Faktury wystawione przez nabywcę są podstawą zapisów w księdze

Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie usług reklamowych. Jestem podatnikiem VAT czynnym. Od lipca 2016 r. świadczę usługi na rzecz firmy X (podatnik VAT czynny). Usługa ma być rozliczana w okresach miesięcznych. Firma X zażyczyła sobie, abym zawarł z nią umowę w sprawie tzw. samofakturowania, na podstawie której będzie ona wystawiać faktury w moim imieniu i na mój rachunek, potwierdzające wykonanie przeze mnie usług na rzecz firmy X. Zgodnie z zawartym porozumieniem firma X ma wystawiać te faktury nie później niż 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę, i przekazywać mi do akceptacji nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. Akceptacji mam dokonywać w formie własnoręcznego podpisu na obu egzemplarzach faktury (faktury mają być wystawiane w formie papierowej). Czy zawarcie takiego porozumienia jest dopuszczalne prawnie? Jeżeli tak, to jak powinienem ujmować takie faktury w podatkowej księdze przychodów? – pyta czytelnik.

Zasady wystawiania faktur przez podatników VAT czynnych określają przede wszystkim przepisy ustawy o VAT. Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (zob. art. 2 pkt 31 ustawy o VAT).

Zgodnie z zasadą zawartą w art. 106b ust. 1 ustawy o VAT fakturę, m.in. na udokumentowanie odpłatnego świadczenia usług w kraju, wystawia podatnik. Od tej zasady ustawodawca przewidział jednak kilka wyjątków. Jeden z nich dotyczy tzw. samofakturowania uregulowanego w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT.

Co mówią przepisy

Stosownie do art. 106d ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podmiot, o którym mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, a więc podatnik VAT, nabywający towary lub usługi od podatnika, może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu, jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika wykonującego te czynności.

Samofakturowanie w obrocie krajowym jest zatem dopuszczalne pomiędzy podatnikami VAT, jeżeli zostanie podpisana pomiędzy nimi (sprzedawcą i nabywcą) umowa w tej sprawie. Ważne jest, aby w umowie tej została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika wykonującego te czynności.

Trzeba ustalić procedury

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że pomiędzy czytelnikiem (tj. sprzedawcą) a nabywcą (firma X) zostanie zawarta umowa w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz czytelnika. W umowie tej ma zostać określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika wykonującego usługi, czyli czytelnika. Zgodnie z zawartym porozumieniem firma X ma wystawiać te faktury nie później niż 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę i przekazywać czytelnikowi do akceptacji nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. Czytelnik ma je akceptować składając własnoręczny podpis na obu egzemplarzach faktury (faktury mają być wystawiane w formie papierowej).

Stosownie do art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Zgodnie z porozumieniem w sprawie samofakturowania firma X ma wystawiać te faktury nie później niż 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę i przekazywać je do akceptacji nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. Przyjęte rozwiązanie polegające na wystawieniu na firmę X faktur w imieniu i na rachunek czytelnika przed upływem ustawowego terminu na wystawienie faktury jest zatem jak najbardziej dopuszczalne.

Co najmniej w dwóch egzemplarzach

Faktury wystawiane na podstawie porozumienia w sprawie samofakturowania, tak samo jak zwykłe faktury, stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, powinny zostać wystawione co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik wykonujący usługę.

Faktury wystawiane przez nabywcę towarów lub usług w imieniu i na rachunek sprzedawcy obligatoryjnie powinny zawierać wyraz „samofakturowanie" stosownie do art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT. Poza tym faktura ta powinna zawierać wszystkie dane wymagane dla faktury wystawianej przez sprzedawcę (zob. art. 106e ustawy o VAT).

Na podstawie dowodów księgowych

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że czytelnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Zasady prowadzenie podatkowej księgi są określone w przepisach rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury (zob. § 12 ust. 3 rozporządzenia). Dotyczy to również faktur wystawianych przez nabywcę towarów lub usług (podatnika VAT) w imieniu i na rachunek sprzedawcy na podstawie zawartego porozumienia w sprawie samofakturowania.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że 1 sierpnia 2016 r. zostanie wystawiona za lipiec 2016 r. pierwsza faktura (nr 1/2016/SAMOFAKTUROWANIE) potwierdzająca świadczenie przez czytelnika usług w lipcu 2016 r. na kwotę brutto 12 300 zł, w tym VAT: 2 300 zł. Fakturę tę wystawi nabywca usługi, czyli firma X (zgodnie z zawartym porozumieniem w sprawie tzw. samofakturowania). Zgodnie z przepisami wystawiona faktura zawiera wyraz „samofakturowanie". Zostanie ona przez czytelnika zaakceptowana w dniu jej wystawienia, tj. 1 sierpnia 2016 r. Faktura ta powinna zostać przez czytelnika ujęta w podatkowej księdze przychodów i rozchodów lipcu 2016 r., kiedy to powstał przychód. Fakturę tę ujmuje się w kwocie netto, tj. bez podatku należnego VAT – niezaliczonego do przychodów. Przychody z tego tytułu powinny być ujęte w kolumnie 7 podatkowej księgi przychodów i rozchodów, gdzie ujmuje się wartość sprzedanych usług.

Zapisy w pkpir – lipiec 2016 r. >patrz tabela poniżej. Numerem wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów tj. „12/07/2016" należy oznaczyć dowód będący podstawą zapisu, tj. fakturę nr 1/2016/ SAMOFAKTUROWANIE z 1 sierpnia 2016 r. Założyłem, że czytelnik numeruje wpisy w księdze w podziale na poszczególne miesiące – wpisy numeruje się od początku miesiąca – pierwszy wpis w każdym miesiącu zostanie oznaczony liczbą porządkową 1.

Kiedy powstaje przychód

Za przychód z (pozarolniczej) działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników sprzedających towary i usługi opodatkowane podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług (art. 14 ust. 1 w zw. z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT).

Za datę powstania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej, w myśl zasady zawartej w art. 14 ust. 1c ustawy o PIT, uważa się, co do zasady, dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

1) wystawienia faktury albo