Gdy pracodawca wypłaca zatrudnionym ekwiwalent pieniężny za używanie własnej odzieży roboczej, musi założyć i prowadzić, odrębnie dla każdego pracownika, specjalną kartę ewidencji wypłat ekwiwalentu pieniężnego.
Czy trzeba odprowadzać PIT i ZUS
Wartość wydanej odzieży roboczej lub wypłata ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnych ubrań jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy, który jednak nie podlega opodatkowaniu. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące pracownikom na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw, są zwolnione od podatku dochodowego. Co ważne, tego typu świadczenie oraz ekwiwalent nie są również podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Wynika to z treści § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 2236) oraz z art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 581 ze zm.).
Uwaga! Wydanie pracownikom ubrań roboczych pozostaje ponadto poza zakresem ustawy o VAT, co oznacza, że nie jest to czynność podlegająca opodatkowaniu.
Bezpośrednio albo z zapasów
Wyposażenie pracowników w potrzebną odzież i obuwie robocze wynika wprost z norm kodeksu pracy, dlatego w księgach pracodawcy wydatki z tego tytułu należy kwalifikować jako koszty świadczeń na rzecz pracowników, które ewidencjonowane są na koncie „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub na odpowiednim koncie w zespole 5. Zakup odzieży i obuwia roboczego dla pracowników zaliczany jest do kosztów działalności operacyjnej w momencie wydania tych rzeczy pracownikom. Odpowiedni moment ujęcia tych wydatków w kosztach pracodawcy będzie zatem uzależniony od tego, czy odzież i obuwie robocze zostaną wydane pracownikom bezpośrednio z zakupu czy też w terminie późniejszym – z magazynu przedsiębiorstwa. W tym drugim przypadku najpierw nastąpi przyjęcie zakupionych ubrań i obuwia do magazynu, a następnie wydanie ich pracownikom według potrzeb. Wówczas ewidencja księgowa będzie się odbywać za pośrednictwem konta zespołu 3 „Materiały".
Gdy przedsiębiorstwo wypłaca pracownikom ekwiwalent z tytułu używania własnej odzieży i obuwia roboczego, w tym za pranie odzieży, ewidencjonuje się go w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki jako pozostałe koszty rodzajowe bądź inne świadczenia na rzecz pracowników, a drugostronnie na koncie „Pozostałe rozrachunki z pracownikami".
Gdy pracodawca prowadzi ewidencję kosztów z wykorzystaniem kont zespołu 5, to przekazywane pracownikom świadczenia rzeczowe w postaci odzieży roboczej oraz należny pracownikom ekwiwalent z tego tytułu księgowane są według klucza powstawania takiego kosztu, czyli stosownie do komórek organizacyjnych jednostki, w których pracownicy świadczą konkretną pracę.
