Jeśli wystawienie zaświadczenia jest konieczne, płatnik składek musi je wydać jeszcze w lutym – tak aby można było do końca tego miesiąca dostarczyć taki dokument do ZUS. W zaświadczeniu powinien uwzględnić wszystkie składniki wynagrodzenia, od których zobowiązany był opłacić składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe.

W przypadku pracowników składki odprowadza się od przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jest to więc nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale też różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy czy wynagrodzenie za godziny nadliczbowe.

Głównie wypłaty ze składkami

Może się zdarzyć, że pracodawca zawarł dodatkowo z pracownikiem umowę agencyjną, umowę-zlecenie, inną umowę o świadczenie usług (do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące umowy-zlecenia) lub umowę o dzieło albo też taka umowa (choćby została zawarta z innymi podmiotem) wykonywana jest na rzecz tego pracodawcy. W takim przypadku przychód z tytułu tej dodatkowej umowy również trzeba wykazać w wystawianym zaświadczeniu. Bo on też jest oskładkowany, na równi z przychodem ze stosunku pracy.

Przykład

Zakład pracy zatrudnia od kilku lat na etacie pracownika uprawnionego do renty rodzinnej. Oprócz miesięcznego wynagrodzenia wypłaca mu dodatek stażowy oraz nagrody kwartalne. W 2015 r. zatrudniał go też dodatkowo na umowy o dzieło. W lipcu i grudniu ub.r. wypłacił mu wynagrodzenie z tytułu tej dodatkowej pracy (odpowiednio za I i II półrocze). W zaświadczeniu o zarobkach za 2015 r. pracodawca musi uwzględnić wszystkie wymienione przychody z umowy o pracę i umowy o dzieło.

Nieoskładkowane wyłączyć...

Płatnik składek nie powinien uwzględniać w wystawianym pracownikowi zaświadczeniu innych niż wymienione niżej świadczenia z tytułu choroby i macierzyństwa składników przychodu, od których nie było obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W odniesieniu do pracowników zostały one wymienione w rozporządzeniu MPiPS z grudnia 1998 r. Należą do nich:

- nagrody jubileuszowe, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co pięć lat,

Autopromocja
Nowość!

Trzy dostępy do treści rp.pl w ramach jednej prenumeraty

ZAMÓW TERAZ

- odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę,

- odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy,

- odszkodowania wypłacone byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art. art. 1012 kodeksu pracy,

- ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika,

- wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wartości nieprzekraczającej miesięcznie 190 zł,

- świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

- zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby,

- dodatki uzupełniające 80-proc. zasiłek chorobowy wypłacane przez pracodawców – do kwoty nieprzekraczającej łącznie z zasiłkiem chorobowym 100 proc. przychodu pracownika, stanowiącego podstawę wymiaru składek.

Przepisy tego rozporządzenia mają odpowiednie zastosowanie do zleceniobiorców oraz osób pracujących na podstawie umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy kodeksu cywilnego dotyczące umówzlecenia. Zatem wystawiając zaświadczenie o przychodach zleceniobiorcy, płatnik powinien pamiętać, aby pomijać np. wypłacone należności za czas podróży w celach wykonania kontraktu, które są objęte zwolnieniem ze składek.

Przykład

Pracodawca zatrudnia pracownicę uprawnioną od lipca 2014 r. do renty rodzinnej po zmarłym mężu. W 2015 r. wypłacał jej wynagrodzenie zasadnicze oraz nagrody kwartalne. Oprócz tego pod koniec pierwszego półrocza wypłacił jej nagrodę jubileuszową z okazji dziesięciolecia pracy. Taka nagroda, zgodnie z układem zbiorowym pracy, przysługuje pracownikom za każde przepracowane dziesięć lat. Ponadto w październiku 2015 r. kobieta otrzymała od niego zapomogę w związku z ciężką chorobą córki. Obydwa składniki były zwolnione ze składek społecznych. W związku z tym pracodawca pomija je, wystawiając zaświadczenie o przychodzie za 2015 r.

... ale z wyjątkami

W zaświadczeniu o zarobkach należy jednak uwzględnić pewne nieoskładkowane wypłaty.Ale nie te wymienione we wspomnianym rozporządzeniu. Chodzi tu o kwoty: wynagrodzenia chorobowego, zasiłków z ubezpieczenia społecznego (chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku wyrównawczego), a także świadczenia wyrównawczego i dodatku wyrównawczego. To wyjątek od ogólnej zasady. Choć wymienione wypłaty nie są oskładkowane, to wpływają na zawieszenie lub zmniejszenie świadczeń.

Przykład

Pracodawca od 1 stycznia 2015 r. zatrudnia na etacie kobietę, która w marcu 2014 r., po ukończeniu 55 lat, uzyskała prawo do wcześniejszej emerytury. W 2015 r. trzy razy przebywała na zwolnieniach lekarskich i otrzymała najpierw wynagrodzenie chorobowe, a potem zasiłek. Potwierdzając w zaświadczeniu jej ubiegłoroczne zarobki, pracodawca powinien doliczyć kwoty wypłaconych świadczeń chorobowych.

