pracy w sposób zapewniający jej bezpieczne i higieniczne wykonywanie, odpowiadać ma pracownik. Nie oznacza to równocześnie braku obowiązków pracodawcy w zakresie BHP w związku z pracą zdalną. Przeciwnie, jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej pracodawca przede wszystkim obowiązany ma być do sporządzenia analizy ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą i na jej podstawie opracować informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Ponadto dopuszczenie do wykonywania pracy zdalnej wymagać ma odebrania od pracownika oświadczenia, że stanowisko pracy zdalnej spełnia wymogi BHP. Pracodawca ma również zachować możliwość kontrolowania pracownika pracującego zdalnie, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Z całą pewnością kontrola taka nie powinna przy tym naruszać prywatności innych domowników (w przypadku jej wykonywania w domu) i być uzgodniona z pracownikiem. Również przepisy dotyczące wypadków przy pracy i powinności pracodawcy w sytuacji ich wystąpienia, powinny w naszej ocenie być odpowiednio stosowane lub zostać właściwie zmienione, tak aby uniknąć przykładowo sytuacji, w której pracodawca ma obowiązek udzielenia pierwszej pomocy pracownikowi, znajdującemu się kilkaset kilometrów od zakładu pracy. Powyższy przykład jedynie ilustruje z jak wieloma sytuacjami możemy mieć do czynienia w związku z pracą zdalną i jak duże wyzwanie może stanowić prawidłowe jej funkcjonowanie u danego pracodawcy.

Czy warto czekać z uregulowanie pracy zdalnej?

Niestety mimo, że przepisy są dopiero formułowane, obecne ryzyka dotyczące pracy zdalnej powodują, ze pracodawca powinien już dziś uregulować ten tryb wykonywania pracy. Może oprzeć się zarówno na obowiązujących przepisach covidowych (tzw. ustawa covidowa), a także na praktyce rynkowej i ogólnych zapisach prawa pracy. Pozwoli to zabezpieczyć się przed roszczeniami pracowników, karami Państwowej Inspekcji Pracy, zobowiązaniami podatkowymi i ZUS, a także frustracją pracowników w tym trudnym dla wszystkich okresie.

Dr Karol Raźniewski, Associate Partner w People Advisory Services Polska, EY

Mec. Karol Chyliński, Manager w Kancelarii EY Law