Czy wolno rozliczyć korektę, nie mając potwierdzenia jej odbioru?

Dopuszczanie w przepisach wyjątków pozwalających na obniżenie VAT bez posiadania dowodu odebrania faktury przez klienta nie zwalnia firmy zupełnie z próby jego otrzymania. Rezygnacja uzasadniona niechęcią kontrahentów to błąd.

Publikacja: 22.08.2018 02:00

Czy wolno rozliczyć korektę, nie mając potwierdzenia jej odbioru?

Foto: 123RF

- Spółka sprzedaje towary za pośrednictwem sklepu internetowego. Transakcje są zawierane zgodnie z regulaminem zamieszczonym na stronie internetowej, który klienci akceptują przy składaniu zamówienia. Każdy zakup dokumentowany jest fakturą bądź paragonem fiskalnym. Co do zasady faktury są wysyłane elektronicznie (e-mail), na co klienci sklepu wyrażają zgodę. Faktury w formie papierowej wysyła się bardzo rzadko.

W praktyce spółka musi czasem wystawiać faktury korygujące zmniejszające podstawę opodatkowania i kwotę podatku (uznana reklamacja towaru, odstąpienie klienta od umowy, pomyłka w realizacji zamówienia itp.).Klient zgłasza wtedy stosowne żądanie w formie elektronicznej, za pośrednictwem operatora pocztowego bądź osobiście w punkcie obsługi i zwraca towar. Spółka zawsze posiada dowody potwierdzające przyczyny zwrotu towaru – zapis elektroniczny albo dokument papierowy podpisany przez klienta.

Faktury korygujące są wystawiane i wysyłane w takiej samej formie, w jakiej została wystawiona i wysłana faktura pierwotna, czyli w większości pocztą elektroniczną, z prośbą do klienta o potwierdzenie otrzymania korespondencji. Zdarza się, że klienci nie odsyłają potwierdzenia odbioru bądź adresy e-mail, wskazane do celów transakcji i czynne w dacie składania zamówienia, są już nieaktywne. Jeśli spółka nie otrzymała od klienta potwierdzenia odbioru korespondencji zawierającej fakturę korygującą, jest ona wysyłana ponownie. Zdarza się, że i po drugiej próbie doręczenia klient nie potwierdza odbioru korespondencji.

Spółka uwzględnia korektę podstawy opodatkowania i podatku należnego według posiadanych dowodów potwierdzających okoliczności z tym związane, a mianowicie:

- dowodów zawarcia umowy (forma elektroniczna),

- dowodów wysłania faktury korygującej (z reguły forma elektroniczna, rzadko papierowa),

- dowodów rozwiązania/odstąpienia od umowy (z reguły forma elektroniczna, rzadko forma papierowa),

- dowodów wpłaty przez klienta i wysłania zwrotu zapłaconych kwot (wyciągi bankowe),

- korespondencji z klientem, w której są przedstawiane informacje dotyczące procedury zwrotu towaru, w tym w szczególności o wystawieniu faktury korygującej i podstawowej treści i funkcji tego dokumentu,

- zapisu elektronicznego dokumentującego doręczenie bądź wysłanie korespondencji zawierającej fakturę korygującą na adres wskazany przez klienta.

Czy spółka robi prawidłowo, rozliczając korektę w dacie podjęcia drugiej próby doręczenia faktury korygującej? – pyta czytelniczka.

Wystawiając faktury korygujące zmniejszające podstawę opodatkowania i kwotę podatku spółka zobowiązana jest posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej, aby móc uwzględnić wynikające z nich kwoty w rozliczeniach z fiskusem. Nie zawsze jednak jest w stanie uzyskać takie potwierdzenie.

Obniżając podstawę opodatkowania o:

- kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen,

- wartość zwróconych towarów i opakowań,

- zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło,

a także

- w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna

– obniżenie podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, jest możliwe pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę. Uzyskanie takiego potwierdzenia po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres , w którym potwierdzenie to uzyskał (por. art. 29a ust. 13 w zw. z ust. 10 oraz ust. 14 ustawy o VAT).

Uwaga! Warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę nie stosuje się m.in. wtedy, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia, mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej, i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej (zob. art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT). Obniżenie podstawy opodatkowania następuje nie wcześniej niż w deklaracji podatkowej składanej za okres rozliczeniowy, w którym zostały łącznie spełnione przesłanki określone w art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT (zob. art. 29a ust. 16 ustawy o VAT).

Z orzeczenia trybunału

Problem obowiązku posiadania potwierdzenia przez nabywcę odbioru faktury korygującej był przedmiotem rozważań TSUE. W wyroku z 26 stycznia 2012 r. w sprawie C 588/10 (minister finansów przeciwko Kraft Foods Polska S.A.) stwierdził on, że „(...) Wymóg polegający na uzależnieniu obniżenia podstawy opodatkowania wynikającej z pierwotnej faktury od posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania korekty faktury doręczonego przez nabywcę towarów lub usług mieści się w pojęciu warunków, o których mowa w art. 90 ust. 1 dyrektywy Rady 2006/112/WE z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Zasady neutralności podatku od wartości dodanej oraz proporcjonalności co do zasady nie sprzeciwiają się takiemu wymogowi. Jednakże, jeżeli uzyskanie przez podatnika, będącego dostawcą towarów lub usług, tego rodzaju potwierdzenia jest w rozsądnym terminie niemożliwe lub nadmiernie utrudnione, to nie można mu odmówić wykazania przed organami podatkowymi danego państwa członkowskiego przy użyciu innych środków, po pierwsze, że dochował on należytej staranności w okolicznościach danej sprawy celem upewnienia się, że nabywca towarów lub usług jest w posiadaniu korekty faktury i że zapoznał się z nią oraz, po drugie, że dana transakcja została w rzeczywistości zrealizowana na warunkach określonych w owej korekcie faktury."

