Dokumentacja pracownicza - zmiany w formalnościach

Do niedawna akta osobowe pracowników i dokumentację płacową (m.in. listy płac czy karty wynagrodzeń) należało bezwzględnie przechowywać aż przez 50 lat. Inne dokumenty pracownicze firmy gromadziły zazwyczaj do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń podwładnych.

Nowe zasady

Wraz z nowym rokiem te reguły uległy istotnym zmianom. Zarówno akta osobowe pracowników, jak i pozostała dokumentacja personalna ma być teraz przechowywana przez 10 lat od końca roku, w którym szef rozstanie się z etatowcem.

Czytaj także: Akta pracownicze - zmiany od 2019 roku

Zasady obowiązują wszystkich pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r. Firma może jednak skrócić okres gromadzenia dokumentacji także w stosunku do starszych stażem podwładnych (ale zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r.), składając w ZUS odpowiedni raport informacyjny.

Modyfikacje nie dotyczą pracowników z najdłuższym stażem, tj. zatrudnionych przed 31 grudnia 1998 r. W ich przypadku obowiązuje dotychczasowy 50-letni okres przechowywania akt osobowych i dokumentacji płacowej.

Dokumentacja puchnie

Ostatnim zmianom towarzyszyło dookreślenie dokumentacji, którą ma gromadzić szef. Dotychczas, poza aktami osobowymi, pracodawca odpowiadał przede wszystkim za prowadzenie ewidencji czasu pracy, imiennych list wypłacanego wynagrodzenia oraz kart przydziału odzieży i obuwia roboczego.

W nowych przepisach dokumentację pracowniczą znacząco przemodelowano. Zmiany polegają na wydzieleniu nowej części akt osobowych (część D dotycząca odpowiedzialności porządkowej) i przesunięciu niektórych dokumentów z części B (np. wnioski pracownicze dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowania systemu pracy weekendowej lub skróconego tygodnia pracy) do pozostałej dokumentacji. Na tym jednak nie koniec. Wprost przewidziano obowiązek przechowywania m.in. takich dokumentów, jak:

- wnioski pracownika o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw prywatnych, czy dotyczące stosowania ruchomego czasu pracy (art. 1401 k.p.),

- dokumentacja związana ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy,

- zgody zatrudnionych opiekujących się małymi dziećmi do lat 4 na pracę w nocy, w nadgodzinach, w przerywanym czasie pracy, w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy oraz na delegowanie poza stałe miejsce pracy,

- zgody pracownic w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w przerywanym czasie pracy.

Dodatkowo, firma musi obecnie gromadzić m.in.:

- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (np. wnioski urlopowe etatowca),

- skierowania na profilaktyczne badania zatrudnionych (dotychczas należało przechowywać jedynie orzeczenia lekarskie).

Wydłużony czas

Do tej pory przepisy nie przewidywały wprost terminów przechowywania wielu dokumentów – np. wniosków urlopowych, skierowań na badania lekarskie, zgód zatrudnionych korzystających z uprawnień rodzicielskich czy ewidencji czasu pracy. Niektóre z nich nie były więc w ogóle gromadzone, a inne przetrzymywano w aktach osobowych. Pozostałą część zachowywano jedynie przez zwyczajowo przyjęte 3 lata, czyli przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń byłych lub obecnych podwładnych.

Aktualnie te dokumenty pracodawca musi gromadzić przez 10 lat i to licząc od końca roku, w którym rozstanie się z podwładnym. Przy długoletnim zatrudnieniu dokumentacja może więc urosnąć do gigantycznych rozmiarów.

Szczegóły o ewidencji

Obowiązek wydłużonego przechowywania dokumentów związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy potwierdza resort pracy. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 11 stycznia 2019 r., udostępnionym Rzeczpospolitej 8 marca br., w stosunku do pracowników zatrudnionych od 2019  r. dokumenty te należy przechowywać przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym ustanie zatrudnienie danego pracownika. Jedynie w przypadku starszych stosunków pracy ewidencje będą przechowywane na dotychczasowych zasadach, tj. przez zwyczajowe 3 lata.

Trudno znaleźć merytoryczne uzasadnienie dla tak długiego przechowywania ewidencji czasu pracy. Głównym celem jej prowadzenia jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Roszczenia płacowe przedawniają się tymczasem po 3 latach (art. 291 k.p.). Przechowywanie ewidencji czasu pracy (a nawet szerzej – dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy) przez jeszcze dłuższy czas zdaje się nie służyć interesom żadnej ze stron stosunku pracy. Co więcej, może powodować wątpliwości z punktu widzenia zasad niezbędności i ograniczonego okresu przetwarzania danych osobowych.

