Firma w Niemczech: jak rozpocząć działalność

Polscy przedsiębiorcy wciąż chętnie podejmują działalność gospodarczą na terenie Republiki Federalnej Niemiec, a wachlarz świadczonych przez nich usług jest z roku na rok coraz bogatszy. Jednak w znaczącej większości przypadków, czy to już na etapie rejestrowania działalności, czy też w trakcie jej prowadzenia, podmioty gospodarcze napotykają różnego rodzaju trudności. Przyczyną jest złożoność wymogów formalnoprawnych, które należy spełnić, aby móc legalnie podjąć działalność gospodarczą u naszych zachodnich sąsiadów.

KROK 1. Wybór formy

Najczęściej wybieranymi formami prowadzenia działalności gospodarczej na rynku niemieckim jest jednoosobowa działalność na własny rachunek lub działalność w formie samodzielnego oddziału polskiej spółki. Inwestorzy, którzy planują prowadzić działalność na większą skalę, preferują funkcjonowanie w formie spółek osobowych i kapitałowych, ale najczęściej są zainteresowani założeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Można ją rozpoznać na rynku na podstawie skrótu – GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung). Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zawdzięcza swoją popularność przede wszystkim ograniczonemu ryzyku finansowemu jej udziałowców i członków zarządu, którzy odpowiadają swoim osobistym majątkiem tylko w wyjątkowych przypadkach. Warto w tym miejscu odnotować, że od 2008 r. niemieckie prawo dopuszcza utworzenie tzw. mini-GmbH, która nie ma ustalonej wysokości minimalnego kapitału zakładowego wymaganego przy formowaniu spółki. Teoretycznie dopuszczalne jest utworzenie spółki z kapitałem zakładowym w wysokości 1 euro. Jednak w praktyce kapitał zakładowy nie powinien być niższy niż 1000 euro ze względu na konieczność uiszczania obowiązkowych opłat związanych z uruchomieniem działalności gospodarczej na terenie Niemiec.

KROK 2. Złożenie wniosku i wymaganych dokumentów

Podstawowym aktem prawnym, który reguluje zgłoszenie prowadzenia działalności gospodarczej na terenie Niemiec, jest ustawa o działalności gospodarczej (Gewerbeordnung), będąca odpowiednikiem polskiej ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Zgodnie z jej treścią każde zgłoszenie działalności dokonuje się we właściwym ze względu na siedzibę przedsiębiorcy (zameldowanie) urzędzie gospodarczym (Gewerbeamt) lub odpowiednio w sądzie rejestrowym (Registergericht) – osobiście lub drogą pocztową. Wyjątkowo, gdy zamierzamy świadczyć usługi na terenie Niemiec tylko przejściowo w ramach tzw. usług transgranicznych, nie musimy zgłaszać działalności w tamtejszym urzędzie. Wystarczy zgłoszenie działalności gospodarczej w Polsce. Należy pamiętać, że w przypadku usług transgranicznych wartość usług świadczonych w Niemczech nie może przeważać nad działalnością prowadzoną w Polsce. W przeciwnym razie będziemy zobligowani do zgłoszenia się do właściwego urzędu gospodarczego.

Przepisy prawa niemieckiego wskazują, że do każdego wniosku zgłoszeniowego składanego do urzędu gospodarczego czy też sądu konieczne jest załączenie odpowiedniego kompletu dokumentów, stosownie do formy prowadzonej działalności.

Jeżeli chcemy zgłosić do rejestru handlowego oddział polskiej spółki handlowej, to wniosek musi zostać sporządzony i podpisany przez wszystkich członków zarządu w obecności odpowiedniego urzędnika konsulatu lub niemieckiego notariusza. Do wniosku załącza się aktualny odpis z polskiego rejestru przedsiębiorców z pieczęcią apostille polskiego MSZ, jak również umowę spółki lub inny dokument statutowy, które muszą zostać przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego i poświadczone przez sąd lub notariusza. W związku z tym, że organy rejestrowe poddają szczegółowej kontroli poprawność i zupełność zgłoszenia, warto skorzystać przy jego przygotowaniu z pomocy doświadczonego w tym zakresie radcy prawnego.

Czas trwania całej procedury związanej ze zgłoszeniem podmiotu w odpowiednim rejestrze gospodarczym, począwszy od skompletowania wszystkich dokumentów aż do ujawnienia wpisu w rejestrze, jest trudny do przewidzenia. Jeżeli sporządzony wniosek jest kompletny, a podmiot rejestrujący nie ujawnił żadnych braków lub zastrzeżeń, to rejestracja może się zakończyć nawet w ciągu kilkunastu dni. W innym przypadku może się wydłużyć nawet do kilku miesięcy. Koszty uzyskania wpisu wahają się między 50 a 350 euro.

Uwaga! Precyzyjne przygotowanie zgłoszenia może skrócić czas oczekiwania na rejestrację, a co za tym idzie – przyspieszyć moment rozpoczęcia działalności, na czym przedsiębiorcom zależy najbardziej.

