- na skutek upływu 3-miesięcznego okresu nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania – wpisuje się art. 66 § 1 k.p.,
- w związku z niezgłoszeniem się do pracy pracownika pozostającego na urlopie bezpłatnym w czasie zatrudnienia na podstawie wyboru, w terminie 7 dni od rozwiązania stosunku pracy na podstawie wyboru – wskazuje się art. 74 k.p.
10. Informacja o skróconym okresie wypowiedzenia
Pracodawca znajdujący się w stanie upadłości lub likwidacji, który wypowiedział umowę na czas określony lub nieokreślony, ma prawo zastosować skrócony okres wypowiedzenia. W przypadku 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia może go skrócić do miesiąca. Wiąże się to z koniecznością wypłaty odszkodowania za pozostały okres, który należy odnotować w świadectwie pracy w ust. 4.
11. Wykorzystany urlop wypoczynkowy
W treści świadectwa pracodawca powinien wskazać liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze (w formie czasu wolnego) lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie natomiast należy wskazać liczbę dni oraz godzin urlopu wypoczynkowego udzielonego na żądanie pracownika.
12. Korzystanie z urlopu bezpłatnego
Informację o skorzystaniu przez pracownika z urlopu bezpłatnego należy umieścić w ust. 5 pkt 2 świadectwa. Trzeba wskazać okres trwania urlopu bezpłatnego oraz podstawę prawną jego udzielenia, jaką może być np. art. 174 § 1 k.p. lub art. 25 ustawy o związkach zawodowych. Warto pamiętać, że informacja o urlopie bezpłatnym powinna dotyczyć nie tylko urlopu wykorzystywanego w roku ustania stosunku pracy.
Przykład
Pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego od listopada 2016 r. do marca 2017 r. Pracodawca zastanawia się, czy podobnie jak przy urlopie wypoczynkowym, powinien wykazać tylko urlop bezpłatny, z którego pracownik korzystał w roku 2017. W przypadku urlopu bezpłatnego, zgodnie ze wzorem świadectwa pracy, należy podać „okres trwania urlopu bezpłatnego i podstawę prawną jego udzielenia". Oznacza to, że w przeciwieństwie do informacji o urlopie wypoczynkowym, zapis dotyczący urlopu bezpłatnego powinien się odnosić do jego całości – w tym okresu nieprzypadającego w roku, w którym ustaje stosunek pracy.
13. Informacja o urlopie ojcowskim i rodzicielskim
W ust. 5 pkt 3 i 4 świadectwa należy umieścić informację o wykorzystanym urlopie ojcowskim oraz rodzicielskim. Trzeba jednak pamiętać, że obowiązek wykazania faktu skorzystania z powyższych urlopów dotyczy tylko przypadków, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takich form urlopu w ramach kolejnego stosunku pracy.
W sytuacji gdy odchodzący pracownik wykorzystał więcej niż jeden urlop ojcowski lub rodzicielski, pracodawca powinien odrębnie wykazać urlopy wykorzystane na każde z dzieci – ze wskazaniem ich imion i nazwisk.
14. Informacja o urlopie wychowawczym
Skorzystanie przez pracownika z urlopu wychowawczego nakłada na pracodawcę obowiązek wykazania tego faktu w ust. 5 pkt 5 świadectwa. Należy podać podstawę prawną jego udzielenia, wymiar, w jakim został wykorzystany, okresy, w jakich pracownik korzystał ze swojego uprawnienia oraz liczbę wykorzystanych części.
15. Ochrona stosunku pracy – art. 1868 § 1 pkt 2 k.p.
Kodeks pracy przewiduje zakaz wypowiedzenia oraz rozwiązania umowy w okresie od dnia złożenia przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy. Ochrona trwa do 12 miesięcy. W ust. 5 pkt 6 świadectwa należy podać okres lub okresy korzystania przez pracownika z tej ochrony.
16. Informacja o zwolnieniach od pracy – art. 188 k.p.
W ust. 5 pkt 7 świadectwa wskazuje się liczbę dni lub godzin zwolnienia na opiekę nad dzieckiem do 14. roku życia. Zapis powinien dotyczyć uprawnienia wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
17. Liczba dni niezdolności do pracy
W ust. 5 pkt 8 świadectwa należy umieścić informację o liczbie dni niezdolności pracownika do pracy, za które otrzymał on wynagrodzenie na podstawie art. 92 k.p. Przy czym informacja w tym zakresie dotyczy tylko roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
18. Absencja bez prawa do wynagrodzenia chorobowego
Przepis art. 92 § 11 k.p. obowiązujący od 1 stycznia do 31 grudnia 2003 r. przewidywał brak prawa pracownika do wynagrodzenia chorobowego za pierwszy dzień okresu niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej do 6 dni. W ust. 5 pkt 9 należy wskazać dni, za które pracownik nie nabył prawa do wynagrodzenia chorobowego w związku z tym przepisem.
19. Czynna służba wojskowa
W świadectwie pracy powinna się znaleźć informacja o okresach odbywania przez pracownika służby wojskowej, jak również jej form zastępczych. Informację w tym zakresie należy zamieścić w ust. 4 pkt 10 świadectwa pracy.