Poza personalną

Nie ma pewności co do tego, jak długo przechowywać listy obecności czy inne dokumenty potwierdzające przybycie i obecność w pracy. Sprawę utrudnia fakt, że mają one (zasadniczo) zbiorczy charakter, tj. dotyczą szerszego kręgu pracowników.

W tym zakresie z pomocą przychodzi stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 7 lutego 2019 r., udostępnione Rzeczpospolitej 8 marca br., w którym wskazano, że zbiorcze listy obecności nie są zindywidualizowanymi dokumentami prowadzonymi oddzielnie dla każdego etatowca, a więc nie są częścią dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy ani akt osobowych pracownika. Oznacza to, że przepisy prawa nie wskazywały i nadal nie wskazują obowiązkowego okresu ich gromadzenia. Słusznie zaleca się więc, aby listy obecności były przechowywane przez okres 3 lat.

Problematyczne grafiki

W świetle nowych regulacji sporo kontrowersji wzbudza też okres przechowywania harmonogramów czasu pracy. Według resortu pracy należy je przetrzymywać na zasadach analogicznych jak ewidencje czasu pracy, tj. przez 3 lata w stosunku do zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. oraz przez 10 lat, jeżeli dokumenty dotyczą zatrudnionych po tej dacie (przywołane wcześniej stanowisko z 7 lutego 2019 r.).

Pogląd ten pozostaje jednak dyskusyjny i zdaje się nie mieć oparcia w przepisach. Wprawdzie pierwotny projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zakładał, że częścią dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy będzie kopia rozkładu czasu pracy wraz z potwierdzeniem jego otrzymania przez pracownika (zob. § 6 pkt 1 ppkt a projektu rozporządzenia z 13 września 2018 r.), jednak w toku prac zrezygnowano z tego rozwiązania. Finalnie w rozporządzeniu nie wskazano harmonogramów jako części składowej dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy.

Marta Rogocz jest prawnikiem w kancelarii Zawirska Gąsior – radcowie prawni i adwokaci

Zdaniem autorki

dr Patrycja Zawirska, radca prawny, partner w Zawirska Gąsior – radcowie prawni i adwokaci

Prawdą jest, że wraz z wejściem w życie nowych przepisów znacznemu ograniczeniu uległ czas przetrzymywania akt osobowych i dokumentacji płacowej. Z drugiej strony wprowadzono obowiązek gromadzenia nowych dokumentów. Niektóre z nich (związane ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy) nie podlegały wcześniej nawet zwyczajowemu przechowywaniu. Poza tym 10-letni okres ma zastosowanie nie tylko do akt osobowych i dokumentacji płacowej, ale również do pozostałej dokumentacji pracowniczej (w tym dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy). Zmiany są więc wielowymiarowe.

Zdaniem resortu

Stanowisko Ministerstwa

Wyciąg ze stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 11 stycznia 2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej

(...) Dokumentację dotyczącą stosunku pracy (w tym ewidencję czasu pracy) należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b k.p. w brzmieniu nadanym powołaną wyżej ustawą z 10 stycznia 2018 r.). (...)

Przy czym, należy zaznaczyć, że powyższe okresy przechowywania odnoszą się do dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych począwszy od 1 stycznia 2019 r. (tj. od dnia wejścia w życie powołanej wyżej ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Natomiast okres przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie ww. ustawy ustala się zgodnie z art. 7 ust. 2 tej ustawy, tj. na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem jej wejścia w życie.

W tym miejscu należy podkreślić, że przepisy obowiązujące przed 1 stycznia 2019 r. nie wskazywały okresu przechowywania ewidencji czasu pracy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. W doktrynie prawa pracy dominował pogląd, że wskazane jest przechowywanie takiej dokumentacji (ewidencji) przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, z uwagi na fakt, iż ewentualne roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne (art. 291 k.p.). (...)

Wyciąg ze stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 7 lutego 2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej

- Przez jaki okres należy przechowywać listy obecności i harmonogramy czasu pracy z okresu sprzed nowelizacji przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji i powstałe od 1 stycznia 2019 r.?(...)