Firmy muszą uważać żeby nie wysyłać do KSeF faktur konsumenckich

Faktury konsumenckie nie powinny trafiać do systemu skarbówki (KSeF), a trudno ustalić, czy klient kupuje jako firma czy konsument.

Publikacja: 21.12.2023 03:00

Firmy muszą uważać żeby nie wysyłać do KSeF faktur konsumenckich

Foto: Adobe Stock

Obowiązkowy KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur zbliża się wielkimi krokami. Dla większości podatników VAT zacznie stanie się obowiązkowy już od 1 lipca 2024 r. Tymczasem wielu z nich nie tylko nawet nie zaczęło się do tej rewolucji przygotowywać, ale nie wiedzą jakie wyzwania ich czekają. A jednym z nich będzie konieczność ustalenia statusu kupującego.

Dodatkowa komplikacja w KSeF

– Pierwotnie faktury dokumentujące transakcje z konsumentami miały być objęte obowiązkowym KSeF. Ostatecznie jednak przepisy, które mają zacząć obowiązywać od 1 lipca 2024 r. wyłączyły możliwość przesyłania ich do systemu. Oznacza to, że resort finansów nie chce otrzymywać danych dotyczących konsumentów. Jednym z powodów mogą być kwestie związane z RODO i ochroną danych osobowych, które wymagają dodatkowego zabezpieczenia – Aleksandra Sewerynek doradca podatkowy, partner w EY.

Przy czym jak dodaje Jerzy Martini doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Martini i Wspólnicy z przepisów jasno wynika, iż faktury konsumenckie nie powinny trafiać do KSeF.

– Nie ma tu dowolności np. że nie powinny, ale mogą. Co prawda ustawodawca nie przewidział za to kar finansowych, jak w przypadku, gdy faktura jest objęta obowiązkowym KSeF, a nie została wysłana do systemu. Niemniej nie wyklucza to ogólnej odpowiedzialności za nieprawidłowe rozliczenie z kodeksu karnego skarbowego – podkreśla ekspert. 

Czytaj więcej

Korzystanie z KSeF przy transakcjach zagranicznych

Jak wyjaśnia Aleksandra Sewerynek podatnicy mają poważny problem z identyfikacją, która transakcja dotyczy przedsiębiorcy i podatnika VAT, a która zwykłego konsumenta. To przede wszystkim wyzwanie dla firm, które mają bardzo duży wolumen transakcji np. sklepów internetowych. Niemniej problem dotyczy wszystkich podatników. 

Podstawową kwestią jest to jak zidentyfikować kto jest nabywcą – konsument czy przedsiębiorca. A to wymaga dodatkowe zaangażowania i przygotowania systemów, co nie ułatwia życia podatnikom. 

Rozgryźć klienta

Jerzy Martini przypomina, że przedsiębiorca też może być konsumentem. 

– Ktoś kto ma firmę nie wszystko kupuje dla działalności. Robi też zakupy prywatne i w takim przypadku działa jako konsument. Sprzedawca musi więc wprowadzić taki system, który pozwoli na ustalenie w jakim charakterze działa nabywca. A nie będzie to proste. Co prawda można próbować to ustalić przez tzw. białą listę, ale nie każdy podatnik jest w niej ujęty. Jakimś rozwiązaniem jest też wprowadzenie zmian w regulaminach sprzedaży i wymaganie deklaracji w jakim charakterze występuje klient. Niemniej zasadniczo będzie się to sprowadzało do oświadczenia i dobrej wiary – tłumaczy ekspert.

Z tych powodów zdaniem Jerzego Martiniego podatnicy nie powinni być karani w żaden sposób za przesłanie przez pomyłkę do KSeF faktury konsumenckiej.

Aneta Lech doradca podatkowy z LexAntis Doradztwo Podatkowe dodaje zaś, że przy zautomatyzowanych procesach sprzedażowych wychwycenie przypadków, kiedy osoba fizyczna dokonuje jednych zakupów jako konsument na potrzeby prywatne, a innych jako prowadzący działalność może być trudne i kłopotliwe. Nie można też wykluczyć sytuacji kiedy ktoś zmieni zdanie i już po dokonanym zakupie. Na przykład uzna, że kupioną nieruchomość chce jednak wynajmować albo sprzedać i z tego tytułu chce albo musi być podatnikiem VAT. I dobrze by było móc VAT od takiego zakupu odliczyć.  Pojawia się jednak pytanie jakie skutki taka zmiana wywoła dla wystawcy faktury, który będzie musiał wstecznie skorygować swoją ewidencję VAT. 

– Niestety nie istnieje żadna lista, żaden wykaz który by jednoznacznie odróżnił osobę fizyczną będącą konsumentem od prowadzącej działalność gospodarczą w szerokim rozumieniu definicji wynikającym z ustawy o VAT. CEIDG zawiera wykaz tylko przedsiębiorców, a biała lista tylko wykaz czynnych podatników VAT, bo już zwolnienieni znajdą się na nie jedynie, gdy dobrowolnie się zarejestrują. Z kolei ustawa o NIP-ach też jest niejednoznaczna z racji tego, że nakłada obowiązek posługiwania się NIP w przypadku bycia płatnikiem składek – zauważa Aneta Lech.