20. Praca szczególna
Fakt wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze powinien być odnotowany w ust. 5 pkt 11 świadectwa. Z instrukcji dotyczącej sposobu wypełniania świadectwa pracy wynika, że pracodawca wskazuje okres zatrudnienia pracownika przy wykonywaniu prac, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Rolą pracodawcy jest wykazanie okresów wykonywania pracy oraz jej rodzaju, w tym zajmowanych stanowisk.
21. Urlop dodatkowy lub inne świadczenia
W ust. 5 pkt 12 świadectwa wpisuje się informacje odnoszące się do faktu wykorzystania dodatkowego urlopu lub innego uprawnienia albo świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy. Uprawnienia te oraz świadczenia, których fakt wykorzystania powinien być odnotowany w świadectwie pracy, mogą wynikać zarówno z powszechnie obowiązujących przepisów, jak również z układów zbiorowych czy regulaminów. W omawianej części świadectwa wpisuje się np. informację o fakcie wypłacenia pracownikowi odprawy emerytalnej, jak też udzielenia szczególnych uprawnień przewidzianych w przepisach szczególnych – np. skorzystania przez pracownika socjalnego z dodatkowego, pozakodeksowego urlopu.
22. Okresy nieskładkowe
W treści świadectwa w ust. 5 pkt 13 należy wskazać okresy nieskładkowe, które wynikają z ustawy z 17 listopada 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Do okresów, które należy ująć, zalicza się m.in. okresy pobierania:
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie kodeksu pracy,
- zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego lub opiekuńczego,
- świadczenia rehabilitacyjnego.
23. Informacja o zajęciu wynagrodzenia
Świadectwo pracy zapewnia ochronę wierzycieli pracownika, co wiąże się z obowiązkiem umieszczenia w ust. 6 dokumentu informacji o zajęciu wynagrodzenia za pracę na podstawie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Należy podać oznaczenie komornika, numer sprawy egzekucyjnej, jak również wysokość potrąconych kwot.
24. Informacje uzupełniające
W ust. 7 świadectwa pracodawca umieszcza informacje uzupełniające, odnoszące się do należności ze stosunku pracy uznanych przez niego i niewypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych. Informacje uzupełniające to również dane, jakie zamieszcza się na żądanie pracownika. Zalicza się do nich informacje o:
- wysokości oraz składnikach wynagrodzenia,
- uzyskanych kwalifikacjach,
- prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania w związku z niezgodnym z prawem wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia (podając powyższą informację, należy zamieścić przy niej podpis oraz opatrzyć datą).
25. Podpis uprawnionej osoby
Świadectwo pracy powinno być podpisane. Może to być podpis pracodawcy lub osoby, która go reprezentuje. Nie ma przeciwwskazań, aby podpisała się osoba upoważniona do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy.
Przykład
Pracodawca wystawił pracownikowi świadectwo pracy, podpisując je czytelnie bez przystawienia pieczęci. Pracownik zwrócił się do pracodawcy z prośbą o sprostowanie świadectwa.
W tym przypadku pracodawca nie ma obowiązku umieszczania pieczęci obok swojego podpisu na końcu świadectwa pracy. Obowiązek przystawiania pieczęci obowiązywał na gruncie poprzednich przepisów.
26. Pouczenie pracownika
Świadectwo pracy, wypełnione nawet przez kompetentną osobę, z zachowaniem należytej staranności może się okazać dokumentem wadliwym w zakresie jednego lub większej liczby zapisów. Z treści pouczenia, które jest integralną częścią świadectwa pracy wynika, iż pracownik może w terminie 7 dni od otrzymania tego dokumentu wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. W przypadku nieuwzględnienia wniosku pracownika, może on w terminie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, skierować żądanie jego sprostowania do sądu pracy.
Ważne! Brak pouczenia należy traktować w kategoriach nieprawidłowości w zakresie sporządzania świadectwa. Fakt, iż świadectwo z różnych względów nie zawiera pouczenia, nie pozbawia pracownika możliwości złożenia wniosku o sprostowanie świadectwa, w tym o jego uzupełnienie o brakujące pouczenie.
Zaległe dokumenty trzeba wydać do końca czerwca br.
Przed zmianą przepisów pracodawca mógł wydawać świadectwo pracy za zakończone okresy zatrudnienia na podstawie umowy próbnej i umów na czas określony po upływie 24 miesięcy od rozpoczęcia pracy na podstawie pierwszej z nich. Jeżeli w dniu wejścia w życie nowych przepisów, tj. 1 stycznia 2017 r., nie upłynął jeszcze termin do wydania świadectwa pracy na podstawie przepisów dotychczas obowiązujących, wówczas pracodawca ma obowiązek wydać świadectwa pracy za wszystkie zakończone na 1 stycznia 2017 r. okresy zatrudnienia, za które pracownik takich świadectw nie dostał. Czas na wykonanie tego obowiązku upływa z końcem czerwca 2017 r.
