Certyfikat rezydencji to nie wyciąg z rejestru

Jak wygląda prawidłowy dokument

Dostajemy z zagranicy różne dokumenty. Kontrahenci twierdzą, że wysyłają nam certyfikaty rezydencji. Mamy jednak wątpliwości, czy mają rację. Co powinien zawierać certyfikat?

Certyfikat rezydencji to zaświadczenie o miejscu siedziby lub zamieszkania podatnika dla celów podatkowych, wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa, w którym znajduje się miejsce zamieszkania lub siedziba podatnika. W praktyce zagraniczny dokument powinien zaświadczać o miejscu siedziby (zamieszkania) zagranicznego podatnika dla celów podatku dochodowego oraz musi być wydany przez właściwy organ administracji podatkowej. Ponadto, certyfikat rezydencji powinien zawierać datę wydania lub datę, w jakiej potwierdzona zostaje rezydencja podatnika.

Zagraniczni podatnicy często przedstawiają polskim płatnikom różne dokumenty, które jednak nie mogą być uznane za certyfikaty rezydencji. Jako przykłady takich dokumentów można wskazać:

- zaświadczenie o rejestracji dla celów VAT – certyfikat rezydencji powinien potwierdzać miejsce zamieszkania lub siedzibę dla celów podatku dochodowego;

- zaświadczenie o nadaniu numeru NIP – choć dokument ten wydawany jest przez organ podatkowy, to z reguły nie potwierdza, że zagraniczny podatnik ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w danym kraju;

- wyciąg z lokalnego rejestru handlowego, zagraniczny KRS lub dane z ewidencji działalności gospodarczej – dokumenty te nie są wydawane przez organy podatkowe, ponadto nie potwierdzają rezydencji dla celów podatkowych, mimo iż wskazują przykładowo siedzibę spółki;

- zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach – dokument taki wydawany jest najczęściej przez organ podatkowy, jednak nie potwierdza rezydencji dla celów podatkowych.

Czy nazwa jest konieczna

Główny księgowy jednej ze spółek z naszej grupy nie uznał certyfikatu rezydencji z zagranicy tylko z tego powodu, że dokument nie zawierał nazwy „certyfikat rezydencji". Czy miał rację?

Certyfikat rezydencji, mimo że jest dokumentem urzędowym, nie zawsze wydawany jest na sformalizowanym druku. Nie musi również być opatrzony nazwą „certyfikat rezydencji".

Ważne jest, aby zawierał wszystkie wskazane w ustawach podatkowych elementy. Co więcej, zdarza się, że zagraniczni podatnicy przedstawiają dokumenty zwane certyfikatami rezydencji, które są jednak wydawane przez lokalne urzędy do spraw ludności (praktyka spotykana we Włoszech). Takie dokumenty oczywiście nie mogą być uznane za certyfikat rezydencji w rozumieniu polskich przepisów podatkowych.

Certyfikaty rezydencji w innych państwach

Czasami zagraniczni kontrahenci proszeni o przesłanie certyfikatu rezydencji wskazują, że w ich kraju nie można uzyskać takiego dokumentu, choć mamy podejrzenia, że tak nie jest. Co powinniśmy zrobić w takiej sytuacji, aby nie narazić się na konflikt z fiskusem?

Z reguły państwa posiadają wewnętrzne procedury wydawania certyfikatów rezydencji dla swoich podatników (certyfikaty rezydencji wydawane są w Niemczech, Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, Irlandii, Kanadzie, Australii i w wielu innych państwach). Procedury ubiegania się o certyfikat w niektórych krajach są bardziej sformalizowane i wiążą się z dodatkowymi opłatami. Są jednak kraje, gdzie dokumenty te wydaje się od ręki, często w formie elektronicznej. Powodem, dla którego kontrahent odmawia przesłania certyfikatu rezydencji, może być brak wiedzy na temat charakteru i roli takiego dokumentu. Z tego powodu podatnicy często przesyłają niewłaściwe dokumenty. W takim przypadku należałoby wyjaśnić kontrahentowi, co jest istotą certyfikatu rezydencji. Można przedstawić mu wzór certyfikatu wydawanego przez polskie organy podatkowe, sporządzony również w języku angielskim (jako przykład).

Zdarza się również, że zagraniczne administracje podatkowe publikują na swoich stronach internetowych informacje na temat sposobu ubiegania się o certyfikat rezydencji w ich państwie. W niektórych przypadkach zagraniczne organy podatkowe mogą również potwierdzić rezydencję na dokumencie sporządzonym przez podatnika według dowolnego wzoru. Przygotowując taki wzór, warto zadbać, aby posiadał on dane wymagane polskimi przepisami.

Oryginał czy kopia

Zagraniczne firmy często przesyłają certyfikaty rezydencji mejlem lub faksem. Czy taka forma wystarcza, by uznać otrzymany certyfikat za prawidłowy?

Zasadniczo certyfikat rezydencji, jako dokument urzędowy, powinien być przedstawiony organom podatkowym w oryginale, ewentualnie w formie odpisu potwierdzonego przez notariusza za zgodność z oryginałem. W wyroku z 5 stycznia 2011 r. (II FSK 1363/09) NSA dodatkowo wskazał, że „zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć jego odpis, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona nie tylko przez notariusza, ale także przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym".

