Od pewnego czasu trwa ożywiona dyskusja w mediach o monitorowaniu pracowników. Na ile może pozwolić sobie pracodawca? Jak wyważyć granicę między dobrem zakładu pracy a prawem do prywatności etatowców? Co zrobić z coraz nowszymi formami obserwowania pracowników, które umożliwia galopująca technologia? Temat nie jest nowy i od zawsze budził wiele wątpliwości. Teraz jednak pojęcie monitoringu zostało formalnie ujęte w polskim kodeksie pracy. I to szybciej, niż pierwotnie zakładano.

Oko na pracownika już w maju

Zmiany wprowadzające do kodeksu pracy pojęcie monitoringu miały wejść w życie wraz z innymi przepisami dotyczącymi danych osobowych w zatrudnieniu, w ramach rządowego projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679. Tymczasem pojawiły się w finalnej wersji projektu ustawy o ochronie danych osobowych. Artykuł 111 ustawy (z 10 maja 2018 r., czeka na publikację w DzU) przewiduje zmiany do kodeksu pracy poprzez wprowadzenie art. 222 i art. 223 regulujących kwestie monitoringu. Oznacza to, że te przepisy będą obowiązywać pracodawców w Polsce już od 25 maja, a nie jak wcześniej przewidywano od lipca, września czy nawet jeszcze później.

W ostatniej chwili ustawodawca zdecydował się uregulować kwestie monitoringu już teraz, a na pozostałe przepisy sektorowe musimy poczekać.

Kamera nad głową

Najwięcej miejsca w nowych przepisach poświęcono monitoringowi wizyjnemu. Ustawodawca potwierdził prawo pracodawcy do montowania kamer w zakładzie pracy. Jednak wyraźnie wskazał na cel, w jakim można wprowadzić tego typu nadzór.

Kamery będą uzasadnione, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Spod dozwolonego monitoringu wyłączono co do zasady pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie oraz pokoje udostępnione związkom zawodowym. W tych pomieszczeniach monitoring będzie można stosować w wyjątkowych okolicznościach, zapewniając odpowiednią ochronę dóbr osobistych pracowników oraz niezależność związków zawodowych.

Okres przechowywania nagrań z monitoringu ustalono na maksymalnie trzy miesiące od dnia nagrania, chyba że dane nagranie miałoby być użyte jako dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa. Po tym okresie pracodawca będzie musiał zniszczyć nagranie, jeśli przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

W ostatnich poprawkach komisyjnych dodano fragment precyzujący, że okresy przechowywania nagrań z monitoringu odnoszą się do nagrań obrazu zawierających dane osobowe. Jednak zgodnie z art. 4 pkt 1 RODO dane osobowe oznaczają wszystkie informacje identyfikujące lub mogące pośrednio identyfikować osobę fizyczną. Wydaje się zatem, że ta poprawka ma pozwolić pracodawcom na dłuższe przechowywanie nagrań np. samych pomieszczeń.

Kontrola poczty

Drugą formą monitoringu, do której ustawodawca odniósł się bezpośrednio w nowych przepisach, jest dopuszczenie monitoringu poczty elektronicznej. Nowy przepis wskazuje na możliwość kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania sprzętu służbowego. Taki monitoring nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika.

Pracodawca nie ma zatem prawa zaglądać w prywatne e-maile pracownika, nawet jeśli zostaną wysłane ze służbowej skrzynki i nawet gdy w wewnętrznych regulaminach zostanie wprowadzony zakaz używania firmowego sprzętu oraz narzędzi w celach prywatnych.

W uzasadnieniu do przepisów sektorowych ustawodawca niefortunnie stwierdził, że w sytuacji, gdy szef natknie się na korespondencję prywatną pracownika, nie będzie mógł jej przeczytać w całości. Takie uzasadnienie jest mocno nieprecyzyjne, jednak niewątpliwie jego celem było wyeliminowanie skrajnych sytuacji, w których pracodawca odpowiadałby za naruszenie prawa do prywatności po samym otwarciu korespondencji. Można sobie bowiem łatwo wyobrazić, że pracodawca może nie mieć świadomości prywatnego charakteru korespondencji, dopóki do niej nie zajrzy. Ta kwestia pozostaje jednak dyskusyjna.

Prawo w pogoni za technologią

Nowatorskich metod monitorowania pracowników jest wiele, a w związku z dynamicznym rozwojem technologii, zapewne będzie ich jeszcze więcej. Poczynając od prostego monitoringu internetu czy komunikatorów używanych na firmowym sprzęcie, przez GPS w służbowym aucie, aż po bardziej skomplikowane systemy geolokalizacyjne w telefonach czy laptopach. Do wszystkich obecnie istniejących form śledzenia czy podglądania pracowników lub ich narzędzi pracy, ustawodawca zdecydował się odnieść jednym zdaniem. Wprowadzany art. 223 §4 k.p. stanowi, że wskazane wcześniej przepisy należy również stosować odpowiednio „do innych form monitoringu", jeżeli ich zastosowanie jest konieczne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania sprzętu służbowego.

