Zamknięcie księgowego roku i sporządzenie sprawozdania finansowego przez księgowego

Zawód księgowego kojarzony jest – zazwyczaj – z monotonią, wykonywaniem żmudnych obliczeń i powtarzalnością zadań. Przewidywalność większości obowiązków w pracy księgowego może być jednak uznana za zaletę: umożliwia zaplanowanie działań w okresie przygotowań do zamknięcia roku i sporządzenia sprawozdania finansowego. Takim intensywnym okresem dla jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, jest ostatni kwartał roku. Służby finansowo-księgowe skupiają się m.in. na obowiązkach wskazanych w ustawie o rachunkowości (dalej: uor), których należy dopełnić w związku z nadchodzącym ostatnim dniem roku obrotowego.

Czytaj także: U księgowych technologia nie zastąpi kompetencji

Co jest do zrobienia

Zadania, które należy uwzględnić w harmonogramie ostatniego kwartału roku obrotowego, wynikające z regulacji uor, obejmują:

- organizację spisu z natury składników majątku obrotowego – materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów;

- przeprowadzanie inwentaryzacji środków trwałych, jeżeli czteroletni okres, w którym przynajmniej raz należy zweryfikować rzeczywisty stan tego rodzaju aktywów, wypada w danym roku obrotowym;

- proces potwierdzenia sald należności z kontrahentami – rozrachunków z tytułu dostaw i usług pożyczek;

- wybór firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym udział audytora w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych, którego co prawda dokonuje organ zatwierdzający, a zawiera kierownik jednostki, ale zwykle to służby finansowo-księgowe czuwają nad tym procesem.

Tylko czy aż trzy miesiące

Termin sporządzenia sprawozdania finansowego jest określony w ustawie o rachunkowości. Jednostki prowadzące księgi rachunkowe na podstawie jej przepisów zobowiązane są do przygotowania bilansu na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, czyli tzw. dzień bilansowy. Sporządzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego.

Systematyczna praca w trakcie roku i/lub intensywne wykorzystanie pozostałego do końca roku obrotowego czasu pozwalają upewnić się, że dane zawarte w księgach rachunkowych rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Odpowiednio wcześnie przeprowadzona analiza danych w bilansie oraz rachunku zysków i strat umożliwia sprawdzenie, czy są one kompletne oraz spójne, a także pozwala na uzupełnienie ewentualnych brakujących informacji lub zebranie niezbędnych dokumentów. Proste czynności, wykonane z pewnym marginesem czasowym, pozwalają uniknąć nerwowych sytuacji przed zamknięciem roku – szczególnie w sytuacji, gdy firma na podstawie wewnętrznych uregulowań sporządza sprawozdanie w krótszym czasie, niż ten wynikający z prawa bilansowego. Takie przypadki dotyczą na przykład podmiotów będących częścią grup kapitałowych, które sporządzają roczne sprawozdanie finansowe przed upływem trzech miesięcy po dniu bilansowym, aby umożliwić spółce dominującej sporządzenie skonsolidowanego sprawozdania finansowego.

Systematyczność się opłaca

Przykłady comiesięcznych uzgodnień, które powinno się uwzględniać w harmonogramie pracy służb finansowo-księgowych i które pozwolą ułatwić pracę w trudnym okresie zamknięcia roku to:

- sprawdzenie, czy amortyzacja bilansowa i podatkowa dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych za dany okres została naliczona i ujęta w księgach rachunkowych; porównanie wartości bilansowej brutto, umorzenia i wartości bilansowej netto z rejestrem środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;

- sprawdzenie zapisów księgowych na kontach zaliczek na wartości niematerialne i prawne oraz środki trwałe i środków trwałych w budowie z dokumentami zakupu; ewentualne potwierdzenie z pracownikami odpowiedzialnymi za majątek trwały, czy dane pozycje nie powinny być ujęte w poz. A.I.3. i A.II.1 bilansu (dla tych podmiotów, które sporządzają sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 1 od uor);

- analiza rozrachunków z odbiorcami i dostawcami w celu upewnienia się, czy ujęto wszystkie dokumenty, poprzez sprawdzenie czy poszczególne konta analityczne nie wykazują nietypowych sald (na przykład konto zobowiązań nie ma saldo debetowego) itp.;

- porównanie wykazanych kwot aktywów oraz rezerw z tytułu podatku odroczonego z kalkulacją podatku dochodowego i sprawdzenie, czy kwota podatku odroczonego wykazanego w rachunku zysków i strat również jest zgodna z kalkulacją;

