W większości podmiotów gospodarczych rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Oznacza to, że aktualnie kończą one proces zamykania roku oraz finalizowania sprawozdania finansowego. Kompletne sprawozdanie finansowe musi zostać podpisane przez kierownika jednostki i zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników, akcjonariuszy lub inny organ upoważniony do tego zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zgodnie bowiem z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega co do zasady zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego – w przypadku roku obrotowego pokrywającego się z kalendarzowym jest to 30 czerwca. Warto zaznaczyć, że organ zatwierdzający oraz pełniący funkcję kierownika jednostki zależą od formy prawnej jednostki gospodarczej.
Czytaj także: Dokumentacja pracownicza - zmiany w formalnościach
Uzupełnione o niezbędne podpisy i zatwierdzone sprawozdanie finansowe jest zwykle odkładane ad acta. Podkreślić należy, że w stosunku do lat ubiegłych w prawie bilansowym nastąpiły dwie istotne zmiany w zakresie sprawdzań finansowych. Pierwsza zmiana dotyczy okresu, przez jaki sprawozdanie finansowe powinno być archiwizowane – skrócono okres przechowywania z przechowywania trwałego na obowiązek przechowywania tych dokumentów przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Druga zmiana wiąże się z formą, w jakiej dokument należy sporządzić.
Aktualnie, zgodnie z art. 45 ust. 1f uor sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Wiele jednostek gospodarczych decyduje się na skorzystanie z usług zewnętrznej firmy, która specjalizuje się w zagadnieniach przechowywania dokumentacji papierowej oraz cyfrowych nośników informacji, a także nadzoruje ich sprawne i bezpieczne niszczenie.
W takiej sytuacji służby księgowo-finansowe bardzo często opierają się na wewnętrznej procedurze, która określa i opisuje zasady archiwizacji w danym podmiocie gospodarczym. Stosowanie tego rodzaju wewnętrznych regulacji daje pewność, że dochowane są okresy archiwizacji wymagane postanowieniami uor, a dokumenty niezniszczone są łatwo osiągalne w przypadku, gdy pojawia się taka konieczność. Ważne, aby dokonano aktualizacji posiadanej procedury, aby dostosować ją do nowego brzmienia art. 74 ust. 1 uor.