Czytaj więcej

Rok 2024 to rok e-faktur i nowych podatków dla przedsiębiorców

Przykładowo rolnik ryczałtowy nie musi mieć NIP, ale jeśli zatrudnia pracowników czy zleceniobiorców do prowadzenia gospodarstwa to już musi. Osoba uzyskująca przychody z najmu prywatnego nie musi mieć nr NIP, o ile nie jest czynnym podatnikiem VAT ale już osoba zatrudniająca nianię musi mieć NIP. 

Dlatego w ocenie Anety Lech identyfikator podatkowy NIP nie jest jednoznacznym wyróżnikiem kiedy fakturę wysłać do KSeF a kiedy nie.

Uwaga na RODO

Krzysztof J. Musiał doradca podatkowy, partner w kancelarii Musiał i Partnerzy zwraca uwagę na jeszcze jeden aspekt sprawy.

– Przesłanie do KSeF faktury konsumenckiej może wiązać się z ryzykiem zarzutu naruszenia RODO. A podatnicy, którzy myślą, że przecież konsument się nie dowie o tym, iż jego dane trafiły do skarbówki są w poważnym błędzie. Nie tylko dlatego, że faktura przesłana do KSeF będzie musiała mieć kod QR. Fiskus może też wykorzystać dane konsumenta np. do jakieś kontroli chociażby pod kątem nieujawnionych źródeł i podatnik dowie się o naruszeniu przy tej okazji – wyjaśnia Krzysztof J. Musiał.

Mariusz Korzeb doradca podatkowy, ekspert Federacji Przedsiębiorców Polskich nie widzi aż tak dużego problemu, ale zgadza się, że podatnicy objęci obowiązkowym KSeF muszą się do tego dobrze przygotować.

– Większym zagrożeniem dla podatników będzie niezaraportowanie do systemu faktury, która musi się w nim znaleźć. Za taki „błąd” fiskus będzie mógł nałożyć na podatnika karę finansową do 100 proc. kwoty podatku wykazanej na fakturze – przypomina Mariusz Korzeb.

Jak podkreśla Aleksandra Sewerynek, Ministerstwo Finansów jest świadome wyzwania dotyczącego „wyłapywania” transakcji BTC jakie stoi przed podatnikami. Chcąc wyjść naprzeciw potrzebom MF planuje udostępnienie narzędzia tj. platformy pozwalającej na identyfikację czy powinniśmy daną fakturę identyfikować jako BTB, czy BTC.

Niemniej w ocenie ekspertki to też dobry czas, żeby zastanowić się nad tym czy jednak faktury konsumenckie nie powinny trafiać do KSeF. 

Czytaj więcej

Jak dostać się do Krajowego Systemu e-Faktur i go przetestować?

– Takie postulaty już pojawiają się ze strony podatników, którzy wskazują, że rozwiązałoby to bardzo poważny problem praktyczny. Po prostu wysyłaliby do systemu wszystkie faktury i to Ministerstwo Finansów musiałoby ewentualnie zadbać o odpowiednie zabezpieczenie danych konsumentów – podkreśla Aleksandra Sewerynek. 

Co do tego, że obowiązkowy KSeF będzie rewolucją i ogromnym wyzwaniem dla podatników wątpliwości nie ma również Beata Boruszkowska prezes Krajowej Izby Biur Rachunkowych i właścicielka biura rachunkowego.

- Nie wszyscy mają tego świadomość. Dlatego nie warto czekać na ostatnią chwilę. Zwłaszcza, że nie wszystko jest jasne. Przede wszystkim nie ma jeszcze stosownych rozporządzeń. Dziś trudno ocenić, jak przedsiębiorcy poradzą sobie z nowym obowiązkiem. Jedno jest jednak prawie pewne, na początku czeka nas chaos – uważa Beata Boruszkowska.

2025 rok

wtedy fiskus zacznie stosować kary finansowe za naruszenie obowiązków KSeF

100 proc.

podatku wykazanego na fakturze będzie grozić za nieprzesłanie faktury objętej KSeF do systemu

Obowiązkowy KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur zbliża się wielkimi krokami. Dla większości podatników VAT zacznie stanie się obowiązkowy już od 1 lipca 2024 r. Tymczasem wielu z nich nie tylko nawet nie zaczęło się do tej rewolucji przygotowywać, ale nie wiedzą jakie wyzwania ich czekają. A jednym z nich będzie konieczność ustalenia statusu kupującego.

Dodatkowa komplikacja w KSeF

Pozostało 95% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Rośnie lawina skarg kasacyjnych do Naczelnego Sądu Administracyjnego