Łącznie i w rozbiciu

Wystawiając zaświadczenie dla zarobkującego emeryta lub rencisty, pracodawca powinien wykazać w nim zarówno łączne wynagrodzenie wypłacone zatrudnionemu w poprzednim roku kalendarzowym, jak i kwoty pensji przekazanych w poszczególnych miesiącach. Tylko wtedy ZUS będzie mógł sprawdzić, jaki wariant rozliczenia jest korzystniejszy dla świadczeniobiorcy – roczny czy miesięczny. W tym drugim porównuje się zarobki z poszczególnych miesięcy rozliczanego roku do limitów zarobkowych obowiązujących w tych miesiącach.

Jeśli płatnik nie wykaże przychodu w rozbiciu na miesiące, ZUS rozliczy świadczenie tylko w wariancie rocznym (porównując całoroczny przychód do rocznych progów zarobkowych będących sumą miesięcznych limitów). Bywa to dla ubezpieczonego mniej korzystne. Jednak ma on wtedy dodatkową szansę na zastosowanie korzystniejszego rozwiązania. Gdy do dnia uprawomocnienia się decyzji o rozliczeniu (tj. w ciągu miesiąca od jej doręczenia) dostarczy zaświadczenie potwierdzające przychód rozbity na miesiące, ZUS sprawdzi, czy rozliczenie miesięczne jest dla niego korzystniejsze, a jeśli tak – rozliczy przychód właśnie w tym wariancie.

Ważny miesiąc wypłaty

Wystawiając zaświadczenie do celów rozliczenia z ZUS, płatnik powinien przyporządkować poszczególne składniki przychodu do miesiąca, w którym zostały one wypłacone lub postawione do wypłaty. Od tej zasady są jednak wyjątki.

Po pierwsze, dokonując rozliczenia przychodu, ZUS nie uwzględnia wynagrodzenia uzyskanego z pracy wykonywanej przed ustaleniem prawa do świadczenia lub po ustaniu tych uprawnień (bez względu na to, kiedy ten przychód został wypłacony).

Ponadto, jeśli pracodawca w rozliczanym roku wypłacił określony przychód przysługujący za okres, w którym prawo do emerytury lub renty było zawieszone, ZUS może przyporządkować go do miesiąca, za który przysługuje, a nie do miesiąca wypłaty – jeśli jest to korzystniejsze dla emeryta lub rencisty.

Płatnicy składek, którzy w określonych miesiącach rozliczanego roku dokonywali wypłat za poprzednie miesiące lub nawet za poprzedni rok, a nie mają pewności, czy we wszystkich miesiącach rozliczanego roku emeryt lub rencista miał prawo do świadczenia i je pobierał, powinni wyraźnie zaznaczyć w wystawianym zaświadczeniu, za jaki okres przysługuje dana wypłata. Dzięki temu, dokonując rozliczenia przychodu, ZUS będzie mógł zastosować wspomniane wyżej korzystne dla świadczeniobiorców rozwiązania.

Przykład

Pracodawca zatrudnia od grudnia 2011 r. 62-letniego mężczyznę uprawnionego do wcześniejszej emerytury. Pensję zasadniczą wypłaca mu zawsze na początku danego miesiąca za miesiąc poprzedni. W styczniu 2015 r. wypłacił więc wynagrodzenia za grudzień 2014 r. Z kolei pensję za grudzień 2015 r. wypłacił dopiero w styczniu 2016 r. W zaświadczeniu o przychodzie uzyskanym przez pracownika w 2015 r. do celów rozliczenia z ZUS pracodawca musi uwzględnić wynagrodzenie wypłacone emerytowi w miesiącach styczeń–grudzień 2015 r. (w tym pensję za grudzień 2014 r.). Nie wlicza natomiast wynagrodzenia przysługującego za grudzień 2015 r., ponieważ zostało wypłacone już w 2016 r.

Przykład

Firma zatrudnia od 1 stycznia 2013 r. kobietę, która od 1 lipca 2015 r. ma ustalone prawo do renty rodzinnej po zmarłym mężu. W grudniu 2015 r. wypłaciła jej m.in. nagrodę za cały 2015 r. w wysokości 4000 zł. Trzeba ją wykazać w zaświadczeniu o przychodzie za 2015 r., zaznaczając jednak, za jaki okres przysługuje. Dzięki temu, dokonując rozliczenia przychodu, ZUS uwzględni jedynie połowę tej nagrody (2000 zł), a więc taką jej część, która przysługiwała za okres od lipca do grudnia 2015 r., gdy pracownica miała ustalone prawo do renty.

