Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług budowlanych oraz remontowych. Podczas realizacji zleceń na terenie Niemiec, do celów realizacji tych zleceń często kupuje niezbędne materiały w niemieckich marketach budowlanych. Zakupy są dokumentowane przez niemieckich dostawców fakturami i fakturami uproszczonymi wystawionymi na podstawie niemieckich przepisów. Czy można do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć wydatki poniesione na terenie Niemiec i udokumentowane niemieckimi fakturami uproszczonymi wyglądającymi jak znane w Polsce paragony, lecz niezawierającymi danych nabywcy? – pyta czytelnik.

Czytaj także: Paliwo z zagranicy w kosztach na podstawie paragonu

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien łącznie spełniać następujące warunki:

? pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

? nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,

? być właściwie udokumentowany.

Sposób potwierdzenia zakupu

Ustawa o PIT nie określa sposobu dokumentowania poniesionych wydatków. W przypadku prowadzenia przez podatnika podatkowej księgi przychodów i rozchodów, sposób prowadzenia księgi oraz dokumentowanie znajdujących się w niej zapisów określa rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są przede wszystkim faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (zob. § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia). Stosownie do § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są także inne dowody księgowe, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Muszą one zawierać co najmniej:

Autopromocja
FIRMA.RP.PL

Sprawdzona, pogłębiona i kompleksowa wiedza dla MŚP

CZYTAJ WIĘCEJ

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Zgodnie z § 14 rozporządzenia pewne wydatki mogą być udokumentowane dowodami wewnętrznymi, czyli dokumentami zaopatrzonymi w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. Zakup materiałów budowlanych niezbędnych do realizacji zleceń budowlanych i remontowych na terenie Niemiec nie został jednak wymieniony w tej grupie wydatków.

Język i waluta

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po kursie obowiązującym w dniu dokonania operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

Zgodnie z rozporządzeniem

Odrębnymi przepisami do których odsyła § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia, jest przy tym polska ustawa o VAT, a nie każda inna ustawa podatkowa obowiązująca w danym kraju, np. w Niemczech.

Organy podatkowe przyjmują, że jeżeli rachunki uproszczone, dokumentujące zakup na terenie Niemiec materiałów budowlanych, wystawione zgodnie z przepisami niemieckimi, nie zawierają danych wymaganych ustawą o VAT oraz rozporządzeniem ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (DzU z 2005 r. nr 165, poz. 1373 ze zm.), tj. danych nabywcy, to nie mogą być uznane za dowody księgowe, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia.

W przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, dowody pozwalające na udokumentowanie poszczególnych wydatków zostały ściśle określone. Jeżeli zatem podatnik nie będzie dysponował dokumentami potwierdzającymi nabycie materiałów budowlanych spełniającymi warunki wynikające z ww. przepisów rozporządzenia, to poniesione wydatki nie będą mogły być zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Niemieckie faktury uproszczone (niezawierające danych nabywcy) nie mogą więc dokumentować wydatków jako kosztów uzyskania przychodów (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 grudnia 2018 r., 0115-KDIT3.4011.520. 2018. 3.WM).

Autor jest doradcą podatkowym

Podstawa prawna: rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 728 ze zm.)