Wypowiedzenie przez szefa umowy zawartej na czas nieokreślony musi wskazywać przyczynę uzasadniającą taki krok. Przy czym ma być ona zgodna z prawdą oraz konkretna. Taki wymóg wynika z art. 30 § 4 kodeksu pracy. Nie dotyczy on natomiast wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony lub na okres próbny. Przy tych angażach tylko w razie rozwiązania bez wypowiedzenia firma musi podać powód zwolnienia.
Zrozumiale dla pracownika
Obowiązek wskazania przyczyny wypowiedzenia ma umożliwić pracownikowi obronę przed dokonanym zwolnieniem w postępowaniu przed sądem pracy. Gdy pracownik wniesie powództwo do sądu, brak konkretnej przyczyny zwolnienia może skutkować uwzględnieniem powództwa i uznaniem wypowiedzenia za bezskuteczne, przywróceniem etatowca do pracy lub przyznaniem mu odszkodowania.
Pracodawca może określać przyczyny wypowiedzenia na różne sposoby. Jednak z jego pisma ma wynikać w sposób niebudzący wątpliwości, co jest istotą zarzutu stawianego podwładnemu i usprawiedliwiającego rozwiązanie z nim stosunku pracy. Przygotowując wymówienie, szef podaje więc, jakie okoliczności były podstawą jego decyzji. Dzięki temu uniknie później zarzutu o braku jego konkretności.
Przyczyna wypowiedzenia powinna być przy tym tak sformułowana, aby pracownik wiedział i rozumiał, z jakiego powodu zostaje zwolniony i mógł zdecydować o ewentualnym odwołaniu się do sądu.
Sądy bardziej liberalne
Orzecznictwo sądowe jeszcze niedawno podkreślało, że naruszenie art. 30 § 4 k.p. będzie miało miejsce wtedy, gdy pracodawca nie wskazuje w ogóle przyczyny wypowiedzenia bądź gdy podana przez niego przyczyna jest niedostatecznie konkretna, a przez to niezrozumiała dla pracownika (por. wyrok Sądu Najwyższego z 10 maja 2000 r. I PKN 641/99). Podkreślano też, że warunku podania pracownikowi w piśmie o wypowiedzeniu jego przyczyny nie może zastąpić ocena pracodawcy, że przyczyna ta – mimo że nie została wskazana – była znana podwładnemu. Zwracał na to uwagę SN w wyroku z 5 maja 1999 r. (I PKN 670/98). W praktyce powodowało to, że chcąc uniknąć zarzutu braku konkretności, pracodawcy wprowadzali rozbudowane i szczegółowe opisy przyczyn rozstania.