Zarówno przy wyjeździe krajowym, jak i zagranicznym pracodawca może jednak wyrazić zgodę na przejazd również takim środkiem transportu, jak motocykl czy motorower, który nie stanowi jego własności.
Kraj czy zagranica
Rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167) w § 3 łącznie reguluje kwestie środków przejazdu odnośnie do delegacji krajowych i zagranicznych. W obecnych przepisach nie ma żadnego rozróżnienia w tym zakresie ani ograniczeń związanych z możliwością wyznaczenia określonego typu środka transportu przy np. pewnej dopiero odległości.
Skórka za wyprawkę
Nie można kwestionować możliwości wyrażenia przez pracodawcę zgody lub nakazania przejazdu w podróży krajowej samolotem. Jest to normalny, powszechnie dostępny środek przemieszczania się, którego ceny coraz częściej nie odbiegają od biletów na autobus czy pociąg. W wielu przypadkach jego wybór pozwala natomiast skrócić czas trwania delegacji, a co za tym idzie – zmniejszyć ogólne koszty, bo np. znika konieczność opłacenia delegowanemu kolejnego noclegu w podróży.
Przy wyborze środka transportu należy bowiem brać pod uwagę nie tylko koszty bezpośrednie, ale również wpływ przejazdu danym środkiem transportu na pozostałe kwestie. Niekiedy droższy środek transportu (np. powierzenie pracownikowi samochodu służbowego) może skutkować dużo szybszym przejazdem i brakiem konieczności ponoszenia kosztów dodatkowego noclegu.
Pod uwagę warto też wziąć nieobecność podwładnego po powrocie z delegacji. Usprawiedliwia ją oświadczeniem potwierdzającym odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończone w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy zostało mu mniej niż osiem godzin, gdy podróżował w warunkach uniemożliwiających mu odpoczynek nocny (§ 3 pkt 5 rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1632). Przyjmuje się, że warunki umożliwiające wypoczynek w porze nocnej to miejsce leżące do spania – przejazd w przedziale sypialnym, kuszetką.
Wydatki do zwrotu
Rozliczając się z pracownikiem, który wrócił z delegacji, należy mu zwrócić koszty przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez niego ulgi na dany środek transportu (bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje). Ponadto należy się z nim rozliczyć z poniesionych opłat dodatkowych, bezpośrednio powiązanych z korzystaniem z określonego środka transportu. Najczęściej jest to miejscówka, ale równie dobrze może to być np. stosowana przez przewoźnika opłata za wydanie biletu.