Przykład

Pracodawca od 1 stycznia 2014 r. ponownie zatrudnił mężczyznę, który w grudniu 2013 r. nabył prawo do emerytury pomostowej. Przez cały 2014 r. wykonywał pracę o szczególnym charakterze wymienioną w załączniku nr 2 do ustawy o emeryturach pomostowych, dlatego świadczenie za wszystkie miesiące 2014 r. podlegało zawieszeniu. Od 1 stycznia 2015 r. pracodawca zmienił emerytowi stanowisko pracy na takie, które nie znajduje się w wykazie prac szczególnych. W kolejnych miesiącach 2015 r. wypłacał mu wynagrodzenie skutkujące maksymalnym zmniejszeniem świadczenia. Dodatkowo w styczniu 2015 r. wypłacił mu nagrodę roczną – w wysokości 10 000 zł – za 2014 r., a więc za okres, w którym emerytura pomostowa była nieprzerwanie zawieszona. Wystawiając zaświadczenie o zarobkach za 2015 r., pracodawca powinien wykazać również tę nagrodę, podając jednocześnie, że przysługiwała za 2014 r. W ten sposób, rozliczając przychód za 2015 r., ZUS doliczy nagrodę do zarobków z 2014 r., kiedy to świadczenie było zawieszone przez wszystkie miesiące. Dzięki temu świadczeniobiorca uniknie zawieszenia emerytury za styczeń 2015 r.

Wymagania formalne

Mimo że najważniejszym elementem wystawianego zaświadczenia jest prawidłowe wykazanie przychodu emeryta i rencisty, płatnik składek nie może zapomnieć o pewnych wymogach formalnych tego dokumentu. Zaświadczenie o zarobkach świadczeniobiorcy powinno przede wszystkim umożliwiać identyfikację emeryta (rencisty) oraz firmy, która go zatrudniała. Dlatego muszą się w nim znaleźć dane tej firmy (nazwa, adres siedziby), jak też dane osobowe emeryta lub rencisty (imię, nazwisko, adres zamieszkania, nr dokumentu tożsamości, PESEL). Wskazane jest też, aby płatnik składek umieścił tu symbol i numer emerytury lub renty, do której uprawniony jest dorabiający świadczeniobiorca. Zaświadczenie powinno być opatrzone pieczątką firmową płatnika składek, a także podpisem i pieczątką imienną osoby upoważnionej sporządzającej ten dokument.

Wariant roczny lub miesięczny

Na podstawie zaświadczenia lub oświadczenia o przychodzie uzyskanym w 2015 r. ZUS rozliczy emeryturę czy rentę. W tym celu sprawdzi najpierw, czy korzystniejszy dla świadczeniobiorcy jest miesięczny czy roczny wariant rachunków. Przy pierwszym porówna zarobki z poszczególnych miesięcy ubiegłego roku do miesięcznych limitów zarobkowych. Sprawdzając natomiast, czy korzystniejszy jest wariant roczny porówna zarobki świadczeniobiorcy z poprzedniego roku z kwotami granicznymi przychodu ustalonymi dla tego roku. Są one sumą miesięcznych progów zarobkowych obowiązujących w 2015 r. Limity te wynoszą:

- 31 822, 80 zł (niższa roczna kwota graniczna),

- 59 099 zł (wyższa roczna kwota graniczna).

Gdy okaże się, że zarobki w całym roku lub w określonych jego miesiącach przekroczyły wyższą kwotę graniczną (odpowiednio miesięczną lub roczną), a kwota tego przekroczenia jest niższa niż kwota nienależnie pobranych świadczeń (odpowiednio za dany miesiąc lub rok), ZUS prześle świadczeniobiorcy informację o możliwości dokonania dobrowolnej wpłaty na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych (lub na Fundusz Emerytur Pomostowych – w przypadku osób uprawnionych do emerytury pomostowej). Dobrowolna wpłata równa będzie różnicy (pomniejszonej o zaliczkę na podatek dochodowy) pomiędzy kwotą osiągniętego przychodu a wyższą kwotą graniczną. Dzięki dokonaniu tej wpłaty ZUS stwierdzi maksymalne zmniejszenie emerytury lub renty za określony miesiąc lub rok zamiast jej zawieszenia.

W zależności od wyników rozliczenia, a także od tego, czy i w jakiej wysokości emerytura lub renta była wypłacana w trakcie 2015 r., ZUS zażąda od osoby uprawnionej zwrotu nienależnie pobranych świadczeń albo też wypłaci jej stosowne wyrównanie. Może też po prostu potwierdzić prawidłowość dotychczasowej wypłaty świadczenia, jeśli okaże się, że wykazany po zakończeniu roku przychód nie skutkuje koniecznością ustalenia nadpłaty lub niedopłaty świadczenia. Rozliczenie przychodu ZUS potwierdzi stosowną decyzją, którą wyśle do świadczeniobiorcy. Ten będzie mógł od tej decyzji wnieść odwołanie do sądu okręgowego pracy i ubezpieczeń społecznych. Tak jak przy innych decyzjach wydawanych w sprawie swojego świadczenia będzie miał na to miesiąc od dnia jej doręczenia.