Dopuszczalne może być również potwierdzenie za zgodność z oryginałem przez organ, który wystawia za granicą certyfikat rezydencji. Natomiast kopie, skany certyfikatu przesyłane mejlem lub faksem nie są akceptowane przez organy podatkowe. Inaczej sprawa wygląda w przypadku, gdy w praktyce danego kraju certyfikaty rezydencji wydawane są w formie elektronicznej. W takich sytuacjach elektroniczna forma certyfikatów rezydencji jest akceptowana. Tak w odniesieniu do dokumentów z Francji wypowiedziała się Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 17 czerwca 2013 r. (IBPBI/2/423-342/13/MO).

Czy i kiedy trzeba przetłumaczyć

Certyfikaty rezydencji są sporządzane w języku obcym. Zastanawiamy się, czy do zastosowania stawki podatku z danej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania konieczne jest tłumaczenie certyfikatu.

Przepisy podatkowe nie uzależniają zastosowania stawki z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub odstąpienia od poboru podatku od dysponowania przetłumaczonym certyfikatem rezydencji. Ordynacja podatkowa przewiduje jednak obowiązek tłumaczenia dokumentów, a więc także certyfikatu rezydencji, w trakcie kontroli podatkowej i to na koszt podatnika (art. 287 § 1 pkt 2 i § 2 ordynacji podatkowej). Tłumaczenie powinien zrobić tłumacz przysięgły.

Zagraniczna spółka osobowa

Płacimy należności licencyjne do spółki osobowej z Wielkiej Brytanii. Spółka ta nie jest podatnikiem podatku dochodowego. O jaki certyfikat powinniśmy się ubiegać – spółki czy wspólników?

Często się zdarza, że świadczenia objęte podatkiem u źródła świadczy w Polsce zagraniczna spółka osobowa (np. spółka partnerska lub komandytowa), która nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym, gdyż podatnikami są wspólnicy takiej spółki.

W takiej sytuacji, co do zasady, uzyskanie certyfikatu rezydencji spółki osobowej nie będzie możliwe. Należy się więc postarać o certyfikaty wspólników takiej spółki.

Organy podatkowe niektórych państw wydają tzw. zbiorcze certyfikaty rezydencji. Są to certyfikaty wydawane określonej grupie podatników będących rezydentami jednego państwa (np. wspólnicy jednej spółki osobowej). Polskie organy podatkowe akceptują takie dokumenty (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 29 grudnia 2009 r., IPPB1/415-758/09-2/KS).

Okres ważności

Otrzymaliśmy dwa certyfikaty z zagranicy. Na pierwszym widnieje informacja, że potwierdza on rezydencję podatnika za poprzedni rok, drugi natomiast opatrzony jest tylko w datę wydania. Jak długo można stosować oba certyfikaty?

Certyfikat rezydencji, który wprost wskazuje, jakiego okresu dotyczy, powinien być stosowany tylko w odniesieniu do tego okresu. Natomiast to, jak długo obowiązuje certyfikat opatrzony jedynie w datę wydania, było przedmiotem licznych sporów między przedsiębiorcami a fiskusem w latach poprzednich. Organy podatkowe co do zasady twierdziły, że taki certyfikat nie może potwierdzać rezydencji po dacie wydania. Sądy administracyjne były bardziej liberalne, gdyż dopuszczały możliwość stosowania certyfikatu w okresie późniejszym, jeżeli nie doszło do zmiany stanu faktycznego.

Od 4 stycznia 2015 r. zagadnienie to regulują nowe przepisy. Zasada, która dotyczy certyfikatów wskazujących jakiego okresu dotyczą, nie uległa zmianie. W dalszym ciągu certyfikat odnoszący się do danego roku potwierdza rezydencję tylko za ten rok. Wprowadzono jednak nowe regulacje odnośnie do certyfikatów rezydencji zawierających jedynie datę wydania (art. 41 ust. 9a–9d ustawy o PIT, art. 26 ust. 1i–1l ustawy o CIT). Zasadą jest, że certyfikat rezydencji niezawierający okresu ważności może być przez płatnika stosowany przez kolejne 12 miesięcy od dnia jego wydania. Co ważne, jeżeli miejsce zamieszkania lub siedziby podatnika zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, wydanym przed dniem wejścia w życie nowych przepisów (tj. przed 4 stycznia 2015 r.), to od dnia wejścia w życie tych przepisów płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych 12 miesięcy od dnia jego wydania. Certyfikaty rezydencji wydawane przed 4 stycznia 2015 r., czyli także w roku 2014, mogą zatem być podstawą do zastosowania od 4 stycznia 2015 r. umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, jeśli nie upłynie 12 miesięcy od dnia ich wydania.

Nowe obowiązki płatnika

Według nowych przepisów certyfikat rezydencji można stosować 12 miesięcy po dacie jego wydania. Czy to jest wszystko, o czym należy pamiętać, stosując nowe regulacje?

Nie.