Z orzeczenia tego wyraźnie wynika, że podatnik powinien podejmować działania mające na celu uzyskanie potwierdzenia odbioru przez nabywcę faktury korygującej. Obniżenie podatku należnego bez posiadania stosownego potwierdzenia jest bowiem możliwe jedynie w przypadku, gdy uzyskanie takiego potwierdzenia w rozsądnym terminie jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione. W takiej sytuacji podatnik musi posiadać dokumentację potwierdzającą próbę doręczenia faktury korygującej oraz wykazać, że rzeczywiście doszło do obniżenia podstawy opodatkowania oraz że dochował należytej staranności celem upewnienia się, że nabywca ma korektę faktury i się z nią zapoznał.

Ważna treść, nie forma

Przepisy ustawy o VAT nie zawierają żadnego wymogu dotyczącego formy takiego potwierdzenia. Dopuszczalny może być każdy rodzaj potwierdzenia, który pozwala bez żadnych wątpliwości ustalić, że kontrahent odebrał fakturę korygującą. Wystarczające będzie np. potwierdzenie przez adresata przyjęcia przesyłki poleconej (za zwrotnym poświadczeniem odbioru), pisemne odrębne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej, zwrotnie przesłana kopia podpisanej faktury korygującej, fax potwierdzający odbiór faktury korygującej, potwierdzenie przesłane drogą elektroniczną, potwierdzony odbiór faktury korygującej przesłany drogą elektroniczną.

W deklaracji

Sposób postępowania opisany przez spółkę jest prawidłowy. Jeśli przy braku uzyskania dokumentu potwierdzającego otrzymanie faktury korygującej przez klienta spółka będzie dysponowała dowodami dotyczącymi podjęcia próby doręczenia faktury korygującej oraz próby otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez klienta, a także będzie w posiadaniu dokumentacji, z której będzie wynikało, że klient posiada wiedzę o tym, że transakcja została zrealizowana na warunkach określonych w fakturze korygującej, to spełniony zostanie wymóg określony w art. 29a ust. 15 pkt 4 i ust. 16 ustawy o VAT. Spółka będzie więc uprawniona do obniżenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego w deklaracji VAT-7 (VAT-7K) za okres, w którym uzyska stosowną dokumentację. Jeśli w dacie podjęcia drugiej próby doręczenia faktury korygującej spółka będzie w posiadaniu dokumentów, z których będzie wynikać próba doręczenia faktury korygującej oraz próba otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez klienta i dokumentów wskazujących, że nabywca towaru wie, iż transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, będzie jej przysługiwało prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego za ten okres rozliczeniowy.

Uwaga! Podatnik nie może jednak w ogóle zrezygnować z otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej uzasadniając tę rezygnację tym, że konsumenci niechętnie potwierdzają ich odbiór oraz, że w takich przypadkach musi ponownie przesyłać prośby o potwierdzenie odbioru korekty.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe, np. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 19 grudnia 2017 r. (0111- KDIB3-2.4012.778.2017.1.SR). ?

Autor jest doradcą podatkowym

- Spółka sprzedaje towary za pośrednictwem sklepu internetowego. Transakcje są zawierane zgodnie z regulaminem zamieszczonym na stronie internetowej, który klienci akceptują przy składaniu zamówienia. Każdy zakup dokumentowany jest fakturą bądź paragonem fiskalnym. Co do zasady faktury są wysyłane elektronicznie (e-mail), na co klienci sklepu wyrażają zgodę. Faktury w formie papierowej wysyła się bardzo rzadko.

W praktyce spółka musi czasem wystawiać faktury korygujące zmniejszające podstawę opodatkowania i kwotę podatku (uznana reklamacja towaru, odstąpienie klienta od umowy, pomyłka w realizacji zamówienia itp.).Klient zgłasza wtedy stosowne żądanie w formie elektronicznej, za pośrednictwem operatora pocztowego bądź osobiście w punkcie obsługi i zwraca towar. Spółka zawsze posiada dowody potwierdzające przyczyny zwrotu towaru – zapis elektroniczny albo dokument papierowy podpisany przez klienta.

Pozostało 91% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo karne
Słynny artykuł o zniesławieniu ma zniknąć z kodeksu karnego
Prawo karne
Pierwszy raz pseudokibice w Polsce popełnili przestępstwo polityczne. W tle Rosjanie
Podatki
Kiedy ruszy KSeF? Ministerstwo Finansów podało odległy termin
Konsumenci
Sąd Najwyższy orzekł w sprawie frankowiczów. Eksperci komentują
Podatki
Ministerstwo Finansów odkryło karty, będzie nowy podatek. Kto go zapłaci?
Materiał Promocyjny
Wsparcie dla beneficjentów dotacji unijnych, w tym środków z KPO