- uzgodnienie z pomocniczym zestawieniem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów na dzień przeprowadzenia analizy;

- sprawdzenie, jeśli w danym okresie obrotowym sprzedawano towary, materiały bądź produkty, czy zaksięgowano koszt własny sprzedaży. Warto upewnić się, czy wydaje się on racjonalny – na przykład czy nie jest wyższy od wartości sprzedaży, co może, ale nie musi być prawidłowe. Wszelkie wątpliwości można wyjaśnić z osobami odpowiedzialnymi za gospodarkę magazynową oraz porównać wartości zapasów z danymi z systemu magazynowego;

- potwierdzenie zasadności salda rozrachunków z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych z deklaracjami podatkowymi (lub kalkulacjami podatkowymi) takimi jak: VAT, ZUS, PIT itp.; wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości przy wsparciu działów kadrowo-płacowego i podatkowego (albo zewnętrznych doradców obsługujących firmę);

- potwierdzenie zasadności sald kont związanych z wynagrodzeniami z listami płac i wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości przy wsparciu działu kadrowo-płacowego (albo zewnętrznej firmy zajmującej się obsługą kadrowo-płacową);

- przegląd rejestru zawartych umów i podpisanych aktów notarialnych pod kątem ustalenia, czy ich skutki nie powinny zostać wprowadzone do ksiąg rachunkowych; omówienie wątpliwości co do stanu faktycznego z działem prawnym lub zewnętrzną firmą doradczą;

- sprawdzenie, czy saldo kont rachunków bankowych na ostatni dzień analizowanego okresu zgadza się z saldem wykazanym na wyciągach bankowych;

- kontrola, czy raporty kasowe za dany okres zostały ujęte w księgach rachunkowych i czy saldo na koniec analizowanego okresu zgadza się z saldem końcowym w raporcie kasowym;

- analiza, czy saldo konta środków pieniężnych w drodze na ostatni dzień okresu wynosi zero albo ustalenie przyczyny istnienia innego salda i potwierdzenie, czy jest zasadne;

- ustalenie, czy jednostka posiada lokaty terminowe o terminie zapadalności przypadającym w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, które na dzień bilansowy będą wymagały naliczenia odsetek;

- kontrola, czy zysk/strata netto wykazana w bilansie zgadza się z wynikiem finansowym wykazanym w rachunku zysków i strat;

- porównanie wartości sprzedaży ujętej w księgach za analizowany okres z danymi pomocniczymi – na przykład wynikającymi z systemu (bądź modułu) sprzedaży, wyjaśnienie ewentualnych odchyleń;

- upewnienie się, że wszystkie faktury VAT dotyczące kosztów zostały zaksięgowane. Jeśli dana jednostka gospodarcza korzysta z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, można sprawdzić, czy wszystkie zostały na zatwierdzone.

Nie na ostatnią chwilę

Są też takie działania kontrolne, których nie trzeba koniecznie umieszczać w comiesięcznej checkliście, ale nie warto zostawiać ich też na sam koniec roku:

- sprawdzenie, czy wykazany kapitał podstawowy zgadza się z wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego; warto dodatkowo skonsultować się z działem prawnym lub zewnętrzną firmą doradczą, czy nie nastąpiło podwyższenie kapitału podstawowego, które nie zostało wpisane do KRS na dzień bilansowy oraz czy istnieją zdarzenia gospodarcze, które należy ująć na przykład na kapitałach zapasowych lub rezerwowych;

- porównanie zysku/straty z lat ubiegłych z sumą niepodzielonego wyniku finansowego za poprzednie lata obrotowe (ta pozycja występuje w tych jednostkach gospodarczych, w których nie zatwierdzono sprawozdania finansowego za rok poprzedni lub po zatwierdzeniu sprawozdania pozostaje nierozliczony wynik finansowy z lat ubiegłych);

- potwierdzenie z działem kadrowo-płacowym lub jednostką zewnętrzną, której powierzono obsługę kadrowo-płacową, prawidłowości wykazanych rezerw na świadczenia emerytalne i podobne;

- uzgodnienie pozostałych rezerw wykazywanych w bilansie z zestawieniem pomocniczym oraz ewentualne potwierdzenie z odpowiednimi jednostkami w ramach firmy prawidłowości kwot;

- sprawdzenie, czy na dzień bilansowy naliczone są odsetki od takich pozycji zobowiązań jak kredyty i  pożyczki, obligacje, otrzymane kaucje długoterminowe itp.