KROK 3. Wpis do rejestru rzemieślniczego

Analogicznie do polskich uregulowań, jeśli mamy zamiar świadczyć na terenie Niemiec usługi rzemieślnicze, w pierwszej kolejności powinniśmy sprawdzić, czy ich wykonywanie jest uwarunkowane uzyskaniem odpowiedniego wpisu do rejestru rzemieślniczego (Handwerksrolle). Lista zawodów, które wymagają wpisu do tego rejestru, stanowi załącznik do niemieckiej ustawy o rzemiośle (Handwerksordnung). Wpis może uzyskać wyłącznie osoba, która przedłoży dokument potwierdzający kwalifikacje, wydany przez odpowiednią, polską izbę rzemieślniczą. Jeżeli taką działalność zamierza prowadzić spółka, to wystarczy, że osoba zajmująca kierownicze stanowisko w zakładzie będzie posiadała tytuł mistrzowski w danej dziedzinie. Jeśli natomiast w Polsce uzyskanie kwalifikacji w danym zawodzie nie łączy się z obowiązkiem rejestracji w izbie rzemieślniczej, to uzyskanie wpisu w niemieckiej izbie może nastąpić poprzez uznanie doświadczenia zawodowego, które należy udokumentować. Można to zrobić, przedkładając odpowiednie zaświadczenie o stażu zawodowym, które wydaje wojewódzki urząd pracy.

KROK 4. Zgłoszenie do urzędu skarbowego

Ze zgłoszeniem prowadzenia działalności w urzędzie gospodarczym wiąże się obowiązek poinformowania o rozpoczęciu działalności właściwego miejscowo urzędu skarbowego (Finanzamt). Co do zasady organ rejestrujący działalność gospodarczą automatycznie przesyła informację do urzędu skarbowego o rozpoczęciu działalności przez nowy podmiot. Jednak praktyka wskazuje, że warto osobiście dopełnić formalności. Przyspieszy to znacznie uzyskanie numeru podatkowego (Steuernummer) oraz uniwersalnego numeru identyfikacji podatkowej w obrocie wewnątrzwspólnotowym (Umsatzsteueridentifikationsnummer), bez których prowadzenie działalności jest niedozwolone.

Usługi budowlane na szczególnych zasadach

Przedsiębiorca zamierzający świadczyć usługi budowlane nie dłużej niż sześć miesięcy nie musi zgłaszać działalności gospodarczej, a tym samym rejestrować się w urzędzie skarbowym. Obowiązek rozliczenia VAT od usług budowlanych lub dostaw połączonych z montażem ciąży na niemieckim odbiorcy usług. Jeśli natomiast przedsiębiorca świadczący usługi przewiduje, że prace budowlane będą trwały dłużej, to taka rejestracja jest konieczna, gdyż po sześciu miesiącach powstaje obowiązek uiszczania zaliczek na podatek, w tym na poczet VAT. W zakresie opłaconych zaliczek na podatek dochodowy w Niemczech polski przedsiębiorca może wystąpić o ich zwrot za okres powyżej sześciu miesięcy, gdy świadczy usługi krócej niż 12 miesięcy. W takiej sytuacji obowiązek podatkowy powstaje wyłącznie w Polsce.

Przedsiębiorca planujący świadczyć usługi budowlane na terenie RFN musi pamiętać, że na gruncie niemieckiego prawa podatkowego powstaje również obowiązek uiszczania tzw. Bauabzugsteuer, czyli podatku od usług budowlanych. Opodatkowaniu podlegają wszystkie usługi, które służą wybudowaniu, uruchomieniu, modyfikacji lub usunięciu konstrukcji budowlanych. Stawka podatku wynosi 15 proc. i jest on pobierany przez odbiorcę usługi budowlanej z kwoty wystawionej faktury, chyba że odbiorcą usługi jest osoba fizyczna, której nie obejmuje „Bauabzugsteuer". Przedsiębiorcy mogą się ubiegać o wyłączenie z tego podatku, składając odpowiedni wniosek do urzędu skarbowego. Żeby to zrobić, w pierwszej kolejności trzeba uzyskać niemiecki numer podatkowy (Steuernummer). Rejestracja podatkowa jest potrzebna przede wszystkim w celu zewidencjonowania podmiotu w urzędzie skarbowym, a w przypadku podmiotów zagranicznych – do określenia rezydencji podatkowej. Na wniosek przedsiębiorcy urząd skarbowy wydaje zaświadczenie o wyłączeniu z opodatkowania podatkiem od usług budowlanych, które należy przedstawić odbiorcy świadczonych usług. Przedsiębiorcy wykonujący usługi budowlane o wartości nieprzekraczającej 5000 euro nie muszą się martwić o „Bauabzugsteuer". Niemiecki ustawodawca przewidział obowiązek poboru podatku dopiero po przekroczeniu progu 5000 euro. Biorąc pod uwagę zawiłość niemieckich przepisów prawa podatkowego oraz budowlanego, w interesie przedsiębiorcy zamierzającego świadczyć usługi w tej branży jest gruntowne zapoznanie się z obowiązującymi przepisami prawa lub zasięgnięcie porady właściwego doradcy prawnego.