Rachunkowość jest opisem rzeczywistości ekonomicznej podmiotów gospodarujących w istocie tylko w dwóch wymiarach: wartościowym i czasowym. Każda operacja gospodarcza (budżetowa) podlegająca ewidencji w księgach rachunkowych musi być zwymiarowana w aspekcie wartościowym (wyceniona w jednostkach pieniężnych) i czasowym (zaksięgowana pod datą lub zakwalifikowana do okresu sprawozdawczego). Ponadto, operacje rozliczeniowe dla kolejnych okresów określają zmiany aktywów i pasywów oraz przychody i koszty, przypadające na poszczególne okresy sprawozdawcze, a wynikające z rozliczeń. Właśnie wymiarowanie wartościowe i czasowe przysparza księgowym najwięcej problemów, a w rachunkowości budżetowej problemy występują ze zdwojoną siłą ze względu na specyficzny charakter operacji wykonania dochodów i wydatków budżetowych, który nie zawsze jest uwzględniony w unormowaniach rachunkowości.
Aktualne zagadnienie
Ten problem można zilustrować aktualnym przykładem ewidencji zobowiązań gmin z tytułu płatności na rzecz rodziców dzieci w ramach realizacji programu „Rodzina 500+". Płatności te są realizowane na postawie decyzji administracyjnych wystawionych na okres od kwietnia 2016 r. do września 2017 r. Powstaje pytanie: czy ewidencję w księgach rachunkowych zobowiązań z tytułu płatności w ramach programu należy prowadzić na bieżąco, ujmując tylko zobowiązania przypadające na bieżący okres sprawozdawczy, czy może objąć ewidencją księgową (bilansową) zobowiązania wobec rodziców za cały okres na jaki zostało przyznane świadczenie decyzją administracyjną, czyli do września 2017 r.?
W prasie fachowej i portalach internetowych poświęconych rachunkowości budżetowej dominuje pogląd, że należy ewidencjonować zobowiązania za cały okres na jaki została wydana decyzja. Według takiego podejścia kwoty zobowiązań dotyczących przyszłych płatności należy zaksięgować w korespondencji z kontem 640 „Międzyokresowe rozliczenie kosztów", jako czynne międzyokresowe rozliczenie kosztów, którego saldo na koniec 2016 roku będzie równe płatnościom na rzecz rodziców, przypadającym na okres od stycznia do września 2017 r.
Naruszenie zasad
Ewidencjonowanie zobowiązań za cały okres objęty decyzją administracyjną, zwłaszcza za przyszły rok obrotowy, jest nieprawidłowe, gdyż narusza zasady wyceny bilansowej i identyfikacji operacji podlegających ujęciu w księgach rachunkowych. Zobowiązania finansowe wynikające z decyzji administracyjnej, których płatność przypada na bieżący rok obrotowy, mogą być ewidencjonowane, jeśli to ma jednostce ułatwić rozliczenia w danym roku obrotowym. Nie jest to w żaden sposób wymagane, ale może być tolerowane, gdyż nie narusza zasad wyceny bilansowej. Jednak płatności na podstawie decyzji wydanych w roku bieżącym, a wymagalne w następnych latach obrotowych, nie powinny być ujęte w księgach rachunkowych roku bieżącego jako zobowiązania księgowe, gdyż kreują dodatkowe aktywa i pasywa, będące następstwem „pozornych" operacji księgowych. Aby zrozumieć to zagadnienie, należy wprowadzić rozróżnienie pomiędzy zobowiązaniami prawnymi i zobowiązaniami księgowymi. Te pierwsze wynikają z czynności prawnych lub zdarzeń prawnych, np.: z zawartej umowy cywilnoprawnej bądź decyzji administracyjnej, nie podlegają ewidencji księgowej (bilansowej), są natomiast przedmiotem ewidencji na kontach ewidencji pozabilansowej czyli pozaksięgowej:
- 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego" i
