Monitoring wizyjny nie jest jedyną formą monitoringu, który może stosować pracodawca. Zgodnie z kodeksem pracy, dopuszczalne są również inne formy monitoringu. Najpopularniejsze to monitoring poczty elektronicznej, monitoring stron internetowych przeglądanych przez pracowników oraz monitoring lokalizacji. Uprawnienie do wprowadzenia którejkolwiek z tych form monitoringu wiąże się jednak z pewnymi ograniczeniami i obowiązkami po stronie pracodawcy.
Czytaj także: RODO a kamery w pracy: Monitoring pracowników w ryzach kodeksu pracy
Cel stosowania
Zgodnie z art. 223 § 1 kodeksu pracy, pracodawca może wprowadzić w zasadzie dobrowolną formę monitoringu. Może to jednak zrobić jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Oba te warunki muszą być spełnione łącznie. Na pracodawcy ciąży również obowiązek wykazania, że tych celów nie może osiągnąć w inny sposób niż tylko przez wybraną formę monitoringu. Oceny tej pracodawca musi dokonać, biorąc pod uwagę rodzaj pracy, jej charakter i stanowisko zajmowane przez pracownika.
Cel zastosowania monitoringu jest dość wąski i ukierunkowany wyłącznie na działania podejmowane przez pracownika. Takie rozwiązanie wydaje się uzasadnione w razie stosowania monitoringu poczty elektronicznej i przeglądanych przez pracownika stron internetowych. Natomiast w przypadku monitoringu lokalizacji (GPS), jego definitywny charakter może rodzić pewne problemy praktyczne. Wyobraźmy sobie sytuację, w której stosowanie monitoringu GPS jest wymogiem nałożonym przez ubezpieczyciela auta. GPS jest dodatkowym zabezpieczeniem auta przed kradzieżą (ochroną mienia), którego art. 223 § 1 k.p. nie przewiduje. Ten problem wydaje się mało istotny w przypadku, gdy GPS jest zainstalowany w aucie pracownika w celu określonym przez przepisy prawa (tj. po to, aby sprawdzić, czy w czasie, gdy powinien on świadczyć pracę, faktycznie to robi, a nie np. załatwia prywatne sprawy). Wtedy wykorzystanie GPS w celu ochrony mienia przed osobą trzecią – np. poprzez jej namierzenie – jest uzasadnione i niejako następcze w stosunku do faktycznej podstawy prawnej zamontowania GPS-a w aucie.
Sytuacja będzie natomiast inna w przypadku aut, w których monitoring GPS nie jest stosowany w celu sprawdzenia tego, w jaki sposób dany pracownik wykorzystuje auto, a jedynie w wyniku spełnienia wymogu stawianego przez ubezpieczyciela. Nawet jeżeli pracodawca nie będzie na bieżąco podglądał nagrań z lokalizacji GPS takiego auta, nie zmienia to faktu, że monitoring GPS będzie stosował w innym celu niż przewidziane w art. 223 § 1 k.p.