Internet

Informatyzacja administracji: niepewne doręczenie

Grzegorz Sibiga
Nieznane
Nawet odpłatne uzyskanie kwalifikowanego certyfikatu do weryfikacji podpisu elektronicznego nie daje pewności, że organ doręczy nam e-dokument - twierdzi doktor Grzegorz Sibiga, adiunkt w Wyższej Szkole Przedsiębiorczości i Zarządzania im. L. Koźmińskiego w Warszawie
Elektroniczne załatwianie indywidualnych spraw w postępowaniu administracyjnym obejmuje nie tylko przyjmowanie e-podań, ale również doręczanie przez organ pism w formie dokumentów elektronicznych.
Dotyczące tej kwestii szczegóły techniczne określa, obowiązujące od 12 czerwca tego roku, rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (DzU nr 227, poz.1664; dalej rozporządzenie). Cechą charakterystyczną tego środka porozumiewania się jest proces komunikowania się przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami. Doręczenie nie może więc polegać na wprowadzeniu pisma do informatycznego nośnika danych, który jest następnie przekazywany adresatowi.
Organ prowadzący postępowanie nie ma jednak obowiązku dokonywania elektronicznych doręczeń. Zgodnie z art.391 kodeksu postępowania administracyjnego (dalsze przepisy odnoszą się do k.p.a.) warunkiem wykorzystania środków komunikacji elektronicznej do doręczania jest akceptacja strony (wyrażenie zgody) lub żądanie zastosowania tego środka. Ale nawet wtedy organ tylko może -a więc nie musi -korzystać z elektronicznego przekazu. Ze wskazanego przepisu wynika także inne ograniczenie, mianowicie takie, że tylko do strony można kierować pisma w formie dokumentów elektronicznych. Z zupełnie nieznanych względów pominięto innych uczestników postępowania. Wydaje się, że ograniczenie to nie obowiązuje, jeżeli adresatem pisma jest inny podmiot publiczny, ponieważ art.16 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU nr 64, poz. 565 ze zm.) zobowiązuje podmioty publiczne (w tym organy administracji publicznej) do zapewnienia wymiany między sobą dokumentów elektronicznych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Rozporządzenie przewiduje trzyetapowy proces doręczenia pisma: > organ przesyła na adres elektroniczny strony informację, że można odebrać pismo, wraz z adresem, z którego pobiera się pismo, oraz pouczeniem dotyczącym technicznego sposobu jego odbioru, > jeśli adresat wejdzie pod podany adres, musi się autoryzować za pomocą kodu dostępu (np. indywidualnego identyfikatora i hasła). Następnie pojawi się elektroniczne urzędowe poświadczenie odbioru, które adresat pisma musi opatrzyć własnym bezpiecznym podpisem elektronicznym, > dopiero wtedy system teleinformatyczny organu udostępnia do pobrania pismo. Mniej rygorystyczne warunki przewidziano dla adresata będącego innym organem administracji publicznej (np. zajmującego stanowisko w sprawie). Doręczenie następuje w sposób określony w przepisach o informatyzacji, tj. pismo przesyła się na udostępniony adres elektronicznej skrzynki podawczej organu pod warunkiem odesłania nadawcy automatycznie generowanego urzędowego poświadczenia odbioru. Za datę odbioru pisma uważa się dzień podpisania przez adresata urzędowego poświadczenia odbioru. Jeżeli to nie nastąpi w terminie siedmiu dni od dnia wysyłki, organ doręcza pismo w formie tradycyjnej (rozdział 8 k.p.a. "Doręczenia"). System teleinformatyczny organu automatycznie powinien generować informacje na temat niedoręczonych pism. Przyjęty w rozporządzeniu sposób doręczania budzi spore wątpliwości. Przede wszystkim art. 46 § 3 k.p.a. wymaga, by organ wysyłał do adresata sam e-dokument, a nie jedynie - jak przewiduje rozporządzenie -informację o możliwości jego odbioru pod podanym adresem. Celem takiego rozwiązania w rozporządzeniu jest potrzeba zapewnienia poufności korespondencji do momentu potwierdzenia doręczenia, by adresat nie miał żadnych możliwości wcześniejszego zapoznania się z treścią pisma. Jest to odstępstwo od dotychczasowej zasady doręczania adresatowi pisma, kwestia ta powinna więc być uregulowana w samym k.p.a. Kolejny problem to siedmiodniowy termin na odebranie pisma, po którym następuje doręczenie tradycyjne. K. p. a. wymaga, by był on liczony od daty wysłania pisma, podczas gdy z rozporządzenia wynika, że datą początkową jest dzień przesłania informacji o możliwości odebrania pisma. Rozporządzenie zmienia w tym względzie, a tym samym narusza warunki doręczania określone wart.46 §3 k.p.a. Z tego aktu wynika również inny wymóg dla adresata pisma: posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego. Tymczasem k.p.a. nie wprowadza takiego warunku dla odbioru pism od organu, ale jedynie dla składania e-podań. Nawet gdy uzyskamy kwalifikowany certyfikat (co wiąże się z kosztami i szeregiem warunków formalnych) nie możemy mieć pewności, że organ będzie się z nami komunikował z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznych, ponieważ - przypomnę - nie został nałożony na niego taki obowiązek.
Źródło: Rzeczpospolita

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL