Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją została uchwalona na początku stycznia tego roku. Było więc wystarczająco dużo czasu na przygotowanie przepisów wykonawczych z wyprzedzeniem.

Czytaj także: E-akta pracownika coraz bliżej

Plotka głosi, że minister Elżbieta Rafalska podpisała „już" rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Do piątku nie zostało ono jeszcze opublikowane w Dzienniku Ustaw. Stawia to pracodawców w trudnej sytuacji.

12 milionów teczek

Nowe przepisy dotyczą bowiem zasad gromadzenia dokumentów w aktach pracowniczych około 12 mln zatrudnionych na etatach. Skąd spóźnienie? Prawdopodobnie z potrzeby dostosowania rozporządzenia do nowych przepisów o ochronie danych osobowych. Duża nowelizacja blisko 200 ustaw, w tym kodeksu pracy, wpłynęła ostatnio do Sejmu i prawdopodobnie wejdzie w życie w pierwszym kwartale 2019 r.

– Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej miało wystarczająco dużo czasu na przygotowanie zmian, bo unijne przepisy o ochronie danych osobowych są znane od prawie trzech lat – komentuje Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP. – Spóźnienie urzędników oznacza dodatkowe obciążenia dla pracodawców.

– Z ostatniej wersji projektu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wykreślono wszelkie odwołania do kodeksu pracy w zakresie gromadzonych danych osobowych, dzięki czemu nawet jeśli kodeks zostanie niedługo znowelizowany, to nie trzeba będzie zmieniać rozporządzenia – dodaje Rafał Wyziński, adwokat, partner w kancelarii RK Legal. – Ten zabieg można było zastosować wcześniej, a tak ciągle czekamy na nowe przepisy.

Kumulacja zmian

– Na razie zajmujemy się wdrożeniem nowych przepisów o pracowniczych planach kapitałowych i zmienionych przepisów o związkach zawodowych – mówi kadrowa warszawskiej firmy zatrudniającej ponad setkę pracowników. – Byłam nawet na szkoleniu z nowych przepisów, ale okazało się, że zmiany w aktach pracowniczych były jeszcze w fazie projektu, więc nie wiadomo, jaki będzie ostateczny ich kształt. Zostały więc pominięte.

Autopromocja
SZKOLENIE ONLINE

Prawne uwarunkowania prowadzenia e‑sklepu w 2022 roku

WEŹ UDZIAŁ

W myśl projektu nowych regulacji pracodawcy mają mieć 12 miesięcy na dostosowanie się do nich, teoretycznie jest więc jeszcze sporo czasu. W praktyce muszą bardzo uważać na dokumenty gromadzone na nowych zasadach, bo musi się to odbywać w zgodzie z przepisami o ochronie danych osobowych. A te przewidują wysokie kary za przetwarzanie danych niezgodnie z przepisami.

– Większość przedsiębiorców zajętych innymi obowiązkami nawet nie zdaje sobie sprawy, że nowe przepisy o aktach pracowniczych spowodują na początku przyszłego roku ogromny chaos – zauważa ekspert Pracodawców RP. – Tymczasem na trzy tygodnie przed zmianą jeszcze nie wiadomo, jaki będzie ostateczny kształt regulacji. Mam nadzieję, że rząd wydłuży okres vacatio legis. Tym bardziej że modyfikacja akt pracowniczych zbiega się z ich elektronizacją i możliwością skrócenia przechowywania tych akt z 50 do dziesięciu lat.

Nowe obowiązki

– Po zmianach do dokumentacji pracowniczej przechowywanej przez dziesięć lat trzeba będzie włączyć ewidencje czasu pracy, które do tej pory były przechowywane przez pracodawców tylko trzy lata – mówi Rafał Wyziński. – Jest też sporo niejasnych przepisów, które wymagają praktycznej interpretacji. W tej ewidencji trzeba np. będzie trzymać dokumenty dotyczące zatrudnionych w zadaniowym czasie pracy. Nie wiadomo, co ustawodawca ma tu na myśli. W praktyce można się zastanawiać, czy nie załączać do dokumentacji listy zadań tych pracowników. A może coś jeszcze?

– Doświadczenie nauczyło mnie nie dostosowywać się do projektów, ponieważ mogą się znacząco różnić od przepisów opublikowanych ostatecznie w Dzienniku Ustaw – dodaje Witold Polkowski.

OPINIA

Robert Lisicki, dyrektor Departamentu Pracy, Dialogu i Spraw Społecznych w Konfederacji Lewiatan

Umożliwienie prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej oceniamy pozytywnie. W okresie przejściowym zmiany będą się wiązać ze zwiększonymi obciążeniami działów HR. Dla tego samego pracownika trzeba będzie np. prowadzić dwie teczki z różnymi okresami przechowywania. Dotychczasowe praktyki będą musiały ulec zmianie. Wynika to nie tyle z faktu wprowadzenia czwartej części akt osobowych, ile ze zmian dotyczących dokumentacji w sprawach związanych z zatrudnieniem. Będą składać się na nią dokumenty dotyczące m.in. czasu pracy czy przyznawania urlopów wypoczynkowych. Będą przechowywane przez 10 lat i prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika. Warto, aby właściwe organy jeszcze przed wejściem w życie nowych rozwiązań przedstawiły wskazówki co do ich stosowania. Ma to znaczenie dla małych i średnich firm, bo zmiany dotyczą 12 mln zatrudnionych.