Można odliczać VAT i koszty podatkowe z faktur przechowanych w chmurze

Można odliczać VAT i koszty podatkowe z dokumentów przechowanych w chmurze.

Aktualizacja: 06.08.2020 07:47 Publikacja: 06.08.2020 07:00

Można odliczać VAT i koszty podatkowe z faktur przechowanych w chmurze

Foto: Adobe Stock

Cyfryzacja zmienia sposób prowadzenia biznesu. Coraz więcej firm odchodzi od papierowych faktur. Niszczy je, by po zeskanowaniu przechowywać tylko w formie elektronicznej, np. w chmurze. Skarbówka zgadza się na takie rozwiązanie, co potwierdzają najnowsze interpretacje.

Skarbówka jest za

– Można już mówić o ukształtowaniu się pozytywnej dla przedsiębiorców linii interpretacyjnej. Firmy coraz liczniej korzystają z takiego rozwiązania. Należy jednak pamiętać, że organy podatkowe kładą duży nacisk na spełnienie ustawowych warunków, w szczególności zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur – mówi doradca biznesowy Paweł Lewandowski.

Czytaj także: Fiskus zgadza się na cyfryzację - faktury można przechowywać w chmurze

Pozytywną odpowiedź (nr 0112-KDIL1-3.4012.191. 2020.3.AKS) otrzymała firma, która chce całkowicie zrezygnować z papierowych dokumentów. Każda otrzymana w tej formie faktura będzie oznaczana datą wpływu, a następnie skanowana wraz z ewentualnymi załącznikami i zapisywana w nieedytowalnym formacie PDF, JPG lub BMP w elektronicznej bazie danych. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Baza umożliwi przeszukiwanie według poszczególnych danych na dokumencie, jak też według przypisanego do dokumentu numeru sprawy. Serwer ze skanami będzie w siedzibie wnioskodawcy na terytorium kraju.

Skarbówka uznała, że taki obieg i przechowywanie dokumentów daje prawo do odliczenia VAT. Warunkiem tego jest bowiem posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej nabycie towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych.

„Przepisy nie uzależniają tego prawa do odliczenia ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe" – uznał dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Nie ma też przeszkód, by odliczać VAT z dokumentów przychowywanych w tzw. chmurze, gdzie serwery są zlokalizowane poza Polską. Potwierdza to interpretacja nr 0114-KDIP1-3.4012.188. 2020.2.KK. W tym przypadku dodatkowym zabezpieczeniem będą kopie zapasowe faktur w chmurze backupowej, zgodnie z procedurą obowiązującą dostawcę rozwiązania chmurowego. Będą one zapisywane także na nośnikach fizycznych (tzw. taśmach) i przechowywane w Polsce. W razie kontroli możliwy się stanie bezzwłoczny dostęp online do faktur za pomocą środków elektronicznych np. w siedzibie spółki.

Wystarczy kopia

Co istotne, faktura przechowywana w formie elektronicznej może też być podstawą odliczenia kosztów w podatku dochodowym. Mówi o tym interpretacja nr 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.

Dyrektor KIS zgodził się na obniżenie podstawy opodatkowania CIT o koszty uzyskania przychodów ujęte w księgach rachunkowych, gdy oryginalne wersje dowodów źródłowych zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej. Takie rozwiązanie jest zgodne z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Spełniony został wymóg prawidłowego udokumentowania wydatku.

Opinia dla „rzeczpospolitej"

Emilia Wolnowska, doradca podatkowy, junior tax manager, BDO biuro w Poznaniu

Podatnicy, którzy decydują się na zniszczenie dokumentów papierowych i archiwizowanie ich w formie elektronicznej, powinni przeanalizować ewentualne ryzyka. Nawet posiadając pozytywną interpretację, powinni sami zapewnić bezpieczeństwo przechowywania dokumentów, ich autentyczność i integralność treści oraz chronić je przed uszkodzeniem lub utratą. Zaleca się wdrożenie rozwiązania, które pozwoli na szybkie odszukanie dokumentu i łatwe powiązanie z zapisem w księgach i rejestrach VAT, w podziale na okresy rozliczeniowe. Niektóre dokumenty powinny być nadal przechowywane w papierowej formie, szczególnie na gruncie ustawy o rachunkowości.

Cyfryzacja zmienia sposób prowadzenia biznesu. Coraz więcej firm odchodzi od papierowych faktur. Niszczy je, by po zeskanowaniu przechowywać tylko w formie elektronicznej, np. w chmurze. Skarbówka zgadza się na takie rozwiązanie, co potwierdzają najnowsze interpretacje.

Skarbówka jest za

Pozostało 92% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Podatki
Nierealna darowizna nie uwolni od drakońskiego podatku. Jest wyrok NSA
Samorząd
Lekcje religii po nowemu. Projekt MEiN pozwoli zaoszczędzić na katechetach
Dane osobowe
Wyciek danych klientów znanej platformy. Jest doniesienie do prokuratury
Cudzoziemcy
Rząd wprowadza nowe obowiązki dla uchodźców z Ukrainy
Sądy i trybunały
Prokurator krajowy zdecydował: będzie śledztwo ws. sędziego Nawackiego