W przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy, po zapewnieniu przez likwidatora lub syndyka masy upadłości odpowiednich środków finansowych.
W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Koszty tego przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe ponosi podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacja należała w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej, a w razie braku takiego podmiotu (tak jak w przypadku spółki z o.o.) Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej. Nadzór w spółkach kapitałowych przysługuje każdemu wspólnikowi, który wspólnie z upoważnioną przez osobą ma prawo wglądu w księgi i dokumenty spółki (art. 212 par. 1 k.s.h.), natomiast w spółce akcyjnej nadzór ten prowadzony jest przez Radę Nadzorczą (art. 382 par. 1 k.s.h.).
Postępowanie administracyjne
Środki finansowe na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji stanowią należność wspomnianego archiwum państwowego. Stosuje się do nich przepisy ordynacji podatkowej (dział III dotyczący zobowiązań podatkowych), z zastrzeżeniem, że uprawnienia organu podatkowego przewidziane w tych przepisach przysługują dyrektorowi archiwum państwowego.
Do postępowania w sprawie ustalenia wspomnianych kosztów stosuje się natomiast kodeks postępowania administracyjnego. Jeżeli egzekucja tych kosztów okaże się bezskuteczna, wówczas koszty te są pokrywane ze środków będących w dyspozycji naczelnego dyrektora archiwów państwowych.
Rozstrzygnie sąd
Ostateczna decyzja co do archiwizacji dokumentacji likwidowanego podmiotu jest pozostawiona do uznania sądowi, który ma możliwość sprawdzenia, czy rzeczywiście likwidowany przedsiębiorca nie ma już środków finansowych.