Taka regulacja wskazuje na możliwość stosowania różnego typu systemów monitorujących pracowników. Ważne jednak, aby pamiętać, że każdorazowo muszą one przyświecać ustalonym w k.p. celom oraz nie wykraczać poza dozwolony zakres danych. Tak też, co do zasady, pracodawca nie powinien mieć możliwości stałego śledzenia pracownika, np. poza godzinami i miejscem jego czasu pracy.

Problem powstaje w momencie, w którym pracownicy mieszają sferę prywatną ze służbową, a dzieje się tak coraz częściej. Wystarczy przecież używać samochodu służbowego z wmontowanym GPS po godzinach czy pracować na własnym laptopie (tzw. Polityka BYOD – Bring your own devices, z angielskiego przynieś własny sprzęt). Do zagadnienia tego odniosła się Grupa Robocza art. 29 (zespół roboczy ds. ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych). W opinii WP 249 – 2/2017 wskazała, że w przypadkach, w których pracownik korzysta ze służbowego telefonu lub samochodu w celach prywatnych, powinien mieć opcję wyłączenia się spod monitoringu (tzw. opt-out). Nawet w sytuacjach, w których pracodawca stosuje system śledzenia firmowego sprzętu w celu np. ochrony przed kradzieżą. Systemy lokalizacyjne powinny być zaprojektowane w taki sposób, aby dane osobowe etatowca nie trafiały bezpośrednio do szefa, a były mu udostępniane dopiero w przypadku zgłoszenia, np. kradzieży samochodu czy zgubienia telefonu.

Grupa Robocza podkreśla, że używanie stałego monitoringu urządzeń nie może stanowić szeroko zakrojonego programu do inwigilacji pracowników.

Poinformuj, uświadom i jeszcze raz poinformuj

Nowe przepisy kładą nacisk na obowiązki informacyjne szefa względem podwładnych.

Po pierwsze, pracodawca musi uprzedzić pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób u niego przyjęty, z co najmniej 2-tygodniowym wyprzedzeniem.

Po drugie, ciąży na nim obowiązek ustalenia celów, zakresu oraz sposobu stosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu – jeżeli zakład nie jest objęty układem ani zobowiązany do posiadania regulaminu. Tą regulacją ustawodawca poniekąd rozwiązał odwieczny spór, czy wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy należy skonsultować z przedstawicielami pracowników jako element, który może istotnie wpływać na organizację pracy czy prawa pracowników. Taki obowiązek nie wynikał jednak z żadnego przepisu. Teraz kwestie monitoringu należy umieścić w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy, a więc zastosować standardową procedurę wprowadzania zmian do takich aktów.

Po trzecie, informacje dotyczące zasad działania monitoringu pracodawca musi przekazać pracownikowi na piśmie, przed dopuszczeniem go do pracy.

Po czwarte, pracodawca ma obowiązek oznaczyć monitorowany teren za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.

Pokłosie Strasburga

Tak szerokie odniesienie do obowiązku informacyjnego może być w pewnym stopniu pokłosiem ostatnich wyroków Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w Strasburgu, a mianowicie sprawy Bărbulescu przeciwko Rumunii (61496/08, wyrok z 5 września 2017 r.) oraz sprawy López Ribalda przeciwko Hiszpanii (1874/13, wyrok z 9 stycznia 2018 r.).

W pierwszym ETPCz uznał, że władze państwowe nie zapewniły skarżącemu odpowiedniej ochrony prawa do poszanowania życia prywatnego i korespondencji (dotyczyło to korespondencji prywatnej na służbowym komunikatorze Yahoo!), zarzucając rumuńskim sądom m.in. brak odpowiedniego zbadania, czy zwolniony za prywatną korespondencję w pracy pracownik został odpowiednio poinformowany o możliwości stosowania monitoringu jego służbowej poczty, jego stopniu i rodzaju.

Drugi wyrok dotyczył zastosowania monitoringu wizyjnego w sklepie i zwolnienia z pracy kasjerek za kradzież. W tej sprawie ETPCz zarzucił m.in. brak poinformowania pracownic o wprowadzeniu monitoringu, jego celu i sposobie prowadzenia, a także brak ograniczenia nagrania podmiotowo lub czasowo.

Przekładając obydwa wyroki na polskie warunki i odnosząc się do treści nowych przepisów k.p., przedsiębiorcy muszą pamiętać, by stosując systemy monitorujące podwładnych, robić to tylko we wskazanych w ustawie celach oraz biorąc pod uwagę zrównoważony interes obydwu stron stosunku pracy, w tym poszanowanie prywatności, godności i innych dóbr osobistych pracownika.

Autor jest radcą prawnym w zespole prawa pracy kancelarii Bird & Bird