Obligatoryjną treść tej księgi określa art. 188 § 1 kodeksu spółek handlowych. W świetle zatem powołanego przepisu jej konieczne elementy to: nazwisko i imię albo firma (nazwa) oraz siedziba każdego wspólnika, adres, liczba i wartość nominalna jego udziałów, a nadto ustanowienie zastawu lub użytkowania (ale nie osoby zastawnika lub użytkownika) i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika bądź użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące składu osobowego wspólników i przysługujących im udziałów. Przy czym, zgodnie z art. 187 § 1 k.s.h., wszelkie modyfikacje w obsadzie personalnej udziałowców stają się skuteczne wobec podmiotu z momentem zawiadomienia go o przejściu udziału lub jego części przez jednego z zainteresowanych wraz z dowodem dokonania tejże czynności, a nie z chwilą ujawnienia zmian w omawianej księdze. Oznacza to, że wpis do tej księgi ma wyłącznie deklaratoryjny charakter. Tak też uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 26 lipca 2007 r., V CSK 130/07 argumentując, że „w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością wpis w księdze udziałów nie rozstrzyga, kto jest wspólnikiem. Tego rodzaju wpis ma znaczenie deklaratywne i pełni funkcję porządkową".
Jeśli zarząd uchybi obowiązkowi prowadzenia księgi udziałów, jego członkowie (likwidator) narażają się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki (chyba że wykażą brak swojej winy w tym zaniechaniu) >patrz przykład 1. Przy czym, w razie, gdyby nieprowadzenie owej księgi, wyrządziło udziałowcom szkodę, w/w osoby mogą ponosić odpowiedzialność za jej naprawienie na zasadach ogólnych >patrz przykład 2. Niezależnie od tego, wchodzącym w skład zarządu za dopuszczenie do tego, że nie jest prowadzona księga udziałów, grozi grzywna do 20 tys. zł, którą nakłada sąd rejestrowy.
Uwaga! Czynności związane z prowadzeniem księgi udziałów powinny być dokonywane ze starannością wynikającą z zawodowego charakteru zarządu (likwidatorów).
Przykład 1.
Zarząd sp. z o.o. mimo wezwania sądu rejestrowego nie złożył, w zakreślonym terminie, aktualnej księgi udziałów. W związku z tym, na podmiot została nałożona grzywna w wysokości 800 zł. W majątku spółki zaistniała zatem szkoda, do której solidarnego naprawienia (tj. zapłaty 800 zł) zobowiązani są członkowie zarządu (chyba że wykażą brak swojej winy w tym zaniechaniu).
Przykład 2.
Pani Aleksandra wspólnik sp. z o.o. na skutek przeoczenia spowodowanego reorganizacją spółki nie została wpisana do księgi udziałów. Pozostali dwaj wspólnicy, na tej podstawie, odmówili wypłaty należnej jej części zysku wynikającego z rocznego sprawozdania finansowego. Jeżeli zatem pani Aleksandra wykaże, że brak stosownego wpisu w księdze udziałów był zawiniony przez zarząd, a nadto wykaże związek przyczynowy pomiędzy ww. zaniechaniem a nieotrzymaniem dywidendy, wówczas, sąd zasądzi na jej rzecz od członków zarządu sp. z o.o. odszkodowanie w wysokości niewypłaconej części zysku (wraz z odsetkami ustawowymi, jeżeli ich zażąda).
